מדוע גם לכם כדאי לעבור להפקת חשבוניות אונליין

כל מי שמנהל עסק או פועל בתור עצמאי מכיר את הצורך להוציא מסמכי עסקה. גם אם זה לפעמים מפריע על ניהול העסק השוטף וגם אם זה נראה כמו מטלה אפורה ומשממת, זה לא נתון לשיקולו של אף אחד. רשות המיסים מחייבת עסקים לרשום חשבוניות על פי פורמט נתון, כאשר מבחינה עיצובית יש יכולת תמרון מסוימת (בבחירת פונט, הוספת לוגו וכדומה). בשנים האחרונות, חל מהפך בתחום זה כאשר רשות המיסים התירה לבעלי עסקים להפיק מסמכי עסקה באופן מקוון, הכולל משלוח במייל. אם אתם עדיין לא שם, נסביר מדוע גם לכם כדאי לעשות את הצעד הזה שהוא גם פשוט וגם משתלם.

חשבוניות שעוזרות לכם לשים סוף לתיוקים

באופן די אבסורדי, התברר כי גם כשהגיע עידן המחשב נותרו מרבים העסקים להתמודד עם הררי הנייר. החשיבה כי לא יהיה צורך בקלסרים עבים ובאין ספור ניירות התבררה כטעות. אז מסתבר כי זו לא הייתה טעות אלא רק היה צריך להמתין להבשלת טכנולוגיה המתאימה. מרגע שניתן היה להשיג תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שמתאימה לכל (לרבות עסקים קטנים ואפילו זעירים) מהפכת "שלום ולא להתראות לנייר" הוכרזה כאמיתית. בזכות התוכנות הללו יכול כל אחד להפיק חשבוניות ממוחשבות באמת. כלומר, לא צריך להדפיס שום דבר ולא צריך לתייק כל דף ודף. הכל שמור בענן, אפילו לא צריך להקצות לצורך כך זיכרון במחשב שלכם.

מקצרים תהליכים וחוסכים זמן

בזכות המהפך הזה, שקוראים לו הפקת חשבוניות אונליין לא רק חוסכים מקום במשרד שכן צריך הרבה פחות קלסרים וניירות ומסמכים. בזכות מהפך זה, כל אחד יכול לחסוך הרבה מאוד זמן יקר ואפשר לקצר תהליכים בקלות. נמצא כי מי שמוציא חשבוניות אונליין מבלי שצריך להשתמש בפנקסים מודפסים או מבלי שצריך להדפיס את המסמך, מפיק כל מסמך בהרבה פחות זמן. את המסמכים ממלאים במהירות, בכמה הקלדות מהירות ובלחיצה אחת של כפתור פשוט המסמך עושה את דרכו למייל של הנמען. זה יעיל אפילו יותר כאשר עסק מעניק שירות ללקוחות קבועים. ניתן במערכת להזין לקוחות קבועים ואז, כל מה שצריך להוסיף זה את תאריך העסקה, סכום העסקה ואולי עוד הערה וזה הכל.

תהליך שחוסך לכם כסף

נדגיש כי חשבוניות ממוחשבות, שכאמור חוסכת נייר וזמן עבודה, חוסכת תוך כדי כך גם כסף. כאשר עובדים יותר ביעילות, כאשר לא מבזבזים דפים מיותרים, שמורים על הסביבה וגם נהנים מהוצאות נמוכות. עלות השימוש במערכת להפקת חשבוניות כאלה נמוכה מאוד. מדובר במעין מנוי שנתי או חודשי שנקבע בהתאם לשימוש והשורה התחתונה זולה להפליא. כל מי שבודק את העלות נוכח בכך בעצמו. והעובדה שמדובר במערכת ירוקה לחלוטין, כזאת שחוסכת שימוש בדפים, לא מביאה לכריתת עצים ולא מביאה לבזבוז של אנרגיה מזהמת – העובדה הזאת רק הופכת את הכל להרבה יותר נחמד.

עיצוב ומיתוג מסמכים עסקיים – זה פשוט

הדבר האחרון שאפשר להגיד על כל העניין הזה הוא בנושא המיתוג. כאשר מפיקים מסמך נתון באמצעות המערכת אפשר לדאוג שהוא יכלול את המיתוג העסקי שרוצים. אפשר להשתמש בעיצוב ברירת המחדל, אבל לא חייבים. ניתן בקלות להפוך כל מסמך שמוציאים, לרבות קבלות, חשבונית עסקה, הצעת מחיר וכיוצא באלה, למשהו ייצוגי מאוד. בצורה כזאת, אפילו העסק הקטן ביותר ואפילו העסק המתחיל, שרק אתמול הוקם, נראים ממש כמו גדולים. כן, בזכות טכנולוגיה מתקדמת, הפערים כבר לא גדולים ומה שהיה אפשרי עד לא מזמן רק לחברות הענק אפשרי גם עבורכם, עוד היום.