הגדרת תזכורות אוטומטיות ללקוחות על העלאת מסמכים לדיווח מע"מ

תזכורות אוטומטיות ללקוחות על העלאת מסמכים לדיווח מע"מ

מסך התזכורות מאפשר למשרד הנהלת החשבונות להגדיר תזכורות שנשלחות אוטומטית במייל ללקוחות העסקיים, ומזכירות להם להעלות את ההוצאות וההכנסות שלהם בזמן לקראת דיווח המע"מ. במקום לרדוף ידנית אחרי כל לקוח בכל תקופת דיווח, אתם מגדירים פעם אחת את ימי השליחה ואת נוסח ההודעה, והמערכת דואגת לשלוח את התזכורות בעצמה בכל חודש מתאים. המדריך הבא מסביר שלב אחר שלב כיצד להגדיר תזכורת, כיצד לנהל אותה, וכיצד לעקוב אחרי מה שנשלח בפועל.

שלב 1: כניסה למסך התזכורות

היכנסו למערכת עם שם המשתמש והסיסמה של משרד הנהלת החשבונות.
נווטו אל מסך "תזכורות".
בראש המסך תופיע הודעת מידע המבהירה כי התזכורות נשלחות אוטומטית לאחר השעה 10:00 בבוקר ביום שהוגדר. אין צורך להישאר מחוברים או לבצע פעולה כלשהי ביום השליחה עצמו.
במרכז המסך מוצגת טבלת התזכורות שהגדרתם. אם עדיין לא הגדרתם אף תזכורת, תופיע הודעה ריקה המזמינה אתכם להוסיף תזכורת חדשה.

שלב 2: הוספת תזכורת חדשה

כדי ליצור תזכורת חדשה:

לחצו על כפתור "הוסף" שמעל הטבלה. ייפתח חלון להגדרת התזכורת.
בשדה "סוג תזכורת" בחרו את סוג התזכורת מתוך הרשימה. סוג התזכורת הקיים הוא "תזכורת העלאת הוצאות והכנסות לדיווח מע"מ".
שימו לב להערה הכחולה שמופיעה לאחר בחירת הסוג: תזכורת זו נשלחת רק ללקוחות מסוג עוסק מורשה או חברה בע"מ — כלומר רק לעסקים שמחויבים בדיווח מע"מ. לקוחות מסוגים אחרים לא יקבלו את התזכורת כלל.
מיד לאחר בחירת הסוג, המערכת תמלא עבורכם אוטומטית נוסח הודעה מומלץ ואת ימי השליחה — תוכלו להשאיר אותם כפי שהם או לשנות אותם בהמשך.

טיפ חשוב: ניתן להגדיר תזכורת אחת בלבד מכל סוג למשרד. אם תנסו להוסיף תזכורת מסוג שכבר קיים, המערכת תציג הודעה "תזכורת מסוג זה כבר הוגדרה". כדי לשנות תזכורת קיימת — ערכו אותה במקום ליצור חדשה.

שלב 3: הגדרת ימי השליחה בחודש

התזכורת נשלחת בימים קבועים בחודש שאתם בוחרים. ניתן להגדיר עד שלושה ימי שליחה, כך שהלקוחות יקבלו מספר תזכורות לאורך החודש:

בשדה "יום שליחה 1" הזינו את היום הראשון בחודש שבו תישלח התזכורת. שדה זה הוא חובה.
בשדה "יום שליחה 2 (אופציונלי)" ניתן להזין יום שני בחודש לתזכורת נוספת. שדה זה אינו חובה.
בשדה "יום שליחה 3 (אופציונלי)" ניתן להזין יום שלישי בחודש לתזכורת שלישית. גם שדה זה אינו חובה.

שימו לב לשני כללים חשובים בהזנת הימים:

כל יום חייב להיות מספר בין 1 ל-28. הגבלה זו מבטיחה שהתזכורת תישלח בכל חודש, גם בחודש פברואר הקצר. אם תזינו יום מחוץ לטווח, תופיע ההודעה "יום חייב להיות בין 1 ל-28".
הימים חייבים להיות בסדר עולה — כלומר יום שליחה 2 גדול מיום שליחה 1, ויום שליחה 3 גדול מיום שליחה 2. אחרת תופיע ההודעה "ימי השליחה חייבים להיות בסדר עולה".

שלב 4: עריכת נוסח הודעת התזכורת

בשדה "הודעת התזכורת" מופיע נוסח ברירת המחדל שהמערכת מילאה עבורכם. זהו הטקסט שהלקוחות יראו בגוף המייל.
ניתן לערוך את הנוסח באופן חופשי — להוסיף, למחוק או לשנות מילים כדי להתאים את ההודעה לסגנון המשרד שלכם. מומלץ לנסח הודעה ברורה וידידותית שמסבירה ללקוח מה עליו לעשות.
שדה ההודעה הוא חובה — לא ניתן לשמור תזכורת ללא נוסח.

