מה היא תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט?

בעזרת כלים מקוונים, אפשר לייעל את העסקים בדרכים נהדרות. אחת הדרכים המוצלחות שיכולות לעזור בניהול העסק, עם דגש על הצד הפיננסי והחשבונאי, היא להשתמש בתוכנה ייעודית לניהול חשבונות. נסביר מה היא התוכנה הזאת, למי היא מומלצת ומהם היתרונות.

פתרון אונליין לכל צרכי ניהול החשבונות בעסק

הדבר הראשון שכדאי לדעת לגבי תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט, זה שמדובר בשירות אונליין לכל דבר ועניין. אין צורך לרכוש את התוכנה הזאת עם התחייבות, אין צורך להתקין אותה על שרת עסקי או להתעסק של שדרוגים תקופתיים. ברגע שפותחים חשבון, אפשר להתחיל לבצע מגוון רחב של פעולות, כפי שנציג בשורות הבאות. בגדול, זהו פתרון כוללני ועשיר, לכל צרכי הניהול החשבונאיים. במיוחד מדובר בפתרון שמומלץ לעסקים קטנים ובינוניים, החל מרמת פרינלס יחיד וכלה בחברה שמעסיקה עובדים בכמה וכמה סניפים.

הפקת כל סוגי המסמכים ללקוחות

באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט ניתן להפיק את כל סוגי המסמכים ללקוחות. מדובר על מסמכים שנדרשים במהלך הפעילות העסקית, החל מפניית לקוח לקבל הצעה וכלה בסגירת טיפול בלקוח והוצאת מסמך כגון קבלה. אותה התוכנה שפועלת אונליין מאפשר להוציא חשבוניות מס וחשבונית עסקה, קבלות עבור תשלום, הצעות מחיר לפני מתן שירות או אספקה, רישום ממוחשב של תעודות משלוח וכיוצא באלה. אם בעסק שלכם השתמשתם בתוכנות נפרדות לכל אחד מהדברים הללו, אפשר לעבור לתוכנה אחת, פלטפורמה שנותנת את הכל ביחד.

העברת מסמכים אונליין

אמרנו שהתוכנה הזאת יכולה להוציא מסמכי עסקה ותעודות משלוח, אבל לא בזה מסתיים היתרון המרכזי. היתרון החשוב לא פחות, מבוסס על כך שניתן להוציא את הכל בלי להדפיס, בלי נייר, בלי דיו. זו הסיבה שהרבה אנשים מכירים את השירות הזה בתור שירות של חשבוניות באינטרנט. זה לא דבר מובן מאליו, ורק לפני כמה שנים רשות המיסים אישרה את הדבר הזה.

איך זה מתבצע? חברות שמספקות את השירות וקיבלו אישור מרשות המיסים, מפיקות מסמך עם חתימה דיגיטלית. כך אפשר להעביר את המסמכים אונליין, למייל של לקוח, דרך הודעות ווטצאפ ובשיטות דומות אחרות. היתרונות הגלומים בכך רבים. זה חוסך את הצורך לבזבז זמן על הדפסות ולבזבז ניירת. לא צריך להשקיע ברכישת דיו ודפים ואת הכל מעבירים בין רגע. אפשר כמובן להדפיס מסמכים אם מעוניינים בכך, אבל לרוב אין בכך צורך.

הפקת דוחות וגיבוי מובנה

באותה תוכנה להפקת חשבוניות ניתן להפיק דוחות לעסק, לצורך ניהול פיננסי וגבייה. התוכנה מוציאה התראות במידה וישנם לקוחות שמאחרים בביצוע תשלום כזה או אחר. מלבד זאת, קחו בחשבון שהשירות כולל בתוכו גיבוי של כל המסמכים והרישומים. הכל נמצא אונליין, בענן. ופירוש הדבר שניתן להיכנס לחשבון העסק מכל מכשיר ובכל הזדמנות. אתם אצל לקוח ורוצים לראות כמה הוא חייב לכם? נכנסים לתוכנה ומקבלים פירוט. אתם בבית ורוצים לבדוק כמה העסק הרוויח לפני חודשיים? נכנסים לתוכנה מהנייד ובודקים.

ממשק עם פתרונות גבייה וסליקה

אם אתם לא רוצים לשלם כסף רב עבור שירותי ניהול חשבונות, הפתרון אונליין מאפשר לכם לבצע את הכל בעצמכם. זו מערכת ידידותית, קלה לשימוש ונוחה להבנה. כתוכנה פיננסית, אפשר לחבר אותה דרך ממשק ייעודי, לפתרונות עסקיים משלימים. למשל, חיבור עם מערכת גבייה ומערכת סליקה. לקוחות שמשלמים לכם באתר או באפליקציה, יוכלו לקבל קבלה וחשבונית, באופן אוטומטי וללא מגע יד אדם.

לסיכום, מדובר בפתרון נגיש, זמין, זול, ידידותי ועדכני. התוכנה מאושרת על ידי רשות המיסים, מתאימה לכל סוגי העסקים, מקטנים ועד לבינוניים.

