ניהול תגיות לסיווג מסמכים לקוחות והוצאות במערכת

תגיות במערכת Invoice Maven – ארגון וסינון של מסמכים, לקוחות והוצאות

התגיות הן כלי גמיש לארגון המידע במשרד. בעזרת תגיות תוכלו לסווג מסמכים, לקוחות והוצאות לקבוצות לפי כל היגיון שתבחרו – לדוגמה לפי ענף, לפי מטפל מסוים במשרד, לפי סטטוס טיפול, או לפי כל קריטריון אחר. לאחר שתייגתם רשומות, תוכלו לסנן ולאתר אותן במהירות. מדריך זה מיועד למשרדי רואי חשבון ולמייצגים, ומראה כיצד מנהלים את רשימת התגיות ומשתמשים בהן בכל המסכים.

שלב 1: כניסה למסך ניהול התגיות

המסך הראשון שננהל בו את התגיות הוא מסך התגיות המרכזי, שבו מגדירים אילו תגיות קיימות במשרד.

1. בתפריט הצדדי, אתרו ולחצו על "תגיות" (מסומן באייקון תגית).
2. ייפתח מסך ובו טבלה עם כל התגיות הקיימות כרגע.
3. אם עדיין לא הגדרתם אף תגית, יוצג מסך ריק עם כפתור "הוסף תגית" במרכז.

טיפ חשוב: התגיות שתגדירו בעבודה במצב מייצג (תגיות של המשרד) נפרדות מהתגיות של הלקוח עצמו. כך תוכלו לנהל מערכת סיווג פנימית של המשרד מבלי שהיא תתערבב עם הסיווגים של הלקוחות.

שלב 2: יצירת תגית חדשה

1. במסך התגיות, לחצו על כפתור "הוסף".
2. ייפתח חלון קטן עם שדה "שם תגית".
3. הקלידו שם קצר וברור לתגית (עד 50 תווים) – לדוגמה: "מע""מ", "טיפול דחוף", "לקוח VIP".
4. לחצו על "שמור". התגית תתווסף לרשימה ותהיה זמינה לשימוש בכל המסכים.

שלב 3: עריכה ומחיקה של תגיות

ניהול התגיות נעשה ישירות מתוך הטבלה במסך התגיות:

• עריכה – לחצו על אייקון העריכה בשורת התגית, שנו את השם בחלון שנפתח ולחצו "שמור".
• מחיקה – לחצו על אייקון המחיקה בשורת התגית כדי להסיר אותה.
• בראש הטבלה קיים גם שדה סינון לפי שם תגית, שיעזור לכם לאתר תגית מסוימת כאשר הרשימה ארוכה.

שלב 4: תיוג לקוח

לאחר שהתגיות מוגדרות, ניתן לשייך אותן ללקוחות:

1. היכנסו למסך "לקוחות" וערכו לקוח קיים (או צרו לקוח חדש).
2. אתרו את שדה "תגית" בפרטי הלקוח.
3. השדה תומך בריבוי תגיות – הקלידו והוסיפו כמה תגיות שתרצו לאותו לקוח.
4. לחצו על "שמור". התגיות שבחרתם יוצגו בעמודת התגית בטבלת הלקוחות.

שלב 5: תיוג מסמך

באופן דומה, ניתן לשייך תגיות למסמכים:

1. בעת יצירה או עריכה של מסמך, אתרו את שדה "תגית" בטופס המסמך.
2. הוסיפו תגית אחת או יותר לאותו מסמך.
3. לאחר השמירה, התגיות יופיעו בעמודת התגית בטבלת המסמכים.

שלב 6: תיוג הוצאות – כולל תיוג מרובה בבת אחת

בהוצאות קיימות שתי דרכי תיוג:

• תיוג הוצאה בודדת – בעת עריכת הוצאה, בחרו תגית מתוך השדה "תגית" בפרטי ההוצאה / הספק.
• תיוג מספר הוצאות יחד – במסך ההוצאות, סמנו כמה הוצאות, ולאחר מכן השתמשו בבורר התגיות שמופיע מעל הטבלה. הקלידו שם תגית קיימת או חדשה ולחצו על "הוסף תגית" כדי לשייך אותה לכל ההוצאות המסומנות. לחיצה על "הסר תגית" תסיר אותה מההוצאות המסומנות.

טיפ חשוב: בבורר התיוג המרובה של ההוצאות, אם תקלידו שם תגית שעדיין לא קיימת תוצג אפשרות ליצור אותה במקום – כך אינכם צריכים לחזור למסך התגיות כדי להגדיר תגית חדשה תוך כדי העבודה.

שלב 7: סינון וחיפוש רשומות לפי תגית

היתרון המרכזי של התגיות הוא היכולת לאתר רשומות במהירות:

• בכל אחד מהמסכים (מסמכים, לקוחות, הוצאות) קיימת עמודת "תגית" עם שדה סינון. הקלידו בשדה זה את שם התגית (או חלק ממנו) כדי להציג רק את הרשומות שתויגו בה.
• דרך מהירה נוספת: לחצו ישירות על תווית התגית המופיעה בשורה, והמערכת תסנן אוטומטית ותציג רק את הרשומות בעלות אותה תגית.
• כאשר מוצג מסך מסונן לפי תגית, שם התגית יופיע בכותרת העמוד, ולצידו כפתור עם חץ שמחזיר אתכם לתצוגה המלאה של כל הרשומות.

סיכום

התגיות הן שכבת סיווג חוצת-מסכים שמאפשרת לכם לארגן את העבודה במשרד בצורה חופשית ולסנן מסמכים, לקוחות והוצאות בלחיצה אחת. מומלץ להגדיר מראש מערך תגיות אחיד לכל המשרד, כדי שכל המטפלים ישתמשו באותם סיווגים ויהיה קל לאתר ולנתח את המידע.

טיפ חשוב: שמרו על שמות תגיות קצרים ועקביים. תגיות עם שמות דומים מדי עלולות להקשות על הסינון – עדיף מספר תגיות ברורות ומוגדרות היטב על פני ריבוי תגיות חופפות.

---