תקרת עוסק פטור — התראה אוטומטית למשרד ב-80%, ב-90% וב-100% מהתקרה

תקרת עוסק פטור — התראה אוטומטית למשרד ב-80%, ב-90% וב-100% מהתקרה

כשההכנסות של לקוח שהוא עוסק פטור מתקרבות לתקרת ההכנסות השנתית, כדאי לבדוק איתו מעבר לעוסק מורשה. המערכת בודקת את זה בכל בוקר, ושולחת למשרד מייל כשלקוח מגיע ל-80%, ל-90% ול-100% מהתקרה.

ההתראה מוגדרת פעם אחת במסך תזכורות, והאחוזים ניתנים לשינוי.

שלב 1: מוסיפים את ההתראה

1. בתפריט הצד של המשרד בחרו הגדרות ואז תזכורות, ולחצו "הוסף".
2. בשדה סוג תזכורת בחרו "התראה על התקרבות לתקרת עוסק פטור". מתחת לשדה מופיעה הערה עם תקרת ההכנסות השנתית של השנה הנוכחית.
3. בשדות התראה 1 (% מהתקרה) עד התראה 3 (% מהתקרה) מופיעים כברירת מחדל 80, 90 ו-100. אפשר לשנות אותם, ואפשר גם להשאיר ריקים את השני והשלישי: רק האחוז הראשון חובה. האחוזים חייבים להיות בין 1 ל-100 ובסדר עולה.
4. סמנו "עותק למשתמש הראשי" אם גם המשתמש הראשי של המשרד צריך לקבל כל מייל.
5. השאירו את "פעיל" מסומן ולחצו "שמור".

שלב 2: רואים את ההתראה ברשימה

אחרי השמירה מופיעה ברשימה שורה חדשה. מתחת לסוג התזכורת כתוב באילו אחוזים תישלח ההתראה, ולכן העמודות של יום שליחה נשארות ריקות. בראש המסך כתוב שהתזכורות נשלחות אוטומטית אחרי השעה 10:00 בבוקר.

• נשלחה לאחרונה: התאריך והשעה של השליחה האחרונה.
• נשלחה ל (שליחה אחרונה): כמה עסקים קיבלו התראה בשליחה האחרונה. לחיצה על המספר פותחת את יומן שליחת תזכורת עם שמות העסקים ותאריכי השליחה.
• כפתור העריכה: משנה את האחוזים, את "עותק למשתמש הראשי" ואת "פעיל".

אין כפתור מחיקה להתראה הזאת. כדי לעצור אותה מסירים בעריכה את הסימון מהשדה "פעיל", ומתחת לסוג התזכורת מופיע "לא פעיל".

שלב 3: מה המערכת בודקת בכל בוקר

בכל בוקר, אחרי השעה 10:00, המערכת עוברת על הלקוחות של המשרד:

• מי נבדק: לקוחות מסוג עוסק פטור שאינם בארכיון. עוסק מורשה וחברה בע"מ לא נבדקים.
• מה נבדק: סך ההכנסות של הלקוח מתחילת השנה, מול תקרת ההכנסות של עוסק פטור לאותה שנה.
• מתי נשלח מייל: כשההכנסות מגיעות לאחד האחוזים שהגדרתם.
• כמה מיילים: כל אחוז נשלח פעם אחת בשנה לכל לקוח. לקוח שעבר בבת אחת שני אחוזים, למשל מ-70% ל-95%, מקבל מייל אחד. בתחילת כל שנה הספירה מתחילה מחדש.

שלב 4: מי מקבל את המייל

המייל נשלח למשרד ולא ללקוח, והוא מגיע למי שמטפל בעסק:

1. מנהל החשבונות שמוגדר ללקוח בעמודה מנוהל ע"י.
2. אם אין, המייצג שמוגדר ללקוח בעמודה מיוצג ע״י.
3. אם אין גם מייצג, המשתמש הראשי של המשרד.

אם סימנתם "עותק למשתמש הראשי", גם הוא מקבל את המייל.

שלב 5: מה כתוב במייל ומה עושים איתו

בנושא המייל מופיע שם העסק, למשל "העסק סטודיו יוגה שקד מתקרב לתקרת ההכנסות של עוסק פטור". אם הלקוח כבר עבר את התקרה, הנושא הוא "העסק … עבר את תקרת ההכנסות של עוסק פטור". בגוף המייל:

• האחוז שההכנסות הגיעו אליו בפועל, למשל 91%. הוא יכול להיות גבוה מהאחוז שהגדרתם.
• ההכנסות מתחילת השנה, תקרת עוסק פטור לשנה וכמה נשאר עד התקרה, או בכמה הלקוח חרג ממנה.
• המלצה לבדוק עם הלקוח מעבר לעוסק מורשה.

המייל בתמונה הוא דוגמה, עם לקוח וסכומים לא אמיתיים. הכפתור "לרשימת העסקים" פותח את רשימת הלקוחות של המשרד. מאתרים בה את העסק לפי שמו, ומשם בודקים עם הלקוח מעבר לעוסק מורשה.

סיום בהצלחה

מעכשיו המשרד מקבל אזהרה בזמן, לפני שלקוח עובר את התקרה, ולא מגלה זאת בדיעבד.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• בהפעלה הראשונה, לקוח שכבר עבר אחד האחוזים מקבל מייל אחד, לפי האחוז הגבוה ביותר שעבר.
• ההתראה כבר מופיעה ברשימת התזכורות? אי אפשר להוסיף עוד אחת מאותו סוג. לחצו על העריכה שלה כדי לשנות את האחוזים או להפעיל אותה.

---