חושבים שאתם יודעים הכל על חשבוניות מס? יתכן שתופתעו

על פי חוקי המס, כל עסקה שמתקיימת בין מוכר לבין קונה או בין ספק שירות למקבל שירות, מחויבת ברישום. ביצוע הרישום בספרי העסק (שיכולים להיות ממוחשבים) צריך להיות מלווה במסמך ערוך, שעונה על תנאים מוגדרים. מסמך זה נקרא חשבוניות מס ולכאורה, כל בעל עסק  וותיק מכיר כל מה שצריך או כדאי לדעת לגביו. אבל האם זה נכון? מקבץ העובדות שלהלן צפוי להפתיע רבים מהקוראים, ביותר מאשר מובן אחד או שניים.

האם חייבים לרשום מספרים רציפים על כל חשבונית

מבחינה גרפית, בעל עסק יכול לבחור בכל מיני סגנונות בעיצוב החשבונית. האותיות יכולות להיות מעוצבות, הגופן יכול להיות מצועצע או רגיל למראה, אבל אסור בשום פנים ואופן להשמיט כמה עובדות חיוניות. לדוגמא, כל חשבוניות מס חייבת לכלול את הפרטים של בעל העסק, לרבות כתובת, מספר עוסק (או מספר תעודת זהות). בנוסף, על מנת למנוע כפילויות או השמטות של מסמכים לאורך השנה, חייבים להעניק לחשבוניות מספרים רציפים. יחד עם זאת, יתכן שתופתעו לגלות שיש דרך שמאפשרת לכם לוותר על רישום המספר הסידורי. באמצעות שימוש בתוכנות אונליין לרישום חשבוניות, כל מסמך מקבל מספור אוטומטי. כלומר, למרבה הנוחות נחסך מכם הצורך לבצע מעקב אחר המספרים והתוכנה "שותלת" את המספרים באופן עוקב.

האם חייבים להוציא חשבונית ברגע שבו התבצעה עסקה

כל עסקה שמתקיימת בישראל מחייבת תיעוד. את המסמך ניתן לרשום באופן ידני, אולם הרבה יותר נוח להפיק מסמך ממוחשב. אך מה לגבי המועד הנדרש להוצאת חשבוניות מס? בעניין זה יש לא מעט אי בהירות. יש הסבורים שאת החשבונית חייבים לרשום ברגע שבו מקבלים תשלום ויש שטוענים שהמועד הרלוונטי הוא מועד מסירת הסחורה או מתן השירות. למעשה, התשובה היא שקיים טווח זמן מסוים שבו בעל העסק או מי מטעמו יכול להכין ולמלא את המסמך ולהעביר ללקוח. בעלי מקצועות מסוימים ועסקים בעלי מחזור כספי לא גדול, יכולים להתייחס למועד קבלת התשלום. עם זאת, מותר להנפיק חשבוניות מס בתוך פרק זמן סביר, עד שבועיים לאחר מכן. בעסקים גדולים, שבהם מקובל לקבל תשלום באשראי או תשלומים נדחים, את החשבונית חייבים למסור עם מסירת הטובין או לכל המאוחר תוך שבועיים. למועד התשלום יש משמעות כלכלית אך מבחינה חשבונאית, יש להקדים ולרשום לפי התממשות העסקה.

האם מותר למסור ללקוח העתק של חשבונית

כל חשבונית מס, בין אם היא מודפסת ובין אם היא ממוחשבת, צריכה להיות מוגדרת כמקורית או כהעתק. את המסמך המקורי תמיד צריך לקבל הלקוח. את המסמך שמסומן בתור "העתק" שומרים בבית העסק או מתייקים או מעבירים למנהל החשבונות. ככלל, אין למסור ללקוח את העותק בלבד והוא זכאי לקבל את המסמך המקורי. רק במידה והלקוח איבד את המסמך ומבקש עותק חלופי, אפשר להוציא למענו את ההעתק. עובדה שכדאי לשים אליה לב: גם תוכנה להפקת חשבוניות מס יודעת לעשות הפרדה בין מסמך מקורי לבין העתק. ברגע שמפיקים מסמך ושולחים אותו ללקוח דרך אי מייל, התוכנה מעבירה את המקור. במקביל, התוכנה שומרת עותק נוסף, שמוגדר כהעתק.

האם עוסק פטור צריך להוציא חשבונית

מקובל להניח כי הוצאת חשבונית מס מהווה חובה רק לעסקים גדולים, שמוגדרים כעוסקים מורשים. זוהי גם הסיבה לכך שבחשבונית ישנה הפרדה בין מרכיבי תשלום, כלומר פירוט של סכום סופי לתשלום וגם של מרכיב המס (מע"מ – מס ערך מוסף). אבל חשוב להבהיר שגם עסקים קטנים (כלומר שאינם עוסקים מורשים) חייבים לתת ביטוי בספרי העסק לכל העסקאות ולכל התקבולים. במקרה הצורך, מנפיקים חשבונית עסקה שבה מציינים את סכום התקבול או סכום העסקה, כאשר אין צורך להוסיף את מרכיב המע"מ. אגב, ההחלטה אם עסק הוא מורשה או פטור יכולה להיות החלטה עסקית, אולם ישנם עסקים מסוימים שמחויבים להיות מוגדרים כ"מורשים". בנוסף, עוסק פטור שצריך להוציא רק חשבוניות עסקה יכול להיות רק מי שסך הכנסותיו לשנה נמוך מכפי שקובע החוק.

אילו תנאים צריכה למלא חשבוניות אלקטרונית (ירוקה)

חשבונית ירוקה הינה מסמך חשבונאי לכל דבר, אשר אין לו קיום פיזי בפני עצמו. כלומר, מדובר במסמך שמופק על ידי תוכנה אונליין, ללא צורך בהדפסות. המסמך מועבר כקובץ, צרופה של דואר אלקטרוני או ווצטאפ. את המסמך אפשר להדפיס אולם רק מעטים נוהגים לעשות כן. זוהי הדרך לחסוך עלויות, לחסוך הדפסת ניירת מיותרת תוך חיסכון בזמן. בגדול, התנאים שצריכה למלא חשבונית מסוג זה זהים לחלוטין לאותם מסמכים וותיקים, שהיו מודפסים בבית דפוס ב-3 עותקים. ההבדל המרכזי הוא שזו צריכה להיות תוכנה שאושרה על ידי רשויות המס ואשר יודעת להטמיע חתימה דיגיטלית. החתימה הזאת למעשה מהווה אסמכתא לכך שזהו מסמך מקורי, שלא ניתן לזייף ואשר מאפשרת לוודא כי יצא מידיו של עסק, חנות מקוונת, ספק שירות או כל גורם עסקי אחר. מכיוון ששירות מסוג זה נחשב לחסכוני ויעיל, הוא תפס במידה רבה את מקומו של השירות הוותיק, כלומר הדפסת חשבוניות בבית דפוס רגיל.

מתי חשבונית מהווה גם אסמכתא לתשלום

במידה ועסקה של מסירת טובין או מתן שירות בוצעה והתשלום נמסר מידית, במזומן, ניתן להפיק מסמך משולב. כלומר, מסמך שהווה גם חשבונית וגם קבלה יחד. על מנת שיהיה תוקף למסמך כזה, הוא חייב להכיל את המילה "קבלה" בצמוד למילה "חשבונית".