איך מוציאים חשבונית בצורה נכונה?

אם אתם עוברים לעבוד כעצמאים או שאתם פותחים עסק ממש בקרוב, מעתה והלאה תצטרכו להכיר מקרוב דגשים שונים בניהול חשבונות לעסקים. בראש ובראשונה, תצטרכו בכל עסקה שמסתיימת להוציא חשבוניות. נסביר כל מה שצריך לדעת על הוצאת חשבוניות מס בצורה נכונה. כמו כן נסביר על הדרך הכי מתקדמת הזמינה כיום לשם כך.

אפליקציה אונליין – לעבוד נכון וחסכוני יותר

הטיפ אולי הכי חשוב שאפשר לתת לעסקים חדשים או לעצמאים שרוצים להתייעל – שווה לעבור לחשבוניות אונליין, בעזרת אפליקציה או תוכנה ייעודית. אם אתם רוצים לדעת מה זאת אומרת, אז הנה כל התורה על רגל אחת: מדובר על הפקת חשבוניות באינטרנט, בכלי פשוט ונוח לתפעול. לאחר שאתם מבצעים כמה שלבים פשוטים שנגלה בהמשך, התוכנה בעצם מפיקה את החשבונית. והיא לא רק שומרת אותה בצורה דיגיטלית אלא גם שולחת אותה ללקוח מבלי שתצטרכו לקום מהכיסא. כל מסמך נשלח ישירות למייל של הלקוח שלכם או של החברה שהזמינה מכם שירות או מוצר.

הקפידו לרשום את שם הלקוח

כדי להוציא חשבונית בצורה נכונה, אתם קודם כל צריכים למלא במסמך את שם הלקוח שלכם. באותו המסמך צריך להופיע גם השם שלכם או שם העסק שלכם. מה שמאוד נוח עם חשבונית דיגיטלית, זה שמראש כל מסמך שלכם מופק עם השם שלכם ועם הפרטים שלכם, שהגדרתם בהתחלת השימוש, באופן חד פעמי. מלבד זאת, אם אתם עובדים עם לקוחות קבועים, אתם יכולים לשמור גם את הפרטים שלכם בתוך התוכנה. כלומר, שליחה של כל מסמך נעשית תחת שם הלקוח וחוסכת לכם זמן בהוצאת החשבונית.

הקפידו לרשום את תאריך העסקה

כל חשבונית שמוציאים צריכה לכלול את התאריך שבו נחתמה העסקה או שהתבצע התשלום. הדבר מחויב על פי פקודות המס בישראל, מפני שרשות המיסים צריכה לדעת לאיזו שנת מס לשייך כל פעילות עסקית שלכם. בחשבונית שמפיקים בצורה דיגיטלית, לא צריכים לבזבז על כך יותר משבריר שניה. אפשר לבחור את התאריך של היום או לבחור מתוך לוח שנה מובנה את היום הרצוי. שימו לב שרישום התאריך יאפשר לכם לאחר מכן להוציא דוחות עם הכנסות לכל תקופה שתרצו לבדוק.

ציינו את סוג המוצר או השירות

בתוכנה אונליין אפשר להוציא כל סוג של קבלה, חשבונית עסקה, חשבונית מס קבלה, הוצאת חשבונית עצמית אך גם הצעות מחיר. אך אם נתמקד בחשבוניות, כדי להוציא אותן נכון יש להגדיר ולציין את סוג השירות. לדוגמא, אם אתם מוכרים נעליים אונליין, בחשבונית יירשם עבור הלקוח כמה זוגות נעליים נקנו ומאיזה סוג. פירוט זה חשוב גם לכם, לביקורת עצמית לטובת ניהול העסק וגם עבור הלקוח שלכם.

כל מסמך חייב להיות חתום

שימו לב שכל חשבונית צריכה להיות חתומה על ידי בעל העסק או מורשה חתימה. אבל מה קורה אם שולחים את המסמך אונליין? בנקודה זאת שימו לב לפלוס נוסף. התוכנות המוכרות, שקיבלו רישוי מרשות המיסים, סוגרות כל מסמך עם חתימה דיגיטלית. כלומר, אין שום צורך להדפיס ולחתום. התוכנה חותמת עבורכם, עד כדי כך נוח ופשוט.

כל מסמך צריך לשמור

רשות המיסים מחייבת כל עסק לשמור מסמכים למשך 7 שנים. כך על פי חוקי ההתיישנות. בעבר, כאשר אנשים עבדו עם רישומים ידניים, זה חייב את העסק לשמור העתקים מכל קבלה או חשבונית. כיום, אין שום צורך. ברגע שאתם מוציאים את המסמך בצרוה מסודרת, עם תוכנה מוכרת, הכל נשמר בענן, באופן אוטומטי.