האם חשבוניות דיגיטליות באמת חוסכות כסף לעסק שלך?

חשבוניות דיגיטליות הן מסמכים דיגיטליים שנועדו להחליף את החשבוניות המודפסות ואת פנקסי החשבוניות "של פעם". אלה מסמכים בעלי מעמד חוקי לכל דבר, המונפקים, נשלחים ונשמרים באופן ממוחשב. בשנים האחרונות חשבונית דיגיטלית הפכה לפתרון מאוד נפוץ בקרב עסקים בארץ, לרבות עסקים קטנים ובינוניים מכל הענפים. מדוע? פשוט בזכות היתרונות הכלכליים והתפעוליים הטמונים בחשבוניות אלו. עסקים שעברו לחשבוניות דיגיטליות מדווחים על חיסכון של ממש בעלויות הניהול והחשבונאות שלהם.

חיסכון ניכר בהוצאות נייר

המעבר לחשבוניות דיגיטליות חוסך כמעט לגמרי את השימוש בנייר, דיו ומעטפות בניהול החשבונות. עסק בינוני בישראל מנפיק מאות חשבוניות ישראל מדי חודש, כאשר כל חשבונית מודפסת כרוכה בעלויות ברורות. החישוב פשוט: נניח שעלות הפקת חשבונית מודפסת (אם נביא בחשבון מחירים של נייר, דיו, מעטפות ובולים) עומדת על כ-2 ש"ח בממוצע, אם עסק מנפיק 200 חשבוניות בחודש, מדובר בחיסכון שנתי של כ-4,800 ש"ח כעלות ישירה!

בנוסף לחיסכון הישיר, קיים גם חיסכון עקיף בעלויות, למשל עלויות אחסון. המון תיקיות, קלסרים וארונות תיוק תופסים שטח משרדי יקר, שטח שיכול לשמש למטרות אחרות בעסק. במרכזי הערים הגדולות מחיר מ"ר להשכרת למשרדים גבוה במיוחד. פינוי של אפילו מספר מטרים רבועים של ארון תיוק יכול להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות השכירות. כאשר החשבוניות נשמרות בענן, אין צורך להקצות מקום לאחסון מסמכים במשרד. בקיצור, ניצול יעיל וחסכוני יותר של שטח המשרד.

חיסכון משאבים – לחסוך בזמן עבודה

הנפקת חשבונית מס באופן הוותיק כרוכה בתהליך ארוך. הקלדת פרטים, הדפסה, חתימה, תיוק עותק פנימי ושליחה בדואר של עותק ללקוח. בגישה הדיגיטלית התהליך מתקצר משמעותית. תוכנות אונליין של הנפקת חשבוניות דיגיטליות מאפשרות להפיק חשבונית ואחר כך לשלוח ללקוח בלחיצת כפתור. יש אף תבניות מוכנות ומילוי אוטומטי של פרטים שלא משתנים, כדוגמת שם של לקוח קבוע או פרטי חשבונית. המעבר לחשבוניות דיגיטליות יכול לחסוך מעל חמישים אחוז בממוצע מזמן העבודה המושקע בטיפול בחשבוניות. לדוגמה, אם עובד מקדיש 10 שעות שבועיות לטיפול בחשבוניות בשיטה הישנה, הוא יכול לקצר את הזמן לכשלוש או ארבע שעות בלבד.

פחות טעויות אנוש, זה חוסך לכם כסף

טעויות בהנפקת חשבוניות עלולות לגרום לעיכובים בתשלום ולבעיות מול רשות המיסים. בשיטה הידנית טעויות בהקלדת סכומים, פרטי לקוח או מספרי קבלות נפוצות למדי. כאשר עוברים לשיטה של הנהלת חשבונות באינטרנט הסיכוי לטעויות קטן, הודות לכלי עזר של אימות נתונים והצלבת מידע. הנחה סבירה היא כי טעות ממוצעת בחשבונית יכולה לעכב תשלום שבועיים שלושה. לעסקים קטנים ובינוניים, עיכוב כזה בתזרים המזומנים יכול להיות משמעותי ביותר. יתרה מכך, תיקון טעויות בחשבוניות מודפסות פירושו הנפקת מסמך חדש, ביטול המסמך הקודם ועוד תיוקים. במערכת דיגיטלית תיקונים נעשים בקלות ונרשמים באופן אוטומטי.

שיפור היעילות הפיננסית והתפעולית בעסק, קל מתמיד

חשבוניות דיגיטליות מאפשרות לנהל במדויק יותר את תזרים המזומנים. המערכת מספקת תמונת מצב עדכנית, עם דוחות כמו חשבוניות שהונפקו, קבלות שיצאו ושולמו. הדבר מאפשר מעקב נוח מאוד אחר חשבוניות שטרם שולמו. שירות החשבוניות הדיגיטליות שלנו מסייע בעזרת כלי עזר רבים לחסוך, לשפר את היעילות ולהקל על בעלי עסקים ועובדיהם.

כמו כן ממשק עם החשבון העסקי מאפשר לבצע בקלות פעולות כמו התאמות בנקים ואימות נתונים. אלה צעדים חוסכי זמן רב ויעילים. בנוסף, ניתוח הנתונים הפיננסיים הופך לפשוט מאי פעם. נוח לשלוף דוחות מובנים שמסבירים בקלות על דפוסי הוצאות והכנסות, ככלי עזר לקבלת החלטות עסקיות מושכלות יותר.