הפקת חשבונית מס

כאן נפרט מה יש להזין בכל שדה בעת מילוי חשבונית מס

• תאריך המסמך – שדה חובה. ניתן לבחור תאריך מוקדם מהיום אך חובה לבחור תאריך שלא יהיה מוקדם יותר מחשבונית המס הקודמת שהופקה במערכת.

• לקוח – בחירת לקוח נעשית באמצעות הקלדת שם הלקוח. אם הלקוח קיים במערכת יש לבחור לקוח מתוך רשימת הלקוחות שלכם.

בעת כל יצירת מסמך חדש בשורת השם של הלקוח יופיע כפתור של "לקוח מזדמן \ לקוח קבוע":

כשנרצה לבחור לקוח קבוע נעביר את הכפתור למצב לקוח קבוע וכבר בעת ההקלדה שמו של הלקוח יעלה ונוכל לבחור בו.

באם נרצה להוסיף לקוח קבוע חדש יהיה עלינו להעביר למצב "לקוח קבוע" וללחוץ על הכפתור "חדש" מצד שמאל.

המערכת בוחרת לקוח קבוע בברירת המחדל בכדי להגן על המשתמש מיצירת כפילות של לקוחות. במידה ורוצים להקים תמיד לקוח מזדמן בברירת המחדל ניתן לפנות אלינו לתמיכה ואנחנו נפעיל את המצב הזה עבורכם.

• תיאור – כותרת המסמך, שדה שאינו חובה למילוי

• הפק מסמך באנגלית – יופיע במידה ומוגדר לחברה הקמת מסמך באנגלית. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. ניתן לסמן 'הפק מסמך באנגלית'. במידה והמסמך מופק באנגלית המקור תמיד יישמר בעברית וישלח ללקוח העתק המסמך באנגלית.

המחיר בפריטים כולל מע"מ – יופיע במידה ומוגדר לחברה אפשר את האופציה או ברירת מחדל כולל מע"מ עבור האפשרויות ב-'כלול מע"מ במחירי הפריטים במסמכים'. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. במידה ומסומן הסכום שיוקלד בתוך הפריט יהיה כבר כולל את המע"מ בתוכו.

מטבע ראשי של המסמך – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. סוג המטבע של הסכום הסופי של המסמך. שער המטבע המחושב במסמך הינו השער המעודכן להיום של המטבע הנבחר. במידה וצריך לעדכן שער אחר משער המטבע של היום ניתן לערוך אותו עם כפתור העיפרון הממוקם ליד בחירת המטבע שער הראשי

• פירוט תשלומים:
  • פירוט – פרטי המוצר / שירות העסקה. חובה למלא.

• הוספת פריט חדש לרשימת הפריטים – ברגע שמקלידים פריט שלא מופיע ברשימת הפריטים מופיע כפתור: הוסף פריט חדש. בלחיצה עליו תיפתח חלונית מבלי לצאת ממסך הפקת החשבונית מס ובה ניתן להגדיר את הפריט ואת המק"ט, את המחיר הקבוע כמו במסך פריטים.

• פריטים קיימים:
  • מע"מ – ניתן לבחור רגיל / כולל / פטור (האפשרות של פטור רק עבור עסקים היכולים להוציא חשבוניות מס מעורבות)
  • מק"ט – תוכלו לבחור מרשימת הפריטים שלכם או להשאיר ריק
• כמות – מסמלת את כמות הפריטים הנמכרת. להשאיר 1 אם לא רלוונטי.

• מחיר ליחידה – כאן יוגדר המחיר ליחידה אחת של הפריט. המערכת תכפיל את המחיר בכמות הפריטים ותוסיף לתוצאה הסופית את המע"מ. (למעט במקרה שמסומן: 'המחיר בפריטים כולל מע"מ')

• מטבע – סוג המטבע של סכום שורת התשלום – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. סוג המטבע של הסכום הסופי של המסמך.

• הנחה לפריט – באחוזים –  יופיע במידה ומוגדר לחברה הנחה לפריט. במידה ונדרשת הנחה בקשו מאיתנו ונוסיף לכם.

• שינוי שער המטבע עבור שורת הפריט – יופיע במידה ומוגדר לחברה שערי מטבע. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. שער המטבע המחושב במסמך הינו השער המעודכן להיום של המטבע הנבחר. במידה וצריך לעדכן שער אחר משער המטבע של היום ניתן לערוך אותו עם כפתור העיפרון הממוקם ליד בחירת המטבע.

• אם טעיתם במילוי פרטי השורה, תוכלו ללחוץ על כפתור המחיקה בסוף השורה.
• פירוט תקבולים – יש להזין את פרטי התשלום שקיבלתם מהלקוח – העברה בנקאית / המחאות /מזומן / כרטיס אשראי / פייפאל וגם אם הלקוח ניכה לכם מס, עליכם להזין את הסכום בטאב "ניכוי במקור". אפשר להזין כמה המחאות על ידי מילוי פרטים של כל המחאה ולחיצה על אישור תשלום.
• הערות – יופיעו מתחת לפירוט המסמך
• הערות קבועות – אלו הערות קבועות שמופיעות בתחתית המסמך אשר ניתן להגדירם במסך: 'הערות קבועות למסמך -> מסמכים בעברית/מסמכים באנגלית'. הן יופיעו מתחת להערות המסמך ובהפקת המסמך ניתן לערוך גם אותן.
• תוכן בתחתית המסמך – יופיע בתחתית המסמך
• תוכן נוסף במייל ללקוח – במידה ותרצו, תוכלו להוסיף תוכן נוסף אשר ישלח ללקוח במייל שעימו מועבר המסמך.

חשבונית ריטיינר – תופיע במידה ולחברה מוגדרת חשבונית ריטיינר. מוגדר דרך מסך הגדרות -> פרטי העסק. במידה וברצונכם ליצור חשבונית מס קבועה שתישלח ללקוח כל חודש על אותו סכום ניתן לבחור שתישלח חשבונית ריטיינר.

בסיום מילוי פרטי חשבונית המס תוכלו ללחוץ על "תצוגה מקדימה". דוגמא של המסמך תיפתח בתוך חלונית. במידה והמסמך נראה תקין, לחצו על "הפק את המסמך".

מייל עם לינק לחשבונית מס מקור תישלח ללקוח עם קובץ PDF חתום דיגיטלית. גם ליוצר החשבונית מס יישלח מייל דומה. ניתן לבטל את המייל שנשלח ליוצר החשבונית מס במסך הגדרות -> התראות.