חשבונית אונליין, חשבונית עסקה אונליין, קבלות אונליין – הכל אונליין!

הדבר הגדול שמתרחש בתקופה הנוכחות זה לעשות כמה שיותר דברים בלי לקום מהכיסא, אונליין. בעזרת תוכנות מקוונות באינטרנט אפשר לבצע בכמה רגעים פעולות שבעבר הצריכו פרוצדורה שלימה ואנו לא מדברים רק על קניות והזמנות מוצרים מחו"ל. הכל נעשה יותר בנוח, תוך חיסכון בזמן וגם במחיר יותר נוח. לבעלי עסקים, עצמאים ופרילנסרים, הדבר בא לידי ביטוי בהפקת מסמכים לעסק. קחו למשל חשבוניות, היום מפיקים אותם אונליין, כלומר חשבונית אונליין. ואם צריך להפיק קבלות, גם את זה ניתן לבצע אונליין. וכך גם חשבוניות עסקה ועוד מגוון רחב של מסמכים ואף פעולות אחרות המקושרות עם הנהלת החשבונות העסקית שלכם.

חשבונית אונליין – מהי המשמעות?

מהי המשמעות של חשבונית אונליין: המשמעות היא זאת, בכל פעם שלקוח מבצע עסקה או רכישה מבית העסק לא צריכים לרשום עבורו מסמך ולמלא בשלושה העתקים. גם לא צריך לגשת למחשב, למלא מסמך ממוחשב ולהדפיס. כל מה שצריך זה להיכנס לחשבון העסק המקוון באינטרנט, של ספק שירות הנהלת חשבונות באינטרנט, להיכנס לכרטיס הלקוח (או לכרטיס לקוחות מזדמנים) לעדכן את הפעולה שהתבצעה (כגון מכירה בשיק, מכירה באשראי וכן הלאה). זו פעולה מאוד מהירה שאחריה מעבירים את החשבוניות ללקוח באמצעות המייל. כאשר רשות המיסים ומס הכנסה מאפשרים שליחה של מסמכים אונליין, בלי הדפסות, בלי פנקסי חשבוניות, אין שום סיבה לעבוד באופן מיושן.

גם חשבוניות עסקה זה אונליין

אם כבר אנו מדברים על חשבונית אונליין, חשוב להבהיר כי התוכנה המקוונת יודעת להפיק עבור עצמאים ובעלי עסקים גם מסמכים רבים אחרים. תוכנה להפקת חשבוניות מס יכולה למעשה להפיק גם מסמך שנקרא חשבונית עסקה. חשוב לא לבלבל בין המסמך הזה לבין חשבוניות המס ונבהיר בקצרה מה ההבדלים. לעומת חשבונית מס שאותה מוציאים חברות בע"מ או עוסקים מורשים, את חשבונית העסקה מוציאים עצמאים או פרילנסרים שהינם במעמד של עוסק פטור. זהו מסמך שאיננו מופק כאשר על פי חוקי המס מבצעים עסקה וגם מקבלים תשלום אלא רק כאשר ישנה הכרה בעסקה ועדיין לא שולמה התמורה. במילים אחרות, זוהי מעין דרישת תשלום שבעקבותיה, בדרך כלל לאחר תקופה מסוימת (כדוגמת שוטף פלוס שלושים) יועבר תשלום. לאחר העברת התשלום יוציא העצמאי שהוא גם עוסק פטור מסמך נוסף – קבלה.

קבלות, הצעות מחיר ועוד

ראינו, אם כן, שתוכנות לניהול חשבונית באינטרנט פועלות אונליין וניתן להפיק בעזרתן חשבונית אונליין וגם חשבוניות עסקה וכן גם קבלות. יש לציין כי גם מסמכים רבים אחרים ניתן להפיק בעזרת תוכנה מסוג זה ולהעביר לכל לקוח במייל. למשל, אם רוצים להעביר הצעת מחיר מפורטת שבאה לפני ביצוע עסקת רכישה משמעותית, אפשר להעביר זאת אונליין. כן, ממש כמו שמעבירים בשוטף חשבונית און ליין. ואפשר גם לבצע פעולות רבות אחרות, לבדוק את מצב הגביה בעסק, לבדוק אם יש חשבוניות פתוחות, לבדוק מהו המחזור העסקי ואף להעביר פרטים למנהל החשבונות או לרואה החשבון במייל, בקובץ פשוט שהופק ברגע אחד (לפי תקופה שאתם מגדירים).

חשוב לציין שאת המסמכים האמורים ניתן להעביר באמצעות כל מכשיר שיש לו חיבור לאינטרנט ומלבד זאת, המסמכים וכל הפרטים מגובים בענן. לא צריך לבצע עדכונים שוטפים, לא צריך לשמור את המסמכים הללו בהרבה מאוד קלסרים מסורבלים. אפשר להעביר את המסמכים לא רק באי מייל אלא גם בווטצאפ. ניתן להפיק מסמכי עסקה ודוחות חשבונאיים בטאבלט, מחשב נייד, מחשב נייח ובקיצור – כל מה שצריך, בשיטה הנוחה לכם.