הפקת הצעת מחיר

איך מפיקים הצעת מחיר — ואיך הופכים אותה לחשבונית

הצעת מחיר שולחים ללקוח לפני העבודה, כדי שיאשר אותה. אחרי שהלקוח אישר, הופכים אותה לחשבונית בכמה לחיצות, עם כל הפריטים שבה.

למי זה מתאים: לכל עסק. בניגוד לחשבונית, את הצעת המחיר אפשר לערוך גם אחרי ההפקה.

שלב 1: פתיחת הצעת מחיר חדשה

1. לחצו על "חדש" בראש המסך.
2. בחרו "הצעת מחיר".

שלב 2: הלקוח ותיאור ההצעה

• לקוח: הקלידו את שם הלקוח ובחרו אותו מהרשימה. לקוח שעוד לא קיים מוסיפים בכפתור "חדש" שליד השדה.
• תיאור: כתבו על מה ההצעה. התיאור מופיע בראש המסמך וברשימת המסמכים.
• ארוע ביומן: בוחרים תאריך, שעת התחלה ותיאור, ונוצר ביומן אירוע שמקושר להצעה. לא חובה.

שלב 3: הפריטים

1. בשורה הראשונה הקלידו את שם הפריט ובחרו אותו מהרשימה, ושנו את הכמות לפי הצורך.
2. לפריט נוסף, לחצו על "הוסף".

המע"מ והסכום לתשלום מחושבים לבד, בתיבה שמתחת לפריטים.

שלב 4: תצוגה מקדימה והפקה

1. לחצו על "תצוגה מקדימה" ובדקו את ההצעה כמו שהלקוח יקבל אותה.
2. לחצו על "מעולה! המשך לאישור הפקה", ובחלון האישור בדקו את כתובות המייל.
3. לחצו על "אישור והפקת המסמך". ההצעה נשלחת ללקוח במייל.

עריכה אחרי ההפקה: ברשימת המסמכים לחצו על העיפרון הסגול שבשורת ההצעה. אפשר לערוך כל עוד ההצעה פתוחה ולא נחתמה על ידי הלקוח.

שלב 5: הלקוח אישר — הפקת חשבונית מההצעה

1. פתחו את ההצעה מרשימת המסמכים, בלחיצה על "הצג".
2. לחצו על "סגור", ובחלק "הפק מסמך לסגירה" בחרו "חשבונית מס". הלקוח כבר שילם? בחרו "חשבונית מס / קבלה".
3. המסמך החדש נפתח עם הלקוח וכל הפריטים מההצעה. כשמפיקים אותו, ההצעה נסגרת ומקושרת אליו.

• סגור עם מסמך קיים: מקשר את ההצעה למסמך שכבר הפקתם.
• סגור ידנית: סוגר את ההצעה בלי להפיק מסמך.
• הלקוח לא אישר: בתצוגת ההצעה לחצו על "ביטול מסמך" ואשרו. ההצעה מבוטלת, בלי מסמך נוסף.

סיום בהצלחה

ההצעה נשלחה ללקוח, וכשהוא יאשר, החשבונית תיפתח ממנה עם כל הפריטים, בלי להקליד אותם שוב.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• הצעה דומה לקודמת: שכפול מסמך חוסך את ההקלדה.
• החשבונית שנוצרת מההצעה: הפקת חשבונית מס.
• לבדוק אם הלקוח פתח את המייל: מעקב אחרי שליחה למייל.

---