תוכנה להפקת חשבוניות – יתרונות

הנהלת חשבונות באינטרנט אולי נשמע כמו משהו גדול ומאיים, אבל האמת הפוכה לגמרי. למעשה, אחד העקרונות המנחים שלנו כאן במייבן הוא להפוך המורכב לפשוט. יש מספיק דברים מסובכים בעולם, וניהול הפן המשרדי בעסק שלכם לא חייב להיות אחד מהם (אלא אם כן אתם ממש מתעקשים).

אם פעם הייתם צריכים למלא כל מסמך בצורה ידנית, ואז להעביר אותו פיזית או לשלוח בדואר, היום המצב שונה לחלוטין. לא משנה על איזה סוג מסמך עסקי אנחנו מדברים – את כולם אפשר להפיק על ידי כמה קליקים. והם כמובן נשלחים עד המייל או הוואטסאפ של הלקוח.

אנחנו משתדלים לשמור כאן גם על יעילות. אנחנו יודעים שככל שהאדמיניסטרציה תבוא לכם יותר בקלות, ככה יישאר לכם יותר זמן לעבודה השוטפת. לכן, כל המידע הפיננסי אודות העסק שלכם תמיד נשאר זמין בלחיצת כפתור. כל מה שאתם צריכים זה חיבור לאינטרנט.

התוכנה מאושרת לשימוש על ידי משרד האוצר, ובסוף כל שנה כשתצטרכו להגיש דו"חות לרשויות, רואה החשבון שלכם יוכל לדלות ממנה את הנתונים בפשטות.

תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט לא נוצרה רק כדי שתוכלו להפיק דרכה מסמכים עסקיים. יש לה פיצ'רים נוספים שמעניקים לכם מעטפת אמיתית והופכים את החיים שלכם כבעלי עסקים לקלים יותר. בין היתר אנחנו מדברים על היכולת לעצב את המסמכים על פי עקרונות המיתוג, לשמור מאגר לקוחות קבועים, להתממשק עם חנות מסחר אונליין וכו'.

כלי דוחות וניתוח נתונים משופרים

תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט נותנת הרבה יותר מהנהלת חשבונות בסיסית. פתרון מסוג זה מסוגל לספק פונקציות כגון הפקת דוחות איכותיים, פתרונות ניתוח מידע שהמאפשרים לעסקים לקבל תובנות עסקיות שיכולות לעזור בניהול פיננסי עסקי. כלים מתוחכמים יכולים לעזור לעקוב ולנתח מדדים פיננסיים בעסק, ואפשרות לקבלת נקודת מבט מקיפה על ביצועי החברה. ניתוח נתונים בזמן אמת הוא כלי רב ערך לקבלת החלטות חכמה, מסייע בזיהוי מגמות וחיזוי תרחישים עסקיים ופיננסיים בהמשך. התוכנה יכולה גם לאפשר לכם לייצר דוחות מותאמים אישית, שהם כלי רב עוצמה לתכנון אסטרטגי ולעמידה בדרישות רגולציה ומיסוי.

תפעול פיננסי ועסקי יעיל יותר

שימוש בכלי תוכנה לחשבוניות בשגרה החשבונאית בעסק מייעל בבירור את תפעול העסק והניהול הפיננסי. התוכנה מאפשרת לכם להיעזר בכלים של אוטומציה במשימות חוזרות ונשנות כגון למשל הפקת חשבוניות, בתשלומי חשבונות עסקיים ובביצוע התאמות עם גורמי חוץ כגון בנקים, ספקים ואחרים.

היכולת של התוכנה להפוך תהליכים קבועים לאוטומטיים מפחיתה את הסיכוי לטעויות, חוסכת לכם זמן יקר ומבטיחה דיוק לאורך כל הדרך. יעילות כזאת חשובה במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים, שבהם אופטימיזציה של משאבים יכולה לחסוך כסף רב וגם זמן. בנוסף, האופי מבוסס הענן של התוכנה מאפשר לכם לגשת לנתונים פיננסיים מכל מקום וגם בנייד. כל זה מקל על עבודה מרחוק ומייעל שיתוף פעולה בין עובדים.

אבטחה והגנה על נתונים

פתרונות חשבונאות מקוונים מספקים תכונות אבטחה עדכניות. זה חשוב ומועיל להגנה על נתונים פיננסיים ועסקיים רגישים. פלטפורמות מקוונות איכותיות משתמשות בשיטות הצפנה מתקדמות, אימות מתוחכם וביקורות אבטחה שחוסמות פריצות לנתונים. יתר על כן, תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט גם מתעדכנת באופן קבוע, מבלי שאתם צריכים לעשות דבר. כל זאת כדי לעמוד בתקנות הפיננסיות ובחוקי המס בארץ. היבט זה חשוב במיוחד עבור עסקים קטנים ובינוניים שייתכן שאין להם משאבים לשכירת יועצים צמודים ויקרים. על ידי הסתמכות על תוכנת הנהלת חשבונות מקוונת, עסקים יכולים בקלות יחסית לפעול כחוק, ויכולים לעמוד בכל ביקורת חיצונית מטעם מס הכנסה או רשויות אחרות.