דוח גיול חובות

דוח גיול חובות – מעקב אחרי חובות לקוחות וספקים

למה זה חשוב? כסף שלא נכנס במועד הוא הסכנה הגדולה ביותר לתזרים של כל עסק. דוח גיול חובות מציג בתמונה אחת את כל הלקוחות שחייבים לכם כסף, מסודרים לפי גיל החוב – ככה תוכלו לזהות מי בפיגור משמעותי ולפעול לפני שהמצב מסתבך.

הדוח גיול חובות מציג בטבלה אחת את כל הלקוחות (או הספקים) של העסק, ולכל אחד את החוב הפתוח מחולק ל-7 תקופות זמן: מחובות שאבד עליהם הקלח (מעל 60 ימים באיחור), דרך תשלומים שטרם הגיע מועדם, ועד תשלומים עתידיים לחודשים הבאים.

הדוח מיועד לרואי חשבון ומייצגים, וזמין לעסקים המנהלים הנהלת חשבונות כפולה (חברות בע"מ, עמותות, או עסקים שהפעילו את התכונה). החישוב מבוסס על תנועות היומן (תיק חשבונאי) עם תאריך הערך של כל תנועה.

שלב 1: הגעה לדוח

1. היכנסו לעסק הלקוח דרך עמוד "לקוחות" בממשק רואי החשבון.
2. בתפריט הצד, פתחו את התפריט "דוחות".
3. לחצו על "דוח גיול חובות".

שלב 2: בחירה בין לקוחות לספקים

בראש המסך יש בורר ראשי שמאפשר לעבור בין שתי תצוגות:

• לקוחות (ברירת מחדל) – הדוח מציג את הסכומים שלקוחות שלכם חייבים לעסק.
• ספקים – מעבר לתצוגה שמציגה כמה העסק חייב לספקים שלו.

הלחיצה על הבורר מטעינה את הטבלה מחדש עם הנתונים המתאימים.

שלב 3: הבנת העמודות של הטבלה

זה הלב של הדוח. כל שורה היא לקוח (או ספק) אחד, ולכל שורה יש 7 עמודות סכומים שמראות את החוב מחולק לתקופות:

• חוב מעל 60 ימים – חובות שמועד התשלום עבר לפני יותר מ-60 ימים. אלה החובות הבעייתיים ביותר; כל סכום כאן מצריך טיפול מיידי.
• חוב 31-60 ימים – חובות שעברו את מועד התשלום לפני 31 עד 60 ימים. כאן עוד אפשר לתפוס לפני שהחוב מתיישן.
• חוב 1-30 ימים – חובות שעברו את מועד התשלום ב-30 הימים האחרונים. תזכורת אדיבה ללקוח תספיק בדרך כלל.
• חודש נוכחי שטרם הגיע מועד התשלום – סכומים שמועד התשלום שלהם בחודש הנוכחי אבל עדיין לא הגיע. כסף שצפוי להיכנס בקרוב.
• חודש הבא שטרם הגיע מועד התשלום – תזרים צפוי לחודש הבא.
• תשלום עתידי – חובות שמועד התשלום שלהם נופל מחודשיים ומעלה מהיום (לדוגמה: צ'קים דחויים, הסכמי תשלומים).
• סה"כ – הסכום הכולל הפתוח של אותו לקוח, ללא קשר לגיל החוב.

בתחתית הטבלה יש שורת "סך הכל" שמסכמת את כל הלקוחות בכל אחת מהעמודות, ובנפרד יוצג סך הכל היתרה הכוללת בצד שמאל.

שלב 4: לחיצה על סכום מובילה לכרטסת מסוננת

כל סכום בטבלה (חוץ מאפסים ומשורת הסך הכל) הוא קישור. לחיצה על סכום בעמודה מסוימת תעביר אתכם לכרטסת החשבון של אותו לקוח, מסוננת לתקופה המדויקת של אותה עמודה. כך תוכלו לראות בדיוק אילו חשבוניות עומדות מאחורי הסכום ולפעול לגביהן.

