האם מומלץ להוסיף חתימה דיגיטלית לחשבונית?

כמו שאתם יודעים, יש היום שתי דרכים לנהל חשבונות של עסק: ידנית או אינטרנטית. רק למקרה שאתם לא מעודכנים – הזירה העסקית צועדת לעבר הקדמה, ולכם אסור להישאר מאחור. ותכלס, אם יש כלים דיגיטליים שיכולים לעזור לעסק שלכם לצמוח, למה לא להשתמש בהם?
בלי יוצא מן הכלל, רוב מוחלט של עסקים חדשים, קטנים או בינוניים, בוחרים לנהל את החשבונות שלהם באונליין כבר מהצעד הראשון. לחשבונית אינטרנטית יש יתרון עצום על פני חשבונית מס מסורתית מנייר. היא מהווה מסמך רשמי ב-100 אחוז, מאושרת על ידי הרשויות, מופקת בפחות מדקה ונשלחת ישירות למייל או הוואטסאפ של הלקוח.
אבל זה לא נגמר כאן, היתרונות של התוכנה משמעותיים בכל מה שקשור לניהול העסקי הכולל שלכם, מעקב אחרי תשלומים עתידיים, הפקת דו"חות רווח והפסד, התנהלות מול הרשויות וכו'.
עם מייבן, כל הצד הפיננסי של העסק נמצא אצלכם בכיס הקטן.
השימוש בתוכנה עוזר לעסקים לחסוך בעלויות הנייר והדיוור, אבל לא רק. הפקת חשבוניות באינטרנט מאפשרת לכם לעבוד בזריזות, לשלוט בפיננסים של העסק ולהפוך לעסק ירוק וידידותי יותר לסביבה.
אז עכשיו, אחרי שקיבלתם קצת רקע מקיף והבנתם שחשבונית ירוקה עדיפה פי כמה על חשבונית מסורתית, הגיע הזמן לרדת לעומק. בואו נדבר על החתימה הדיגיטלית.

הוספת חתימה דיגיטלית לחשבונית

אז מה זה בכלל חתימה דיגיטלית? בכמה מילים פשוטות, זה קוד ייחודי שניתן לצרף למסמכים עסקיים על מנת להוכיח שהמסמך מקורי (זאת אומרת, שהחתום עליו הוא אכן זה שיצר ושלח אותו). משהו שחשוב לדעת: מהרגע שהמסמך הופק, לא ניתן לשנות ולערוך אותו. במידה ועשו במסמך שינוי, החתימה אוטומטית יורדת ממנו והופכת אותו ללא קביל משפטית. אפשר להגיד שהיא מספקת הוכחה לאותנטיות.
אם בעבר, על כל הפקה ידנית של חשבונית מס קבלה, קבלה (או כל מסמך עסקי אחר) הייתם צריכים להוסיף חתימה ידנית, הרי שבטפסים המקוונים, החתימה הדיגיטלית באה במקומה. ישנם יתרונות רבים לעסקים המשתמשים בחתימות דיגיטליות, כולל: אימות זהות השולח, הוכחה לאותנטיות, אבטחה, סיכון מופחת להונאה וייצוג המוניטין שלכם בצורה נכונה.

איך אפשר ליצור חתימה דיגיטלית?

יש כמה דרכים ליצור חותמות דיגיטליות, הנפוצות שבהן היא להיעזר במעצבים גראפיים, או להוריד בתשלום חותמות מוכנות. עם תוכנה לחשבוניות כמו מייבן, דעו שהמסמכים שלכם אוטומטית מקבלים חתימה דיגיטלית. לא תצטרכו לשלם אקסטרה כסף, לא תצטרכו להתאמץ יותר מדי.
כל מה שתצטרכו זה להוסיף את החתימה הרגילה שלכם וזהו. תוכלו גם להשתמש בפאביקון או בכל אלמנט עיצובי אחר של המותג שלכם. ככה או ככה, מומלץ לבחור בחתימה שמייצגת אתכם ואת המסר העסקי שלכם כמו שצריך. מהרגע שהזנתם את קובץ החתימה, היא תופיע על כל מסמך שתפיקו מבלי שתצטרכו להתעסק בזה.

מה הקשר בין הפקת חשבונית דיגיטלית לבין ייעול עסקי?

חשבונית דיגיטלית יכולה לשפר את הדיוק, האבטחה והמהירות של עיבוד חיוב ותשלומים. תחשבו על כל הזמן שאתם יכולים להשקיע בתפעול וניהול העסק, ברגע שכל ניהול החשבונות הופך להיות פשוט. כל מסמך עסקי שאתם רוצים, בין אם זה חשבונית מס או קבלה, אתם יכולים לשלוח מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט ובלחיצת כפתור. זה עד כדי כך פשוט. ולא רק זה, הממשק כל כך קל לתפעול שאתם לא מאמינים.
 מייבן מרכזת לכם את כל המידע הפיננסי במקום אחד, תוכלו לשלוף דו"חות בקלות לפי תאריכים ספציפיים, לשלוח ללקוחות דרישות תשלום, הצעת מחיר, או הזמנת עבודה מספק וכו'.
ולא רק זה, היא הופכת את כל תהליך ההתקזזות מול הרשויות לקל. בין אם אתם עוסקים פטורים או מורשים, רואה החשבון יוכל להתממשק עם המערכת בקלות ולהפיק את כל המידע שהוא צריך על מנת לבצע סיכום שנה.
בסופו של דבר, המהות של הכלי המדהים הזה היא לפנות לכם זמן. בצורה הזו, אתם תוכלו להתפנות לדברים החשובים באמת. ניהול חשבונות של עסק באונליין היא אחת הדרכים להבטיח את הצמיחה של העסק שלכם, וזאת בדיוק הסיבה לכך שחשבוניות דיגיטליות הן האופציה הכי מומלצת כיום לעסקים חדשים.