החשיבות שיש בהוצאת חשבונית מס

האם כל עסק מחויב להוציא חשבונית מס? התשובה המפתיעה היא שלא בהכרח. יש עסקים שנדרשים לכך ואילו אחרים לא. נסביר מי צריך לנפק מסמכים מסוג זה ומהי החשיבות בהוצאתם.

מהי חשבונית מס

ראשית נבהיר מהי בכלל חשבונית המס. מדובר על מסמך עסקי רשמי, אשר התקנות מגדירות מה בדיוק הוא צריך לכלול. לדוגמא, נקבע כי יש להוציא את המסמך הזה כאשר מתבצעת עסקה ויש לציין מספרים עוקבים כדי לזהות שאין מסמכים כפולים. ככלל, זהו מסמך המתאר עסקה ומכיל את סך הכנסות שהתקבלו או שצפויות להתקבל מעסקה מסוימת. ריכוז של חשבוניות לתקופה נתונה מגלה לעסק מהי ההכנסה השוטפת. כמו כן ניתן בצורה כזאת לנהל מעקב של גבייה ולוודא כי תשלומים לא מתעכבים או הולכים לאיבוד.

עסקים מחויבים להוציא חשבוניות

בעבר ניתן היה להוציא חשבוניות בעיקר בצורה ידנית. כיום, הדרך הנפוצה יותר היא על ידי שימוש בתוכנה. תוכנה להפקת חשבוניות יכולה להיות מותקנת במחשב או להיות זמינה אונליין. זאת אומרת שאין צורך לבצע התקנה או להזמין עדכונים. אך חשוב לא פחות, להבין אילו עסקים מחויבים להוציא מסמכים כאלה ואלה לא. אם עסק מחויב בכך ולא מבצע זאת, הדבר מהווה עבירה חמורה. חלק מהעבירות הללו מוגדרות כטכניות (כאשר הן לא חמורות). לעומת זאת עבירות מהותיות, עקביות, כגון אי דיווח על הכנסות, עשויות להיחשב לעבירות פליליות לכל דבר.

עסקים המחויבים להוציא חשבוניות מס הם לרוב עסקים בינוניים או גדולים. למעשה, כל עסק מרמת עוסק מורשה ומעלה, מחויב בכך. זאת אומרת שאפילו עסקים קטנים שבחוק מוגדרים כעוסקים מורשים, מחויבים להוציא מסמכים מסוג זה. לעומת זאת, מי שמוגדר בתור עוסק פטור, צריך להוציא אך ורק קבלות (מסמך המעיד על קבלת תשלום). עוסקים מורשים, חברות בע"מ, שותפויות, עצמאים בעלי רף הכנסה גבוה, כל אלה צריכים להוציא גם חשבוניות מס וגם קבלות.

לחסוך זמן על ידי מסמך משולב

כאשר גורם עסקי מקבל תשלום במעמד העסקה, מותר על פי התקנות להוציא מסמך אחד, בעל משמעות כפולה. אנו מדברים על מסמך שהוא חשבונית אך גם קבלה. באופן טבעי, זה נקרא חשבונית מס קבלה והמשמעות היא – חתימת עסקה או קבלת מוצר, בצירוף ביצוע תשלום. מסמך כזה חוסך זמן ומייתר את הצורך לרשום חשבונית בנפרד וקבלה בנפרד.

שומרים על סדר בעסק מבחינה תפעולית כלכלית

על מנת לייעל את הטיפול במסמכים עסקים, מאוד נוח להפיק אותם במערכת דיגיטלית. כל עסק יכול לעבור לשירות של הנפקת חשבונית דיגיטלית, וזה מסייע לא רק לעמוד בדרישות מס הכנסה. בצורה כזאת הרבה יותר נוח לשמור על הסדר בעסק, מבחינת רישומים עסקיים. ברגע שהמסמכים מופקים, הם נקלטים תחת ביצועי העסק. ניתן לאחר מכן להפיק דוחות בקרה ולבדוק את ההיבטים התפעוליים והכלכליים. זה יכול לסייע לבדיקת שיעורי רווחיות כלליים, שיעורי רווחיות מלקוח, השוואת הכנסות בתקופות דומות אך בשנים שונות ועוד.

בלי הפתעות – שלא תיפלו בביקורת תקופתית

בעלי עסקים וותיקים יכולים לפעול למשך שנים מבלי שנדרשו אפילו פעם אחד לעמוד בביקורת של מס הכנסה. אבל אף אחד לא יכול לדעת מתי תתבצע ביקורת. חוקרי מס הכנסה מבצעים בכל עת ביקורות בעסקים שנבחרים באופן רנדומלי. בנוסף, מתקיימות ביקורות בעסקים שהתקבל מידע שמשהו בהם לא מנוהל בצורה תקינה. וזו החשיבות של שמירה על סדר והוצאת חשבוניות כחוק. אם בביקורת מתגלית אי הקפדה על הנהלים, זה מאוד לא נעים וכרוך בקנסות גבוהים. התנהלות מסודרת, תמנע הפתעות לא רצויות.