מהי קבלה ירוקה ולמה גם לכם כדאי לעבור לקבלות ירוקות

"ירוק" הוא ערך חיובי עבור כל עסק בכל תחום, ופירושו בימינו ידידותי לסביבה. בפרט ישנה האופציה של קבלה ירוקה, ובעצם לא רק קבלות ניתן להפיק בדרך מתקדמת שמצמצמת את הפגיעה בסביבה אלא את כל סוגי החשבוניות וכל סוגי המסמכים – חשבוניות מס, חשבוניות עסקה, הצעות מחיר וכו'.

מהי בעצם "קבלה ירוקה"?

קבלה ירוקה הינה למעשה קבלה שהופקה באופן דיגיטלי ולא על גבי נייר כבעבר. באופן דומה חשבוניות מס ירוקות הינן חשבוניות מס ממוחשבות – שבאופן טבעי אין כלל צורך להדפיס אותן אלא אפשר פשוט לשגר אותן אל הלקוחות בלחיצת כפתור פשוטה ודרך המייל.

היתרונות של הקבלות הירוקות

היתרון הראשון של קבלות ירוקות הוא כאמור הידידותיות לסביבה – בעולם שמודע היטב לחומרת הסיכון שבו הוא נמצא (גם אם חלק מהמנהיגים מנסים לעצום עיניים ובעיקר לעצום את עיני הציבור שכבר נפקחו), חובה על כל אחד ואחת מאיתנו לעשות כל מה שביכולתנו כדי לצמצם את הפגיעה בסביבה, כך שגם ילדינו ונכדינו, וילדיהם ונכדיהם, יוכלו לחיות בכדור בארץ ברווחה ובנחת. אמנם גם לחשבוניות הממוחשבות ישנה טביעת רגל אקולוגית (ייצור חשמל, גם בטכנולוגיות חדשות, גורם אף הוא לפגיעה מסוימת בסביבה), אולם ברור לכולם שקבלות הנייר מייצרות פגיעה קשה יותר.

היתרון השני של הקבלות הירוקות הוא התדמית הטובה שיש לעסק שמוציא אותן – בין אם מדובר בחברה גדולה ובין אם בפרינלנסר שהוא עוסק פטור, כשהוא מספק ללקוחותיו את הקבלה הדיגיטלית הוא זוכה מידית להגדרה "ירוק", שכאמור נתפשת כחיובית מאוד בימינו, ובנוסף סביר להניח שיתייחסו אליו כאל עסק מתקדם שמיטיב לאמץ פתרונות חדשניים, ומן הסתם גם אמון על מתן שירות איכותי במיוחד או ייצור מוצרים משובחים.

היתרון המשמעותי השלישי של החשבוניות הירוקות הוא החיסכון בזמן – קל מאוד להפיק אותן, וגם השליחה ללקוחות מתבצעת כאמור בלחיצת כפתור ועל כן ביעילות מרבית (אין צורך לחפש מעטפות ובולים ואז ללכת לחפש תיבת דואר כדי לשלשל את המעטפה). מרכיב נוסף של החיסכון הניכר בזמן הוא קלות האיתור של כל קבלה או חשבונית, בין אם לצרכי גביית התשלום מהלקוחות ובין אם כשעל בעל העסק להכין דוחות לרשויות המס השונות או לבחון את הכנסותיו מול הוצאותיו למטרת קבלת החלטות מושכלות בנוגע לניהול העסק.

עוד יתרון, יקר ערך לא פחות, הוא הסיכון האפסי שחשבוניות או קבלות ילכו לאיבוד. כל מי שאי פעם איבד פנקס קבלות או חשבוניות יודע עד כמה רבה הטרחה הכרוכה בשחזור המידע שאבד, וכמובן שגם רשויות המס לא רואות בעין יפה מקרה שבו בעל עסק לא יכול להציג קבלות או חשבוניות – החשבוניות הירוקות זוכות לגיבוי מידי ואוטומטי, ועל כן אין סיכון שילכו לאיבוד.

מי מורשה להשתמש בקבלות ירוקות?

הפקת חשבוניות און ליין מותרת לכל בעל עסק, בין אם מדובר בחברה, בעוסק מורשה או בעוסק פטור. התנאי היחידי להיותה של קבלה דיגיטלית או חשבונית ממוחשבת קבילה מבחינת רשויות המס הוא חתימה אלקטרונית. בהקשר זה כדאי לציין שבשנת 2001 נחקק חוק מיוחד בנושא ("חוק חתימה אלקטרונית") והוא מגדיר בדיוק מהן הדרישות מאותה חתימה כך שהמסמכים הממוחשבים שנחתמים בעזרתה יהיו קבילים וניתן יהיה לוודא שהם אכן הונפקו ע"י בעל העסק. בפרט חייבת החתימה האלקטרונית להיות ייחודית לעסק, לאפשר לכל מי שחפץ בכך לזהות שאכן בעל העסק הוא זה שחתום על המסמך (בין אם זו קבלה, בין אם מדובר בחשבונית מס, או כל מסמך אחר בעל תוקף) ולאפשר זיהוי שינויים אם בוצעו לאחר החתימה האלקטרונית.

