הפקת קבלה
איך מפיקים קבלה — ואיך היא סוגרת חשבונית פתוחה
קבלה מפיקים כשהלקוח שילם. אם יש ללקוח חשבונית פתוחה, הקבלה סוגרת אותה, וכך תמיד רואים אילו חשבוניות עדיין מחכות לתשלום.
למי זה מתאים: לכל עסק שקיבל תשלום. כשהתשלום מתקבל יחד עם המכירה, עוסק מורשה יכול להפיק במקומה חשבונית מס / קבלה.
שלב 1: פתיחת קבלה חדשה ובחירת הלקוח
- לחצו על "חדש" בראש המסך ובחרו "קבלה".
- בשדה "לקוח" הקלידו את שם הלקוח ובחרו אותו מהרשימה.
- תאריך מסמך הוא התאריך של היום. אפשר לבחור תאריך מוקדם יותר, אבל לא לפני הקבלה האחרונה שהפקתם.
יש ללקוח מסמכים פתוחים? ליד שמו מופיע הכפתור האדום "מסמכים פתוחים".
שלב 2: בחירת החשבונית ששולמה
- לחצו על "מסמכים פתוחים". נפתח חלון עם המסמכים הפתוחים של הלקוח, הסכום של כל אחד והיתרה לסגירה.
- לחצו על "סגור" ליד החשבונית ששולמה.
הקבלה נפתחת מחוברת לחשבונית. בראש החלק "תשלומים" מופיע "סכום לסגירה": הסכום של החשבונית שנסגרת, עם המספר שלה.
הלקוח שילם רק חלק: הזינו בקבלה את הסכום ששולם בפועל, גם אם הוא נמוך מהסכום לסגירה. מה קורה ליתרה: סגירה מרובה וחלקית של מסמכים.
שלב 3: התשלום
- בחלק "תשלומים", לחצו על הכפתור של אמצעי התשלום, למשל "מזומן", "העברה בנקאית" או "המחאה".
- בחלון שנפתח לחצו על "השלם", והסכום לסגירה ממלא את שדה הסכום.
- לחצו על "הכנס". התשלום מופיע בטבלת התשלומים.
- כמה אמצעי תשלום: הלקוח שילם בכמה דרכים? הוסיפו תשלום לכל אחת.
- כמה המחאות: בחלון "המחאה" מזינים את ההמחאה הראשונה, ובשדה "סה"כ המחאות" את מספר ההמחאות. ההמחאות הבאות נוצרות לבד, עם מספרים עוקבים.
- ניכוי מס במקור: אם הלקוח ניכה מס במקור, הזינו את הסכום בשדה "ניכוי מס במקור" שמתחת לתשלומים.
שלב 4: תצוגה מקדימה והפקה
- לחצו על "תצוגה מקדימה" ובדקו את הקבלה. בתחתית מופיעה החשבונית שהיא סוגרת.
- לחצו על "מעולה! המשך לאישור הפקה", ובחלון "אישור יצירת מסמך" בדקו את כתובות המייל.
- לחצו על "אישור והפקת המסמך". הקבלה נחתמת דיגיטלית, והחשבונית נסגרת.
דרכים נוספות להפיק קבלה
- מתצוגת החשבונית: בתצוגה של חשבונית פתוחה לחצו על "סגור" ובחרו "קבלה". הקבלה נפתחת מחוברת לחשבונית.
- בלי לסגור מסמך: אפשר להפיק קבלה גם בלי לבחור מסמך פתוח. מזינים את התשלום ומפיקים.
סיום בהצלחה
הקבלה הופקה ונשלחה ללקוח, והחשבונית ששולמה מסומנת כסגורה ברשימת המסמכים.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• לראות איזה מסמך סגר את החשבונית: צפייה במסמכים סוגרים.
• קבלה שהופקה בטעות: ביטול קבלה.
• לבדוק אם הלקוח פתח את המייל: מעקב אחרי שליחה למייל.