איך להגן על המידע הפיננסי של העסק?

בעלי עסקים רבים עוברים היום לניהול החשבונות שלהם עם הפעלת מערכות ממוחשבות וחשבוניות דיגיטליות, תהליך שמביא עמו שיפור בניהול וביעילות, תוך הקפדה על הגנה מקיפה מפני סיכונים משמעותיים כמו מתקפות סייבר.

במאמר זה נסקור את ההיבטים החשובים באבטחת מידע במעבר להנפקת חשבונית עסקה דיגיטלית או כל מסמך חשבונאי אחר שמכיל פרטים רגישים, נציג טיפים לשמירה על פרטיות הנתונים ונסביר איך להגן על העסק מפני מתקפות סייבר, בעזרת אמצעי בקרה מתקדמים שמאפשרים הגנה על בטיחות המידע הפיננסי העסקי שלכם.

שיקולי אבטחה ואישור מרשות המיסים
חשבוניות דיגיטליות מספקות רמת אבטחה גבוהה יותר בהשוואה לחשבוניות נייר, שכן הן פחות חשופות לסיכונים כמו אובדן או גניבה. הודות לאמצעי אבטחת סייבר מתקדמים, המידע שבהן מוגן מפני פריצות ודליפות נתונים.

מה שחשוב לזכור זה שגם חשבוניות נייר וגם החשבוניות הדיגיטליות חייבות לעמוד בדרישות חוק חשבוניות ישראל, וכאשר משתמשים בתוכנה המאושרת על ידי רשות המיסים, ניתן לפעול בביטחון מלא.

שמירה מאובטחת

החשבונית הדיגיטלית נשמרת באופן מאובטח עם נגישות קלה למטרות אחזור ומעקב אחר המידע הפיננסי של העסק, הודות לאוטומציה ושליטה מרחוק, מה שמפחית את הסיכוי לטעויות אנוש ומשפר את הדיוק בניהול המידע הכספי של העסק.

שיקול נוסף במעבר לשימוש בחשבוניות דיגיטליות או הנפקת קבלות ירוקות הוא התמיכה בתהליכים משפטיים ובדרישות רשויות המס. פעולות כמו דיווחים, הגשת הודעות מס, קבלת דוחות כספיים ופיקוח על הנתונים מתבצעות בקלות ובמהירות, ללא מאמץ מיותר.

ניתן גם לשלב מערכת אוטומטית לניהול כספים המבוססת על החשבונית, ומאפשרת לנהל את הכספים בעסק בצורה מדויקת ויעילה.

כמה טיפים חשובים להגנה על פרטיות הנתונים העסקיים

אבטחת מידע הפכה היום לנושא מהותי עבור כל עסק. מערכות הנהלת חשבונות דיגיטליות מספקות אבטחה מתקדמת, כולל הצפנה, גיבויים אוטומטיים ואמצעי אימות חזקים, שמגנים על פרטיות המידע הפיננסי.

כדי להגן על המידע הרגיש של העסק, חשוב להקפיד על יישום כמה עקרונות ואמצעים מתקדמים שיכולים למנוע דליפות ופריצות. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם ליישם אמצעי אבטחת מידע ולשמור על הגנת הנתונים העסקיים שלכם:

בקשו לקבל חשבוניות בדוא"ל
כאשר אתם רוכשים שירות או מוצר, מומלץ לבקש הוצאת חשבונית במייל ולא בדואר כדי להשיג את היתרונות הבאים:

• קלות ארגון ואיתור מסמכים דיגיטליים.
• חשבונית דיגיטלית נחשבת כ"חשבונית מקור" ואין חשש לאבד אותה.
• עם גיבויים הנשמרים בענן למשך שנים, תחסכו לעצמכם את הצורך בשמירת דפים מקומטים בקלסרים עמוסים ומאובקים שרק תופסים לכם מקום.

הגנה על נתונים באמצעות הצפנה

הצפנה היא אחת השיטות החשובות ביותר לשמירה על נתונים במערכת חשבונית אלקטרונית. הנתונים מוצפנים תוך כדי העברה בין מכשירים ובזמן אחסון, מה שמקשה על האקרים לגשת למידע רגיש או להשתמש בו לרעה.

בעלי חברות ועסקים נדרשים להקפיד על שימוש בטכניקות הצפנה מודרניות כגון הצפנת SSL/TLS על מנת לספק את רמת ההגנה הגבוהה ביותר.

יישום מדיניות הרשאה

יש להגדיר בקפידה את הרשאות הגישה לכל משתמש במערכת החשבוניות האלקטרוניות. על ידי שליטה על האנשים המורשים לגשת לנתונים או לשנות אותם, הסיכון לגישה לא מורשית או דליפות נתונים ממוזער.

ניתן להשיג הגנה זו באמצעות הטמעת אימות רב-גורמי (MFA) והחלת מדיניות הרשאות מוגבלות, שמספקים למשתמשים רק את הגישה המינימלית הדרושה לביצוע המשימות שלהם.

הגנה על המערכת מפני פרצות אבטחה

מערכת החשבונית האלקטרונית צריכה להתעדכן באופן קבוע כדי להבטיח הגנה מפני פרצות אבטחה שהתגלו לאחרונה.

לכן בעלי עסקים נדרשים להתעדכן בעדכוני אבטחה וליישם אותם ברגע שהם זמינים כדי לוודא  שהמערכת מאובטחת מפני איומים מודרניים.