איך להפוך את סוף שנת המס מסיוט בירוקרטי ללחיצת כפתור אחת

ישנו מועד מיוחד בשנה, שבו כל בעל עסק ובמיוחד עסק קטן או בינוני מרגיש את הבטן מתכווצת. קורה הרבה שלקראת סוף שנת המס בעלי עסקים ורואי החשבון שלהם נלחצים וחוששים (מי יותר ומי פחות) בגלל הסיוט הבירוקרטי שנקרא "הדוח השנתי". הרגע שבו שצריך להכין את הדוח השנתי, לאסוף את כל החשבוניות, לוודא שכל המספרים מתכנסים כראוי, שאין טעויות שאין תקלות. הרגע שבו צריך להעביר לרואה החשבון ערימה של מסמכים ולקבל את התוצאות הסופיות. הלחץ, הבירוקרטיה, ההתעסקות עם רשות המיסים, כל זה לא נחשב לחוויה נעימה וזה מלחיץ, זה לוקח זמן ותמיד מרגיש לנו כאילו שכחנו משהו וכאילו משהו חסר. אבל אפשר גם אחרת.

הפחד הגדול מסוף שנת מס ומה עושים איתו

החרדה הנפוצה אצל עסקים קטנים, עצמאיים ועסקים בינוניים היא שמשהו ייעלם או שיהיה חוסר איזון במספרים. לדוגמא, שתהיה בעיה של חשבונית מס שלא נסרקה, קבלה שהלכה לאיבוד, הכנסה שלא נרשמה כחוק. פתאום רואה החשבון מתקשר בלחץ ושואל "תגיד, איפה חשבונית מספר 347?" ואתם מנסים לזכור על מה מדובר, האם זה בכלל היה בפברואר? אולי זו הכנסה ממרץ? בכלל שלחתי ללקוח את חשבונית או שזה פרח לי מהראש? הלחץ הזה קשור לבלגן בניהול החשבונות.

אז מה עושים עם הבלגן ועם הפחד הזה? את פותרים את זה? הפתרון הוא מערכת ניהול חשבונות שרושמת ושומרת אוטומטית כל חשבונית עסקה וכל מסמך אחר ברגע שמפיקים אותם. זה משנה את כל השנה מכיוון שבסוף השנה אתם לא צריכים לחפש שום מסמך. כל מה שצריך זה ללחוץ על הוראה כגון "ייצא דוח שנתי" כך שהמערכת מיד מכינה לכם קובץ מסודר עם כל ההכנסות, כל ההוצאות. אתם יכולים מיד לראות בעיניים שהכל מסודר, מאורגן לפי תאריכים. בצורה כזאת אין יותר פחד, לא צריך לנחש מה קרה מתי, לא צריך לחפש בלחץ בקלסרים, במגירות, בין הרים של ניירות.

חשבוניות שעומדות בכללים, ואתם מסודרים

יש הבדלים בין מסמכים שונים כגון חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה רגילה וחוץ מה יש מדי פעם שינויים בתקנות המס. חשבוניות ישראל צריכות לעמוד בהוראות כגון שיהיה מספר עוסק, לרשום כתובת, פירוט המוצר או השירות, סעיף המע"מ (אם מדובר בעוסק מורשה או חברה), תאריך הנפקה. כל שגיאה קטנה יכולה לעשות צרות אם תהיה ביקורת מס. אבל כאשר אתם עובדים עם מערכת דיגיטלית לניהול חשבונות, הכל עומד בכללים ובחוקים, התוכנה דואגת לכך שכל חשבונית וכל מסמך אחר יהיו תקינים. אותה מערכת יודעת מה עוסק פטור צריך לכתוב בחשבונית (ומה לא), איך מחשבים מע"מ ללא שגיאות, איזה פרטים יש למלא בחשבונית. זה חוסך לכם זמן ובסוף שנת מס, אין שום בעיות משום שהכל תקין ואפשר להיות רגועים.

פתרונות לסוף שנת מס שמתאימים גם לעסקים קטנים

הרבה עסקים קטנים ועוסקים פטורים חושבים שמערכת ניהול חשבונות נועדה רק לעסקים גדולים.  הם מתנהלים עם אקסל, שומרים קבלות עוסק פטור במייל ומקווים לטוב. זה עובד זמן מה אבל ברגע שהעסק צומח והעומס גדל, הכל הופך לבלגן אחד גדול. בסוף שנת המס רואה החשבון מבקש רשימה של כל ההכנסות, אתם מנסים לאתר מסמך ישן ששלחתם במייל, משהו שפעם שמרתם באקסל או נעלם באיזו תיקייה במחשב. כאשר משהו לא נמצא, הדוח לא מתאזן, חסרה קבלה כזאת או אחרת, אתם גם לא בטוחים אם בכלל הלקוח ההוא שילם או לא. אז במקום לסבול, להתעצבן או להילחץ, הנהלת חשבונות באינטרנט ואתם מסודרים ולא פחות חשוב – רגועים.