טיפ: לחיצה על הסכום ב"סה"כ" מציגה את כל החשבוניות הפתוחות של הלקוח (ללא סינון תאריכים). מצוין לקבלת תמונה מלאה לפני שיחה עם הלקוח.

שלב 5: סינון לפי תיוג

אם הגדרתם תיוגים ללקוחות (לדוגמה: "לקוחות VIP", "לקוחות בהקפאה"), יופיע בורר נוסף בראש המסך:

1. לחצו על תפריט "כל התיוגים".
2. בחרו תיוג ספציפי.
3. הדוח יציג רק לקוחות שמתויגים באותו תיוג.

הבורר מופיע רק כשיש לעסק יותר מתיוג אחד.

שלב 6: חיפוש מתקדם (לתצוגת ספקים)

במצב ספקים מופיע כפתור נוסף בראש המסך – "חיפוש מתקדם". הוא מאפשר לסנן ספקים לפי טווח קבוצות קוד מיון, מה שמועיל כשרוצים לבדוק קבוצה ספציפית של ספקים (לדוגמה: רק ספקי שירותים, או רק ספקי מוצרים).

1. עברו לתצוגת ספקים.
2. לחצו על "חיפוש מתקדם".
3. בחרו את קבוצת קוד המיון מ-"מקבוצת קוד מיון" ו-"עד קבוצת קוד מיון".
4. לחצו על "חיפוש".

שלב 7: יצוא לאקסל ו-PDF

בראש המסך יש שני כפתורים ליצוא:

• אקסל – יורד קובץ עם כל הטבלה, כולל שורת הסיכום וכל תאי החובות. שורות סיכום מודגשות.
• PDF – יורד דוח מעוצב נוח להדפסה ולשליחה ללקוח, מסודר לרוחב, עם סך הכל בסוף.

שלב 8: פעולות מהירות לכל שורה

בעמודת "פעולות" בצד שמאל של כל שורה יש כפתור מהיר שמעביר אתכם ישירות למקום הנכון:

• במצב לקוחות – כפתור צהוב עם אייקון מסמך, מעביר למסמכי הלקוח (או לפרויקטים, תלוי בהרשאות).
• במצב ספקים – כפתור צהוב עם אייקון שקית קניות, מעביר להוצאות הספק.

הלוגיקה מאחורי החישוב

הדוח מתבסס על תנועות היומן (book entries) של הנהלת חשבונות כפולה. עיקרי החישוב:

• החוב הוא ההפרש בין חובה (חייב) לזכות (זוכה) בכרטסת הלקוח. במצב לקוחות: חובה פחות זכות. במצב ספקים: זכות פחות חובה.
• הגיל של החוב נקבע לפי תאריך הערך של התנועה – לא תאריך החשבונית. ככה צ'ק דחוי ב-90 ימים נחשב כתשלום עתידי, ולא כחוב באיחור.
• תנועות שכבר הותאמו (התקזזו עם תשלום אחר) לא מופיעות בדוח.
• הסכומים מומרים אוטומטית לשקלים, גם אם החשבוניות במטבע אחר.

סיום בהצלחה

זהו! עכשיו יש בידיכם כלי אפקטיבי למעקב אחרי תזרים המזומנים. השתמשו בו לפחות פעם בחודש כדי לזהות חובות בעייתיים בזמן, וליצור קשר עם לקוחות שצריך – לפני שהחוב מתיישן.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• התחילו מהעמודה הימנית (60+ ימים) – אלה הלקוחות שהכי דחוף לדבר איתם.
• השתמשו בקישור על הסכום כדי לראות בדיוק אילו חשבוניות פתוחות לפני שאתם מתקשרים ללקוח.
• תייגו לקוחות בעייתיים בתיוג מיוחד (לדוגמה "מעקב חוב"), והשתמשו בסינון התיוג כדי להתמקד בהם.
• שלחו את ה-PDF ללקוח כצירוף לתזכורת התשלום – זה מקצועי ומסביר את עצמו.
• הסתכלו גם על "תשלום עתידי" – זה צפי התזרים שלכם, ועוזר לתכנן הוצאות עתידיות.

---