חשבונית מס קבלה - מה היא, ולמה היא משמשת?

מרבית העסקים בישראל נדרשים להוציא יום יום כל מיני מסמכים. אחד החשובים שבהם נקרא חשבונית מס קבלה. בשורות הבאות נסביר מה זה חשבונית המס, מה ההבדל בינה לבין חשבונית מס קבלה, אילו סוגי עסקים צריכים להנפיק את המסמך ועוד.

מהו ההבדל בין חשבונית מס רגילה לבין חשבונית מס קבלה

כל חשבונית היא מסמך שעסק צריך להוציא ללקוחות. זו חובה ולא רשות, כך על פי הקביעה של רשות המיסים. לפני שנסביר אילו עסקים צריכים להוציא ללקוח את המסמך הזה, צריך להבין את ההבדל העקרוני שבין חשבונית מס בין חשבונית המס – קבלה. הסוג הראשון, הינו מסמך שאותו מוסרים ללקוח בזמן שבוצעה עסקה, אך מבלי שהתקבל תשלום, כלומר יש התחייבות לתשלום. זה מאוד מקובל בפעילות מסחרית שבין עסקים (B2B). למשל, מחברה לייבוא מחשבים מסרה משלוח של 20 מחשבים לחברת סטארט אפ. הסטארט אפ קיבל את המחשבים ואמור לשלם תמורתם בסגנון שוטף פלוס.

חשבונית מהסוג השני למעשה דומה מאוד לסוג הראשון, כאשר במעמד ביצוע העיסקה התקבל גם תשלום. אם לצורך הדוגמא חברת הסטארט אפ הייתה מקבלת את המחשבים וגם משלמת תמורתם, היה מגיע לה לקבל גם חשבונית (על כך שנוצרה התחייבות לתשלום) וגם קבלה – משום שבוצע תשלום.

אילו עסקים מחויבים להנפיק את חשבונית המס קבלה

את סוג המסמך הזה מחויבים להנפיק עסקים אשר נדרשים לגבות מע"מ מלקוחותיהם. כלומר, במסמך הזה יהיה פירוט של הסכום לתשלום (ללא מע"מ). בנוסף יהיה מפורט סכום המע"מ וכן גובה הסכום הכולל לתשלום. מכיוון שלא כל העסקים בישראל מחויבים לגבות מע"מ, יש מספר סוגי עסקים שלגביהם זה רלוונטי. למשל, למי שנחשב עוסק מורשה, וזה בניגוד לעוסק פטור. כמו כן, חברות בע"מ ושותפויות נדרשים גם הם להנפיק את סוג המסמך הנ"ל. וחשוב שיהיה ברור, עסק שמחויב להנפיק חשבוניות ולא עושה כן, עובר עברה חמורה על תקנות המס. אי דיווח על עסקאות באמצעות תיעוד כאמור, עשוי להיחשב להעלמת הכנסות או לאי ניהול נכון של ספרי העסק. כאשר מצב כזה מתברר בביקורת, הדבר יוביל לסנקציות נגד העסק או בעליו – קנסות ואפילו אישומים חמורים ותביעה.

סוגים נוספים של חשבוניות

עם השנים החלו לצוץ סוגים נוספים של מסמכים, אשר נוהגים להנפיק עסקים מסוימים. כך לדוגמא חשבונית עסקה. מדובר פה על מסמך שמהווה דרישת תשלום עבור עסקים קטנים, שאינם מורשים להוציא את חשבוניות המס שתיארנו קודם לכן. את המסמך הזה ניתן להוציא לצרכי תיעוד וחשבונאות. כאשר החוב מסולק, העסק מחויב להוציא קבלה כחוק. אגב, ניתן להוציא במקביל הן חשבונית והן קבלה (למשל אצל עוסק מורשה), וזה זהה לחלוטין להנפקה של חשבונית מס קבלה כמסמך יחיד.

עוד סוג נפרד שראוי לציין זה חשבוניות באינטרנט. למעשה זה לא בדיוק סוג אחר של מסמך אלא פשוט שימוש בטכנולוגיה מתקדמת ומשלוח אונליין. ישנן תוכנות מורשות, שקיבלו את ההיתר מרשות המיסים. זוהי מערכת בענן, שאליה מתחברים הלקוחות שהם לרוב עסקים קטנים עד בינוניים. דרך הממשק אפשר להוציא כחוק את כל סוגי החשבוניות כפי שהצגנו. אותה מערכת יכולה גם להנפיק סוגי מסמכים רבים אחרים, כך שזה מאוד נוח. השימוש בתוכנה ידידותי ומהיר. אפשר לשלוח ישירות את המסמכים דרך אי מייל או דרך הודעות, מבלי להדפיס כלום. כחלק מהפעולה, נעשית באופן אוטומטי חתימה דיגיטלית ושמירה, כך שלא ניתן למחוק מסמך לאחר שהונפק. אם נעשתה טעות, אפשר להוציא מסמך ביטול (במינוס).

מדוע כל כך חשוב להפיק חשבונית מס?

קודם כל, הדבר מוגדר כחובה על פי החוק בישראל. בין אם הלקוח ביקש לקבל פירוט של מה שרכש ובין אם לא – בית העסק חייב להפיק חשבונית מס קבלה. זאת על מנת שלעסק יהיה מעקב מפורט אודות ההיסטוריה של העסקאות שביצע, שלימים יצטבר לכדי תמונת מצב פיננסית כללית ודו"ח שיש להגיש לרשויות השונות.

כמו שאתם יודעים, מע"מ גובה בדיוק 17 אחוזים על כל עסקה שמתבצעת בין בית העסק ללקוחות. הדרך היחידה לדעת מהו הסכום הכולל היא דרך הנהלת חשבונות חכמה.

אלה כמובן לא הסיבות היחידות להפיק חשבוניות. לא רבים יודעים שמע"מ מציעה לבעלי עסקים אפשרות להתקזז על הסכום הכולל. הרי לכל עסק יש גם הוצאות, ועל חלקן הוא משלם מע"מ (שכן הוא רוכש שירותים ומוצרים מעוסקים מורשים או חברות בע"מ שגובות מע"מ בעצמן). כדי למנוע כפילויות, בית עסק משלם רק את ההפרש של שני הסכומים.

הפקת מסמכים עסקיים בקלות באונליין

נעים מאוד, כאן מייבן – תוכנה חכמה להפקת חשבוניות מס קבלה. אנחנו גאים להעמיד לרשותכם את הטכנולוגיה הכי חדשנית בתחום, עם פיצ'רים שיעזרו לעסק שלכם לצמוח.

אפשר להגיד שהפקת מסמכים עסקיים זה רק הבסיס. את זה כל התוכנות יודעות לעשות. איתנו תוכלו להנות מאפשרויות עיצוב מסמכים על פי המיתוג שלכם, חתימה דיגיטלית מאובטחת, מידע שנשמר אוטומטית על ענן ועוד. וגם – שירות לקוחות מצוין.

מוזמנים להצטרף אלינו עם חודש ראשון בחינם!