טיפ חשוב: המייל שנשלח ללקוח כולל אוטומטית כפתור כניסה למערכת וקישור ישיר למסך העלאת ההוצאות, כך שהלקוח יכול להשלים את ההעלאה בלחיצה אחת. אין צורך לכתוב בעצמכם קישורים בתוך נוסח ההודעה.

שלב 5: שמירת התזכורת

לאחר שמילאתם את כל השדות, לחצו על כפתור "שמור" בתחתית החלון.
אם נפלה טעות באחד השדות (יום מחוץ לטווח, ימים שאינם בסדר עולה, או סוג כפול), החלון יישאר פתוח והשגיאה תוצג ליד השדה הרלוונטי כדי שתוכלו לתקן.
לחיצה על "ביטול" תסגור את החלון מבלי לשמור שינויים.
לאחר השמירה, התזכורת תופיע בטבלה הראשית עם סוג התזכורת וימי השליחה שהגדרתם.

שלב 6: מי מקבל את התזכורת ומתי

חשוב להבין מתי בדיוק התזכורת נשלחת ולמי, כדי לדעת למה לצפות:

התזכורת נשלחת אוטומטית אחרי השעה 10:00 בבוקר בכל יום שהוגדר בשדות ימי השליחה.
הנמענים הם לקוחות פעילים של המשרד בלבד (לקוחות בארכיון אינם מקבלים).
התזכורת נשלחת רק ללקוחות מסוג עוסק מורשה או חברה בע"מ — אלו המחויבים בדיווח מע"מ.
המערכת מתחשבת בתדירות דיווח המע"מ של כל לקוח: לקוחות בדיווח חד-חודשי מקבלים תזכורת בכל חודש, ולקוחות בדיווח דו-חודשי מקבלים תזכורת רק בחודשים האי-זוגיים — החודש שבו מוגש הדיווח עבור התקופה הקודמת.
המייל נשלח לכתובת המייל של המשתמש הראשי של העסק הלקוח. לקוח ללא כתובת מייל פשוט מדולג.
כדי למנוע כפילויות, כל לקוח מקבל את אותה תזכורת פעם אחת בלבד באותו יום, גם אם התהליך רץ יותר מפעם אחת.

שלב 7: מעקב אחרי תזכורות שנשלחו

בטבלה הראשית תוכלו לראות בכל רגע את סטטוס השליחה של כל תזכורת:

העמודה "נשלחה לאחרונה" מציגה את התאריך והשעה שבהם נשלחה התזכורת בפעם האחרונה.
העמודה "נשלחה ל (שליחה אחרונה)" מציגה את מספר הלקוחות שקיבלו את התזכורת בשליחה האחרונה. אם עדיין לא נשלחה אף תזכורת, יופיע הכיתוב "טרם נשלחה".
לחיצה על המספר בעמודה זו תפתח את חלון "יומן שליחת תזכורת", שבו תוכלו לראות בדיוק לאילו עסקים נשלחה התזכורת ובאיזה תאריך ושעה. ניתן לסנן את היומן לפי שם העסק או לפי תאריך השליחה.
לסגירת חלון היומן לחצו על "סגור".

שלב 8: עריכה ומחיקה של תזכורת קיימת

כדי לשנות תזכורת קיימת, לחצו על אייקון העריכה (העיפרון) בשורת התזכורת בטבלה. ייפתח אותו חלון שבו תוכלו לעדכן את ימי השליחה או את נוסח ההודעה ולשמור מחדש.
כדי להסיר תזכורת לחלוטין, לחצו על אייקון המחיקה בשורה. לאחר המחיקה התזכורת לא תישלח יותר.

טיפ חשוב: הגדירו שניים-שלושה ימי שליחה לאורך החודש (למשל בתחילת החודש ולקראת סוף תקופת הדיווח) כדי להגדיל את הסיכוי שהלקוחות ישלימו את העלאת המסמכים בזמן — וכך לחסוך למשרד מרדף ידני אחרי לקוחות מתעכבים בכל תקופת דיווח.

סיכום

הגדרת תזכורות אוטומטיות היא הגדרה חד-פעמית שחוסכת למשרד שעות עבודה בכל חודש. לאחר שהגדרתם את סוג התזכורת, את ימי השליחה ואת נוסח ההודעה, המערכת תשלח את התזכורות בעצמה ללקוחות הרלוונטיים, תתחשב בתדירות הדיווח של כל אחד, ותתעד כל שליחה ביומן לצורך מעקב. כל שנותר לכם הוא לעקוב מדי פעם אחרי עמודות השליחה ולוודא שהלקוחות מעלים את המסמכים בזמן.