מה ההבדל בין הקבלה הירוקה לבין חשבונית ירוקה?

עסקים מסוגים שונים מנפיקים סוגים שונים של חשבוניות: עוסק פטור, כלומר מי שהכנסתו השנתית הינה פחות מהרף שנקבע בחוק (כ-98,000 ש"ח נכון לשנת 2017) ועל כן הוא אינו גובה מס ערך מוסף מלקוחותיו (ומן הסתם גם אינו משלם מס זה), מנפיק חשבוניות עסקה שהן למעשה דרישת תשלום מהלקוחות כמו גם דיווח לרשויות המס על ביצוע העסקה, וקבלות, שמעידות על קבלת התמורה הכספית. עוסקים מורשים מנפיקים חשבוניות מס, שמהוות עדות לקבלת התמורה הכספית (ושמטבע הדברים כוללות את מס הערך המוסף) ובנוסף הן מהוות דרישות תשלום מהלקוחות, וקבלות, שמעידות על קבלת התמורה הכספית (הכוללת כאמור את מס הערך המוסף). עוסקים מורשים יכולים להנפיק גם חשבונית מס קבלה – כלומר מסמך אחד המאגד את דרישת התשלום ואת האישור כי התשלום התקבל.

את כל המסמכים הנ"ל – חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה – ניתן להפיק באופן דיגיטלי, כך שלמעשה קבלה ירוקה הינה שם כולל לכל סוגי הקבלות והחשבוניות שאינן על נייר אלא מתקיימות במרחב הדיגיטלי.

כמה עולה להנפיק קבלות ירוקות?

מערכות הנהלת חשבונות באינטרנט, שכוללות בתוכן את האפשרות להפיק קבלות ירוקות ואת החתימה האלקטרונית הנדרשת, מוצעות במגוון רחב של אפשרויות ובהתאם גם עלויות. לרוב התשלום הוא על בסיס חודשי, כשלכל עסק כדאי לבחור מערכת שמתאימה לצרכיו הייעודיים ובהתאם לשלם רק עבור מה שבאמת חיוני.

הגיע הזמן להדביק את הפער

"קבלה ירוקה" היא בסך הכל עוד תוצר של עולם מתקדם. אם לא שמתם לב, העולם כולו הופך להיות ירוק. וזו לגמרי אחריותכם המלאה להפוך לירוקים גם. אלא אם כן אתם רוצים להישאר מאחור.

בעלי עסקים מצליחים שולטים בכל מה שקשור לצד הפיננסי בעסק, ברמה כזו שהם יודעים להגיד לכם בכל רגע נתון על כמה עומד המאזן. זו הסיבה לכך שהם יכולים לפתח וליישם אסטרטגיות תומכות צמיחה.

לא משנה מה גודל העסק שלכם או באיזה תחום אתם פועלים – גם אתם יכולים (וצריכים) לאמץ את הגישה הזו. עומדים לרשותכם מגוון כלים חכמים שיכולים לעזור לכם לנהל את הפן האדמיניסטרטיבי בעסק. ההחלטה האם להשתמש בהם או לא נמצאת בידיים שלכם.

הלוואי שלא היינו צריכים להתעסק עם כל מה שקורה מאחורי הקלעים, אבל זה חלק בלתי נפרד מעסק, בטח ובוודאי שבשלביו הראשונים. העבודה השוטפת כוללת גם יצירת מסמכים עסקיים: שליחת הצעות מחיר, חשבונות עסקה והפקת קבלות וחשבוניות ירוקות.

בעבר הלא כל כך רחוק, בעלי עסקים היו צריכים לעשות את כל זה ידנית. כן כן, ממש למלא את המסמך בדף ועט ולהביא אותו ללקוח או לספק פיזית (או בדואר). כך גם היה לגבי אחסון העתקים בקלסרים, ואיגודם לכדי דו"ח מסורבל כשמגיע הזמן להתחשבן עם הרשויות. נשמע מורכב, לא?

למזלכם, אתם לא צריכים להתעסק עם כל זה. עם מייבן, יש לכם את האפשרות לעשות הכל באונליין.