הפקת חשבונית ללא נייר

במשך עשרות שנים בעלי עסקים השתמשו בפנקסי חשבוניות. לאחר השלמת עסקה או קבלת התשלום עבורה בעל העסק היה מחפש את הפנקס, מחפש את הדף הפנוי הבא בו, ממלא את כל הפרטים, מקווה שהם עברו גם להעתקים שנשמרים בפנקס ואם לא מעתיק שוב את כל הפרטים, ובקיצור – תהליך מסורבל שבזבז זמן יקר. היום יש אופציה טובה הרבה יותר, מבחינות רבות – הפקת חשבוניות באינטרנט. בעמוד זה תמצאו פירוט של כל היתרונות של הדרך המתקדמת יותר והסברים לגבי אופן השימוש המיטבי בפתרונות הדיגיטליים.

חיסכון בזמן

היתרון הראשון של הפקת חשבונית מס באופן דיגיטלי, בלי ניירות ועטים ופנקסים, הוא כאמור החיסכון בזמן.

יתרון זה בא לידי ביטוי גם כשבעל העסק נדרש להפיק חשבונית, וגם בשלבים מאוחרים יותר כשהוא מבקש להפיק דוחות שונות – בין אם לצרכים פנימיים ובין אם כחלק מהדרישות של רשות המיסים. הוצאת חשבונית מס אונליין היא פעולה פשוטה מאוד שניתן להשלים אותה בכמה לחיצות כפתור, ובפרט כשמדובר על לקוח שהפרטים שלו כבר מופיעים במערכת. הפקת דוחות מע"מ, דוחות שנתיים למס הכנסה, דוחות רווח והפסד וכו' הופכת גם היא למשימה שמושלמת בזמן קצר מאוד ובכמה לחיצות כפתור – יתרון משמעותי במיוחד לעסקים קטנים שאין בהם מחלקת הנהלת חשבונות.

סדר וארגון

עוד יתרון של מעבר מחשבוניות נייר לחשבוניות דיגיטליות הוא שבדרך זו מובטח לכם סדר מופתי. עצמאי שאיבד את פנקס החשבוניות יודע שמדובר בסיוט אמיתי, וגם חיפושים מייגעים אחרי פנקס שלבסוף נמצא מצדיקים מעבר לאופציה המתקדמת יותר שמציע העידן הדיגיטלי.

בנוסף, חשבונית דיגיטלית קל מאוד לשחזר אם למשל הלקוח איבד אותה והוא מבקש מכם עותק. מאחר שניתן להפיק חשבוניות בקלות וביעילות מכל סוגי המכשירים, כולל מהסמארטפון (כשבוחרים פתרון חכם, כמובן), גם אין סיכוי שתשכחו להוציא חשבונית על עסקה כלשהי ותסתבכו עם רשות המיסים.

ידידותיות לסביבה

חשבונית דיגיטלית נקראת במקרים רבים גם "חשבונית ירוקה". אמנם גם פעילויות מקוונות מחייבות שימוש במשאבים ובעיקר צורכות חשמל, אבל גם כך הוצאת חשבונית מס ללא שימוש בנייר היא אופציה הרבה יותר ידידותית לסביבה – ובעידן שבו כבר ברור לכל אחד ואחת מאיתנו שללא שינויים משמעותיים משבר האקלים יתעצם ויגבה מאיתנו מחיר כבד, המעבר מנייר לדיגיטל הוא צעד קל ופשוט מתבקש.

מיתוג

הידידותיות לסביבה, שדרוג השירות לכל לקוח (בזכות האופציה לשגר את החשבונית הישר למייל) והשימוש בפתרון דיגיטלי במקום בפנקס נייר מיושן תורמים גם למיתוג העסק. ליתר דיוק, עסק שעדיין מחלק חשבוניות נייר נתפש כמיושן, והרצון ליצור איתו אינטראקציות שונות פוחת.

מאחר שברוב תחומי הפעילות יש תחרות עזה, המיתוג הבעייתי כשנשארים מאחור עלול להיות ההבדל בין הצלחה לבין כישלון, וחבל לשלם מחיר יקר כשיש פתרון משופע ביתרונות.

איך מנפיקים חשבוניות דיגיטליות בדרך המשתלמת ביותר?

באופן עקרוני יש שתי דרכים להפיק חשבוניות ללא נייר: האחת היא רכישת תוכנה להפקת חשבוניות מס והשנייה היא הרשמה לשירות ותשלום חודשי/שנתי. בשני המקרים הפתרון כולל ממשק משתמש ליצירת לקוחות, כתיבת חשבוניות והפקת דוחות, וכן מנגנון שמוסיף חתימה דיגיטלית לכל חשבונית כך שהיא תהיה קבילה.

האופציה השנייה היא זו המומלצת. ראשית, מדובר בפתרון זול יותר. שנית, בדרך זו אתם נהנים מממשק המשתמש הטוב ביותר שיש, שכן הוא מתעדכן באופן קבוע ומשתכלל, מבלי שתצטרכו לרכוש עדכונים לתוכנה או לבצע פעולות תחזוקה מורכבות. בנוסף אתם זוכים לשירות קשוב ולסיוע בהפקת מלוא התועלת האפשרית מהמערכת, וכך יכולים להפיק חשבוניות אלקטרוניות ללא נייר בדרך המשתלמת והיעילה ביותר.