מנות יומן — הקלדת פקודות יומן מרוכזת עם בדיקת איזון

מנות יומן — הקלדת פקודות יומן מרוכזת עם בדיקת איזון

מסך מנות נועד למייצגים ולמנהלי החשבונות שמקלידים פקודות יומן ידניות עבור לקוח. במקום להקליד כל תנועה בנפרד בפופאפ של תנועות יומן, אתם פותחים מנה אחת — למשל "רישום משכורות 07/2026" — מקלידים בתוכה את כל השורות בטבלה אחת, והמערכת בודקת עבורכם שסך החובה שווה לסך הזכות לפני שהיא שומרת משהו.

למי המסך מיועד: המסך זמין בצד הנהלת החשבונות בלבד (מייצג, מנהל חשבונות), ורק ללקוח שהוא חברה בע"מ או מלכ"ר, או ללקוח שמנוהלת עבורו הנהלת חשבונות כפולה.

מה זו מנה ומתי משתמשים בה

מנה מרכזת קבוצה של פקודות יומן שקשורות זו לזו. השימושים הנפוצים:

• רישום משכורות — שכר ברוטו, הפרשות מעביד, ניכויים ותשלום נטו, הכול בפקודה אחת מאוזנת.
• הפרשות וסגירת שנה — חופשה, הבראה, פיצויים, הפרשי שער.
• פחת — רישום הפחת השנתי על כל קבוצות הרכוש הקבוע.
• תיקוני הנהלת חשבונות — סבב תיקונים מרוכז שנוח לעקוב אחריו כיחידה אחת.

חשוב לדעת: המנה אינה מיועדת להוצאות ולהכנסות. התנועות בה נרשמות ללא מע"מ וללא ניכוי במקור, ולכן הן אינן נכללות בדוח המע"מ ובדוח הניכויים. הוצאה או הכנסה יש להקליד במסכים הרגילים שלהן.

איפה נמצא המסך

אפשר להגיע למסך המנות בשתי דרכים, שתיהן מתוך תיק הלקוח:

1. ממסך תנועות יומן — כפתור מנות בראש המסך.
2. מתפריט שלוש הנקודות שליד כותרת המסך, בכל אחד ממסכי המסמכים של הנהלת החשבונות — ובחירה ב-מנות.

שלב 1: פתיחת מנה חדשה

מסך המנות מציג את כל המנות של הלקוח, לפי תאריך היצירה. כאן פותחים מנה חדשה, נכנסים למנה קיימת, משנים את שמה או מוחקים אותה.

1. לחצו על מנה חדשה.
2. הזינו את שם המנה. מומלץ שם שמסביר את עצמו וכולל את התקופה, למשל "רישום משכורות 07/2026".
3. לחצו שמור.

עם השמירה המערכת יוצרת אוטומטית תגית בשם המנה, ומצמידה אותה לכל תנועה שתיכנס למנה. שינוי שם המנה מעדכן גם את שם התגית, כך שהתנועות ממשיכות לשאת את השם הנכון.

שלב 2: הקלדת התנועות

לחיצה על שם המנה פותחת את מסך תנועות המנה. המסך נפתח במצב תצוגה — כדי להקליד או לשנות, לחצו על ערוך. אם המנה ריקה, המערכת פותחת עבורכם שורה ראשונה מיד.

אלה השדות בכל שורה:

• תאריך אסמכתא (חובה) — תאריך התנועה. בחירת התאריך קובעת אוטומטית את חודש הדיווח.
• חודש דיווח (חובה) — נקבע מתאריך האסמכתא, וניתן לשינוי ידני בפורמט MM/YYYY.
• תאריך ערך — לא חובה.
• אסמכתא — מספר האסמכתא של התנועה.
• חשבון חובה ו-חשבון זכות — הקלידו מספר כרטיס או חלק מהשם, ובחרו מהרשימה שנפתחת. הרשימה כוללת את כל כרטיסי החשבון של הלקוח: קודי מיון, לקוחות וספקים, קופות וחשבונות בנק.
• תאור — הסבר חופשי לתנועה.
• סכום (חובה).

שורה חד-צדדית זה תקין: בשונה מפופאפ התנועה הבודדת, כאן מותר לשורה לשאת רק חשבון חובה או רק חשבון זכות. האיזון נבדק ברמת המנה כולה ולא ברמת השורה. הכלל היחיד הוא שבכל שורה חייב להיות לפחות אחד מהשניים.

קיצורי מקלדת שחוסכים זמן

המסך בנוי להקלדה רציפה בלי לעבור לעכבר. מקרא המקשים מוצג בראש הטבלה בכל פעם שאתם במצב עריכה:

• Enter — פותח שורה חדשה מיד מתחת לשורה שאתם מקלידים, ומעביר את הסמן לשדה הראשון שלה. כך אפשר להקליד מנה שלמה מלמעלה למטה.
• F3 — מעתיק לשדה שהסמן עומד בו את הערך של אותו שדה מהשורה שמעל. שימושי במיוחד לתאריך האסמכתא, לאסמכתא ולחשבון שחוזרים על עצמם בכל שורות המנה.
• Tab — מעבר לשדה הבא באותה שורה.

