קישור חשבונית ספק להזמנת רכש — סגירת ההזמנה וקליטה למלאי

קישור חשבונית ספק להזמנת רכש — סגירת ההזמנה וקליטה למלאי

הזמנתם סחורה מספק בהזמנת רכש, והחשבונית שלו הגיעה? בהוצאה שאתם מזינים בוחרים את ההזמנה בשדה "הזמנת רכש". שורות הפריטים של ההזמנה עוברות להוצאה, וההזמנה נסגרת בשמירה.

למי זה מתאים: לעסקים שמפיקים הזמנות רכש, כלומר בתפריט "מסמכים" יש "הזמנות רכש". שורות הפריטים עוברות להוצאה בעסק שמוסיף פריטים להוצאה, עם תוסף ניהול מלאי ומחסנים.

מתי השדה מופיע

• בעסק שמפיק הזמנות רכש.
• בהוצאה רגילה: לא בהכנסה, בתשלום להוצאה או בתנועת יומן.
• אחרי שבחרתם בשדה "ספק" ספק שיש לו הזמנת רכש פתוחה.

ברשימה מופיעות ההזמנות של הספק שהופקו ועדיין פתוחות. הזמנה שבוטלה, שנסגרה או שנשארה טיוטה לא מופיעה.

שלב 1: פותחים הוצאה ובוחרים ספק

1. בתפריט לחצו על "הוצאות", ואז על "הוסף". להוצאה קיימת לחצו על העיפרון בשורה שלה.
2. בשדה "ספק" הקלידו את שם הספק ובחרו אותו מהרשימה.

אם לספק יש הזמנת רכש פתוחה, מופיע מתחת לשדה "ספק" השדה "הזמנת רכש".

שלב 2: בוחרים את ההזמנה

1. בשדה "הזמנת רכש" בחרו את ההזמנה. כל הזמנה מופיעה עם המספר והתאריך שלה.

בהוצאה שאין בה שורות פריטים, שורות הפריטים של ההזמנה, עם הכמויות שלהן, מופיעות מעל החשבונית.

• בשמירת ההוצאה הכמויות נכנסות למלאי, כמו בהוצאה שהוספתם לה פריטים ידנית.
• רק שורות של פריטים מרשימת הפריטים עוברות להוצאה. שורה שנכתבה בהזמנה בלי לבחור פריט נשארת בהזמנה בלבד.
• בהוצאה שכבר יש בה שורות פריטים השורות לא משתנות וההזמנה רק מקושרת. כך גם כשבוחרים הזמנה אחרת אחרי שהשורות כבר מולאו.
• בעסק שלא מוסיף פריטים להוצאה לא מתמלאות שורות, וההזמנה רק מקושרת.
• הזמנה שהסחורה שלה כבר נקלטה למלאי במסך "קבלת סחורה", כולה או חלקה: השורות לא מתמלאות, ומופיעה ההודעה "הסחורה של ההזמנה נקלטה בקבלות סחורה, ולכן לא נוספו שורות פריטים." ההוצאה רק מקושרת להזמנה, וההזמנה נסגרת לפי קבלות הסחורה. ראו קבלת סחורה מהזמנת רכש.

שלב 3: שומרים

1. מלאו את שאר פרטי ההוצאה כרגיל ולחצו על "שמור וסיים".

ההזמנה נסגרת באותה שמירה, כמו בסגירה ידנית (חוץ מהזמנה שנקלטה בקבלת סחורה, שנסגרת לפי הקבלות). בתפריט לחצו על "מסמכים" ← "הזמנות רכש", וההזמנה מופיעה שם כסגורה.

משלוח חלקי: פותחים את ההזמנה שוב

הסחורה הגיעה רק בחלקה, והשאר עוד בדרך? פותחים את ההזמנה שוב:

1. בתפריט לחצו על "מסמכים" ← "הזמנות רכש".
2. לחצו על מספר ההזמנה, ובתצוגה שנפתחת על "פתח ידנית".

ההזמנה חוזרת לרשימת ההזמנות הפתוחות של הספק, ובהוצאה של המשלוח הבא בוחרים אותה שוב.

מתי ההזמנה נפתחת שוב

ההזמנה חוזרת להיות פתוחה כשההוצאה מפסיקה להחזיק בה:

• בחרתם בהוצאה הזמנה אחרת, או ניקיתם את השדה "הזמנת רכש", ושמרתם.
• החלפתם את הספק ושמרתם.
• סימנתם את ההוצאה כ"לא רלוונטי".
• מחקתם את ההוצאה.
• החזרתם את ההוצאה למסמכים ממתינים: בחלון ההוצאה לחצו על "פעולות" ← "החזר למסמכים ממתינים".

הזמנה שמקושרת ליותר מהוצאה אחת נפתחת שוב רק כשאף הוצאה לא מחזיקה בה.

סיום בהצלחה

זה הכול. מעכשיו חשבונית הספק סוגרת את ההזמנה שלה, ובעסק שמוסיף פריטים להוצאה היא גם מכניסה את הסחורה למלאי באותה שמירה.

טיפים נוספים לייעול העבודה:
• החלפתם ספק אחרי שהשורות התמלאו? השורות לא נמחקות לבד. מחקו אותן בפח שבשורה.
• לסגירה ידנית של הזמנה ולביטולה, ראו הפקת הזמנת רכש.
• לקליטת סחורה בלי הזמנה, ראו הוספת פריטים להוצאה.

---