מדריך פתיחה ללקוחות רואי חשבון — שליחת מסמכים לרואה החשבון

ברוכים הבאים! כך שולחים מסמכים לרואה החשבון — ואם תרצו, גם מפיקים חשבוניות

רואה החשבון שלכם פתח לעסק חשבון ב-Invoice Maven. מעכשיו שולחים אליו כל חשבונית וקבלה ישירות מהמערכת: מהמחשב, בצילום מהטלפון, בוואטסאפ או במייל. המסמך מגיע למשרד רואה החשבון מיד, והמערכת קוראת ממנו את הפרטים בעצמה. רוצים גם להפיק חשבוניות וקבלות ללקוחות שלכם? אפשר, מאותו חשבון.

למי זה מתאים: לבעלי עסקים שרואה החשבון שלהם עובד עם Invoice Maven ושלח להם שם משתמש וסיסמה לכניסה למערכת.

שלב 1: כניסה ראשונה למערכת

1. פתחו את ההודעה שקיבלתם ממשרד רואה החשבון בוואטסאפ או במייל, והיכנסו למערכת עם שם המשתמש והסיסמה שבה.
2. בכניסה הראשונה המערכת תבקש מכם להשלים כמה פרטים ולבחור סיסמה חדשה.

המדריך המלא לכניסה: כניסה למערכת ללקוחות רואי חשבון.

טיפ: עובדים בעיקר מהטלפון? הורידו את האפליקציה של Invoice Maven מ-Google Play או מ-App Store, והיכנסו עם אותם פרטים.

שלב 2: הדשבורד — מכאן מתחילים

אחרי הכניסה נפתח הדשבורד. הודעות ממשרד רואה החשבון מופיעות בראשו, ובחלק "פעולות מהירות" נמצא הכפתור "העלאת מסמכים", הדרך הכי מהירה לשלוח מסמך.

שלב 3: שליחת מסמכים מהמחשב

1. בדשבורד, לחצו על "העלאת מסמכים". נפתח המסך "הוצאות טיוטה".
2. גררו לתיבה המקווקוות קובץ PDF או תמונה של חשבונית או קבלה, או לחצו על התיבה ובחרו קבצים. אפשר לבחור כמה קבצים בבת אחת.
3. כל מסמך שעלה מופיע ככרטיס מתחת לתיבה, וכבר נמצא אצל רואה החשבון.

טיפ: רוצים להוסיף הסבר לרואה החשבון על מסמך? לחצו על סמל ההערה שבכרטיס שלו וכתבו, למשל "קניית ציוד לסלון". רואה החשבון יראה את ההערה ליד המסמך.

שלב 4: צילום מסמך בטלפון

1. היכנסו למערכת מהטלפון, בדפדפן או באפליקציה.
2. בדשבורד, לחצו על "צילום מסמך". נפתח המסך "הוצאות טיוטה", ואיתו המצלמה.
3. צלמו את החשבונית. התמונה עולה למערכת, ואפשר מיד לצלם מסמך נוסף.

מסמך עם כמה עמודים? במסך "הוצאות טיוטה" בטלפון, לחצו על "צלם מסמך מרובה עמודים". כל צילום נוסף נכנס כעמוד חדש באותו מסמך, ובסוף לוחצים על "סיום".

שלב 5: שליחת מסמכים בוואטסאפ

1. במסך "הוצאות טיוטה", לחצו על "הוצאות מהוואצאפ".
2. אם מספר הנייד שלכם עוד לא מאושר, הקלידו אותו בשדה טלפון נייד ולחצו על "אימות מספר". קוד יישלח אליכם בוואטסאפ: הקלידו אותו בשדה קוד אישור ולחצו על "אישור". אם רואה החשבון כבר רשם את מספר הנייד שלכם, הוא מאושר ואין צורך בשלב הזה.
3. שמרו את המספר 050-5847069 באנשי הקשר, ושלחו אליו מהנייד שאישרתם צילום או קובץ PDF של כל חשבונית וקבלה.

מסמכים שנשלחים בוואטסאפ נכנסים למסך "הוצאות טיוטה", בדיוק כמו מסמכים שהעליתם מהמחשב. המדריך המלא: העלאת הוצאות בוואטסאפ.

שלב 6: שליחת מסמכים במייל

לכל עסק במערכת יש כתובת מייל משלו לקבלת מסמכים.

1. במסך "הוצאות טיוטה", לחצו על "הוצאות מהמייל".
2. לחצו על "העתק" שליד הכתובת.
3. קיבלתם חשבונית במייל? העבירו אותה לכתובת הזו, והיא נכנסת למסך "הוצאות טיוטה". אפשר גם לתת את הכתובת לספקים, כדי שישלחו אליה את החשבוניות ישירות.

שולחים מכתובת המייל שאיתה אתם נכנסים למערכת? יגיע אליכם מייל שמאשר שהמסמכים התקבלו. המדריך המלא: שליחת הוצאות דרך המייל למערכת.

מה קורה אחרי ששלחתם?

• המסמכים מחכים למשרד: כל מסמך ששלחתם, בכל אחת מהדרכים, מחכה במסך "הוצאות טיוטה" עד שמשרד רואה החשבון קולט אותו. אחרי הקליטה הוא עובר ללשונית "הוצאות".
• שלחתם מסמך בטעות? לחצו על סמל הפח שבכרטיס שלו, בחרו סיבה ולחצו על "העבר ללא רלוונטי". המסמך יוצא מרשימת המסמכים שמחכים למשרד.
• סיימתם לשלוח את מסמכי התקופה? אחרי שתקופת דיווח מסתיימת, מופיע במסך "הוצאות" הכפתור "העלאת המסמכים הושלמה". לחצו עליו אחרי ששלחתם את כל המסמכים של התקופה, ומשרד רואה החשבון יקבל הודעה שאפשר להתחיל לעבוד עליהם.

רוצים גם להפיק מסמכים? (לא חובה)

מאותו חשבון אפשר להפיק חשבוניות, קבלות והצעות מחיר ללקוחות שלכם.

1. לחצו על "חדש" בראש המסך.
2. בחרו את סוג המסמך, למשל "חשבונית מס / קבלה".
3. בחרו לקוח, הוסיפו את הפריטים והפיקו את המסמך.

סרטון הדרכה ארוך יותר (כ-6 דקות), מהכניסה הראשונה למערכת ועד הפקת מסמכים:

אפשר להפיק מסמכים גם בוואטסאפ, מהכפתור "הפקת מסמכים בוואטסאפ" שבדשבורד: הפקת מסמך בוואטסאפ. כל המדריכים: הפקת מסמכים.

סיום בהצלחה

זהו! מעכשיו כל חשבונית וקבלה של העסק מגיעה לרואה החשבון כבר כשאתם מקבלים אותה, והדוחות שלכם מוכנים בזמן.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• שלחו כל מסמך כבר כשאתם מקבלים אותו, ולא בסוף החודש. כך שום חשבונית לא הולכת לאיבוד.
• צלמו את המסמך כולו, ישר ובתאורה טובה, כך שהסכום, התאריך ופרטי הספק יהיו קריאים.
• יש שאלה? לחצו על "עזרה" בראש המסך, או שאלו את הסוכן האישי שבדשבורד.

---