בסוף כל שורה יש גם שני כפתורים: שכפול שורה, שיוצר עותק מלא של השורה מיד אחריה, ומחיקה. כפתור הוסף שמתחת לטבלה מוסיף שורה ריקה בסוף.

שלב 3: בדיקת האיזון

מתחת לטבלה מוצגים בכל רגע סה"כ חובה, סה"כ זכות והמצב. הסכומים מתעדכנים מיד עם כל שינוי בסכום של שורה, כך שרואים את ההפרש תוך כדי ההקלדה ולא רק בשמירה.

כל עוד המנה אינה מאוזנת מוצג תג אדום עם ההפרש המדויק:

כשסך החובה משתווה לסך הזכות מתחלף התג בתג ירוק המנה מאוזנת, והמנה מוכנה לשמירה:

שלב 4: שמירת המנה

בתחתית המסך יש כפתור שמור צף. השמירה בודקת את המנה כולה לפני שהיא כותבת משהו, כך שמנה שנחסמה אינה משאירה חצי עבודה במערכת. אלה הבדיקות:

• כל שדות החובה מולאו בכל שורה — תאריך אסמכתא, חודש דיווח וסכום.
• בכל שורה נבחר חשבון חובה או חשבון זכות.
• חודש הדיווח של כל שורה אינו נעול.
• מטבע השורה תואם למטבע שהוגדר לכרטיס.
• המנה מאוזנת — לא ניתן לשמור מנה שסך החובה בה שונה מסך הזכות.

שדה שלא עבר בדיקה מסומן באדום בשורה שלו, ובראש המסך מוצגת הודעה שמסבירה מה חסר. אחרי שמירה מוצלחת מוצגת ההודעה "המנה נשמרה בהצלחה" והמסך חוזר למצב תצוגה.

עבודה במטבע חוץ

כל שורה במנה יכולה להירשם במטבע אחר. בורר המטבע צמוד לשדה הסכום — לחצו עליו ובחרו את המטבע:

בשורה במטבע חוץ המערכת מושכת את שער המטבע לפי תאריך האסמכתא, ומציגה מתחת לסכום את הערך בשקלים. לצד בורר המטבע מופיע כפתור עיפרון שמאפשר שתי אפשרויות, בדיוק כמו בפופאפ התנועה הרגיל: לקבוע את שער המטבע ידנית, או להזין את הסכום בשקלים ולתת למערכת לגזור ממנו את השער.

היסטוריית הכרטיס — בלי לצאת מהמסך

לצד כל כרטיס חשבון שנבחר בשורה מופיע כפתור היסטוריה כתום. לחיצה עליו מציגה את התנועות האחרונות באותו כרטיס, כך שאפשר לוודא לאיזה כרטיס בדיוק מקלידים בלי לעזוב את המנה. מהחלונית אפשר גם לעבור ישירות לכרטסת החשבון המלאה.

מה קורה אחרי השמירה

התנועות שהוקלדו במנה הן תנועות יומן רגילות לכל דבר. הן מופיעות במסך תנועות יומן, בכרטסות החשבון ובדוחות הכספיים, וניתן לערוך אותן גם משם. כל תנועה נושאת את התגית בשם המנה, כך שאפשר לאתר בקלות את כל התנועות של אותה מנה:

שורות נעולות

שורה שאי אפשר לשנות מסומנת בסמל מנעול, ומעבר עם העכבר עליו מציג את הסיבה. שני מצבים נועלים שורה:

• חודש דיווח נעול — התנועה שייכת לתקופת דיווח שננעלה במסך תקופות הדיווח.
• תנועה שהותאמה — התנועה שויכה להתאמת בנק או להתאמת כרטיס אשראי.

שורה נעולה נשארת מוצגת ואפשר להמשיך לערוך את שאר השורות במנה. היא חוסמת את השמירה רק אם באמת ניסיתם לשנות אותה.

מחיקת מנה

מחיקת מנה מרשימת המנות אפשרית רק כשהמנה ריקה. מנה שיש בה תנועות מוגנת, והמערכת מציגה את ההודעה "לא ניתן למחוק מנה שיש בה תנועות. יש להסיר תחילה את התנועות מהמנה". כדי למחוק מנה מלאה, היכנסו אליה, מחקו את השורות במצב עריכה, שמרו, ורק אז מחקו את המנה עצמה.

סיום בהצלחה

מכאן והלאה כל פקודת יומן חוזרת — משכורות, פחת, הפרשות — נכנסת כמנה אחת מסודרת, מאוזנת ומתויגת, במקום שורה-שורה בפופאפ נפרד.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• תנו למנה שם שכולל את התקופה, כך שהתגית שנוצרת ממנה תהיה שימושית גם בעוד שנה.
• הקלידו את המנה מלמעלה למטה עם Enter ו-F3 בלבד — התאריך והאסמכתא כמעט תמיד זהים בכל שורות המנה.
• פתחו מנה נפרדת לכל חודש ולכל נושא, במקום מנה אחת גדולה — קל יותר לאתר ולתקן.
• מנה חוזרת אפשר לשחזר במהירות: היכנסו למנה של החודש הקודם, ושכפלו ממנה את השורות למנה החדשה.
• השתמשו בכפתור אקסל בראש המסך כדי לייצא את רשימת המנות או את תנועות המנה.

---