דאשבורד למייצגים
מדריך דאשבורד: תמונת מצב וניהול המשרד
מסך הדאשבורד (לוח הבקרה) הוא נקודת הפתיחה שלכם במערכת. הוא מרכז במסך אחד את מצב המשרד — לקוחות, משימות, דיווחים לרשויות ומסמכים שממתינים לטיפול — בלי לחפש בתוך דוחות.
כל הנתונים במבט אחד
בראש המסך ארבעה כרטיסים צבעוניים:
- ירוק (לקוחות): מספר הלקוחות הפעילים, ומתחתיו כמה לקוחות בארכיון.
- כתום (משימות): המשימות הפתוחות, ומתחתיו כמה מהן לביצוע בשבוע הקרוב.
- אדום (באיחור): משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן כבר עבר, ומתחתיו כמה משימות הושלמו החודש.
- כחול (ממתינים לדיווח): לקוחות שתקופת הדיווח האחרונה שלהם עדיין לא נסגרה, ומתחתיו כמה כבר דווחו.
טיפ לייעול העבודה: כל אחד מהכרטיסים לחיץ. לחיצה על הכרטיס הכתום, למשל, תיקח אתכם ישירות לרשימת המשימות.
סטטוס שאלונים לדוח שנתי
מתחת לכרטיסים מופיע מצב השאלונים לדוח השנתי של הלקוחות שהם עוסק מורשה או עוסק פטור: כמה לא התחילו, כמה בתהליך, כמה הושלמו, ולכמה נשלח מדריך. בחרו שנת מס ברשימה שבראש החלק, ולחצו על אחד המספרים כדי לפתוח את רשימת הלקוחות שבמצב הזה.
סטטוס דיווח לרשויות
החלק הזה מציג, לתקופת הדיווח האחרונה (החודש מופיע בצד), כמה מהלקוחות כבר דיווחו וכמה עוד לא — בנפרד לדיווחי מע"מ, למקדמות מס ולניכויים. נספרים רק הלקוחות שחייבים בדיווח הזה בתקופה, כך שעוסק פטור, למשל, לא נספר כמי שלא דיווח מע"מ.
- דשבורד דיווחים: לכל סוג דיווח — כמה דווחו בהצלחה וכמה טרם דווחו.
- אחוז השלמת דיווחים: איזה חלק מהלקוחות החייבים כבר דיווח, לכל סוג דיווח.
לחיצה על אחד הגרפים פותחת את מסך הדיווחים לרשויות, על סוג הדיווח שבחרתם.
משימות, סוגי עסקים ומסמכים
- התפלגות סטטוס משימות: כמה משימות באיחור, כמה פתוחות וכמה סגורות.
- התפלגות סוג עסק: פילוח הלקוחות לפי סוג העסק (עוסק מורשה, חברה בע"מ, עוסק פטור, עמותה) — תמהיל התיקים של המשרד.
- מסמכים ממתינים ללקוח: כמה מסמכים ממתינים לסיווג אצל כל לקוח, מהגבוה לנמוך.
- כלל המסמכים ללקוח: כמה מסמכים יש לכל לקוח.
כשיש הרבה לקוחות, גרפי המסמכים מציגים 15 לקוחות בכל עמוד, ומדפדפים בחצים שמתחת לגרף. לחיצה על העמודה של לקוח פותחת את המסמכים שלו.
כפילויות, איחורים ומי שידר
- כפילויות לפי לקוח: אצל אילו לקוחות יש מסמכים כפולים בתקופה הפתוחה — כדי לנקות אותם לפני סגירת החודש.
- משימות באיחור לפי אחראי: מי בצוות מחזיק משימות שתאריך היעד שלהן עבר. משימה בלי אחראי מופיעה תחת "ללא שיוך".
- מי שידר דיווחים: כמה דיווחים שידר כל עובד בתקופה.
שימו לב:
• מנהל חשבונות רואה בדאשבורד רק את הלקוחות שמשויכים אליו, ואת שני הגרפים האחרונים רואה רק רואה החשבון.
• הכפתור הכחול העגול בראש המסך מסתיר את כל הגרפים, ולחיצה נוספת מציגה אותם שוב.
ייצוא הדאשבורד לאקסל
את כל הנתונים שבדאשבורד אפשר להוריד לקובץ אקסל אחד, ולעבוד עליהם בחופשיות: למיין, לסנן, לחבר לגיליונות שלכם או להכין מהם דוח.
- לחצו על הכפתור "אקסל" בראש המסך, ליד כפתור הגרפים.
- הקובץ יורד מיד למחשב.
בקובץ יש גיליון נפרד לכל חלק של המסך:
- סיכום: המדדים שבראש המסך וסטטוס שאלוני הדוח השנתי.
- דשבורד דיווחים: דיווחי המע"מ, המקדמות והניכויים של התקופה — כמה דווחו, כמה עוד לא, ואחוז הדיווח.
- גיליון לכל גרף: התפלגות המשימות, התפלגות סוגי העסקים, מסמכים ממתינים ללקוח, כלל המסמכים ללקוח, כפילויות לפי לקוח, משימות באיחור לפי אחראי ומי שידר דיווחים.
חשוב לדעת: גרף עם הרבה לקוחות מציג 15 לקוחות בכל עמוד, אבל בקובץ מופיעים כל הלקוחות, כל אחד עם ח.פ או ת.ז — כך שגם שני לקוחות עם שם דומה מזוהים בוודאות. הקובץ כולל בדיוק את מה שמוצג לכם במסך.
קישורים מהירים
בתחתית הדאשבורד ריכזנו קיצורי דרך למסכים הנפוצים: לקוחות, משימות, מסמכים, דוחות מע"מ, דוחות צולבים, בנקים, מנהלי חשבונות והגדרות. כל משתמש רואה רק את הקישורים למסכים שיש לו הרשאה אליהם.
