ימי היעדרות וצירוף מסמכים
ימי היעדרות וצירוף מסמכים
מלבד דיווח שעות, ב-Invoice Maven אפשר לסמן ימי היעדרות – יום שלם או חצי יום, ולצרף לכל היעדרות מסמך – למשל אישור מחלה מהרופא. כך העובד מעלה את האישור פעם אחת, והכול שמור במקום אחד לצורך חישוב השכר והעברה לרואה החשבון.
סוגי ההיעדרות
אפשר לסמן היעדרות מ-3 סוגים:
- חופש – חופשה רגילה.
- מחלה – יום מחלה.
- מילואים – יום שירות מילואים.
איך מוסיפים יום היעדרות
בעמוד שעות עבודה לוחצים על "הוסף יום היעדרות", בוחרים את סוג ההיעדרות ומזינים טווח תאריכים (מתאריך – עד תאריך). המערכת מסמנת את כל הימים בטווח, וכל יום נספר בנפרד בסיכום החודשי.
חלון הוספת יום היעדרות – סוג ההיעדרות, טווח התאריכים ואזור "קובץ מצורף".
חצי יום היעדרות
יצאתם רק לחצי יום? בחלון "הוסף יום היעדרות" מסמנים את התיבה "חצי יום". אפשר לסמן חצי יום בכל סוג היעדרות – חופש, מחלה ומילואים.
התיבה "חצי יום" – מתחת לתאריכים.
- בטבלה השורה מופיעה כ-"חצי יום חופש" (או "חצי יום מחלה" / "חצי יום מילואים").
- סימנתם טווח של כמה ימים? כל יום בטווח נספר כחצי יום.
- את החצי השני של היום מדווחים כרגיל, כשעות עבודה.
- כדי לשנות – פותחים את היום בעריכה (סמל העיפרון) ומסמנים או מורידים את הסימון.
ב-15/09 חצי יום חופש, ואחר הצהריים 4 שעות עבודה ללקוח.
דוגמה מהחיים: דנה לקחה חופש בבוקר של 15/09 ועבדה אחר הצהריים. היא סימנה יום היעדרות מסוג חופש עם "חצי יום", ודיווחה את 4 שעות העבודה של אחר הצהריים כרגיל. בסיכום החודשי נספר לה חצי יום חופש.
הסיכום החודשי (סמל לוח השנה בראש העמוד) יציג לכם בנפרד:
- סך ימי חופש, ימי מחלה, ימי מילואים.
- סך ימי היעדרות – הסכום של כל הסוגים.
- חצי יום נספר כ-0.5 (למשל 2.5 ימי חופש), וגם ימי העבודה נטו יורדים בחצי יום.
הסיכום החודשי – חצי יום נספר כ-0.5.
טיפ: כל יום נספר פעם אחת בלבד גם אם הזנתם אותו ביותר משורה אחת – ככה הספירה מדויקת גם אם רשמתם את אותו יום פעמיים בטעות.
לא נכנס לדוח ללקוח: ימי היעדרות לא נספרים כשעות עבודה בדוח השעות, ולא נכללים בדוח השעות שנשלח ללקוח במייל או בוואטסאפ.
צירוף קובץ להיעדרות 📎
לכל יום היעדרות אפשר לצרף קובץ – אישור מחלה מהרופא, אישור מילואים (טופס 3010) או אישור חופשה. העובד מעלה את המסמך פעם אחת, וכך אין צורך לרדוף אחרי קבצים במייל או ב-WhatsApp בסוף החודש.
איך מצרפים?
- בחלון הוספת / עריכת יום היעדרות יש אזור "קובץ מצורף".
- לוחצים על אזור ההעלאה או גוררים לתוכו קובץ – PDF או תמונה (צילום או סריקה של האישור).
- לוחצים שמור – והקובץ נשמר ומשויך להיעדרות.
קובץ אחד לכל האירוע: אם ההיעדרות משתרעת על כמה ימים ברצף (למשל 3 ימי מחלה), מצרפים את הקובץ פעם אחת והוא משותף לכל ימי הטווח – לא צריך להעלות אותו שוב לכל יום.
איפה רואים ומורידים את הקובץ
ליד כל שורת היעדרות שיש לה מסמך מופיע סמל אטב 📎. לחיצה עליו פותחת ומורידה את הקובץ מיד – נוח במיוחד למנהל החשבונות שרוצה לאסוף את כל האישורים.
שלושה ימי מחלה רצופים (12–14/08) עם אותו אישור מצורף – סמל האטב מופיע ליד כל יום.
כדי להחליף או להסיר את הקובץ – פותחים את היום בעריכה (סמל העיפרון), ומעלים קובץ חדש או מסירים את הקיים. השינוי חל על כל ימי אותו אירוע.
דוגמה מהחיים: מיכל אברהם חשה ברע ונעדרה שלושה ימי מחלה ברצף, 12–14 באוגוסט. בחלון "הוסף יום היעדרות" היא בחרה סוג "מחלה", הזינה טווח 12/08 עד 14/08 וצירפה אישור מחלה אחד מהרופא. המערכת יצרה שלושה ימי מחלה, וליד כל אחד מהם מופיע סמל האטב 📎 שממנו מנהלת החשבונות מורידה את אותו אישור – בלי לבקש אותו שוב.
קשור לנושא: חישוב שעות עבודה • הוספת שעות עבודה