כל היתרונות של תוכנה להפקת חשבוניות

הטכנולוגיות שלא מפסיקות להשתכלל הופכות את החיים שלנו לנוחים יותר וקלים יותר, וגם בעולם העסקים יש להן נוכחות מוגברת – ובפרט בכל עסק שרוצה להתייעל ולהתנהל באופן הנכון ביותר עבורו. אחת הדוגמאות הטובות לכך היא תוכנה שמפיקה חשבוניות.

האם מס הכנסה מכיר בחשבונית שהופקה על-ידי תוכנה?

האופציה של הנהלת חשבונות באינטרנט מוכרת על-ידי מס הכנסה, בתנאי כמובן שמשתמשים בתוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שעומדת בכל דרישות החוק ובכל התקנות הרלוונטיות.

החוק הרלוונטי הוא חוק חתימה אלקטרונית שאושר כבר בשנת 2001. חוק זה הפך את החתימה האלקטרונית, שנקראת גם חתימה דיגיטלית, לתקפה כל עוד מתקיימים התנאים הבאים:

א. החתימה ייחודית – כלומר רק בעל אמצעי החתימה יש את אותה חתימה דיגיטלית.

ב. ניתן לזהות באמצעות החתימה את בעל אמצעי החתימה.

ג. הפקת החתימה מתבצעת על-ידי אמצעים שנתונים לשליטה בלעדית של אותו בעל אמצעי חתימה.

ד. ניתן לזהות אם התרחשו שינויים במסמך שנחתם דיגיטלית לאחר שהוא נחתם.

בנוסף קובע החוק שני סוגים של חתימות דיגיטליות – חתימה מאובטחת וחתימה מאושרת שרמת האמינות שלה גבוהה אף יותר מזו של החתימה האלקטרונית ה"רגילה". כל תוכנה שעומדת בכללים הנ"ל, מאפשרת הפקת חשבוניות באינטרנט – כל הסוגים של חשבוניות.

אילו מסמכים ניתן להפיק באמצעות תוכנה ייעודית?

המטרה העיקרית של תוכנה להפקת חשבוניות היא מן הסתם הפקת חשבוניות מכל הסוגים – ובפרט חשבונית מס, קבלה וחשבונית עסקה.

חשבונית עסקה היא מסמך שמנפיקים הן עסקים פטורים והן עסקים מורשים. זוהי למעשה דרישת התשלום שמהווה אישור על כך שבוצעה עסקה. קבלה היא מסמך שמנפיק עוסק פטור, והיא מעידה על קבלת התמורה הכספית בגין העסקה שבוצעה. עוסקים מורשים רשאים לשלוח חשבונית מס במקום חשבונית עסקה, ולמעשה חשבוניות מס יכולות להוות גם קבלה כך שאין צורך להפיק כפל מסמכים.

באיזו שפה מופקת כל חשבונית על-ידי התוכנה הייעודית?

תקנות מס הכנסה מחייבות ניהול פנקסי חשבוניות בעברית או ערבית – כך לפי סעיף 21 ב' בהוראות מס הכנסה. יחד עם זאת ניתן באמצעות תוכנות מתקדמות להפיק העתק, מדויק כמובן, שיהווה חשבונית באנגלית. דגש נוסף הוא הסכומים שמפורטים בכל חשבונית – ניתן לציין סכומים בכל מטבע, כל עוד בנוסף מפורט הסכום שהתקבל עבור העסקה בשקלים. עבור עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל שימוש בתוכנה שמנפיקה חשבונית בשתי השפות ובכל מטבע שתרצו חוסך זמן יקר.

אילו פרטים חייבים להופיע בכל חשבונית?

גם כשמנפיקים חשבונית חובה כמובן לכלול בה את כל הפרטים הדרושים על-פי תקנות מס הכנסה. בין השאר לכל חשבונית דיגיטלית יש מספר סידורי אשר ייחודי רק לה, רשומים בה באופן ברור השם של העסק, הכתובת המלאה שלו, מספר הטלפון ומספר העוסק המורשה (או לחילופין הח.פ. שלו), פרטי הלקוח (רצוי גם כתובת ותעודת זהות), מהות העסקה שעבורה הונפקה אותה חשבונית (כלומר מהם השירותים שסופקו או מהם המוצרים אשר נמסרו ללקוח) וכן התאריך שבו מונפקת החשבונית.

לגבי מועד הנפקת חשבונית מס, כדאי לדעת שבחלק מהמקרים העוסקים המורשים מחויבים להוציא אותה במועד ביצוע העסקה בלי קשר לשאלה האם כבר התקבלה תמורתה, ובמקרים אחרים ניתן לדחות את מועד הנפקת החשבונית עד ליום שב מתקבלת התמורה הכספית.

היתרונות העיקריים של התוכנה

הנפקת חשבוניות אלקטרוניות מספקת לכל עסק יתרונות רבים. ראשית, קל יותר לעקוב אחרי כל חשבונית שהוצאה ואין סכנה שהפנקס ילך לאיבוד.

שנית, קל יותר לשחזר מסמכים במידה והלקוח מבקש זאת. יתרון שלישי הוא ההפקה הקלה יותר של כל הדוחות שיש להגיש לרשויות המס, והיתרון המשמעותי הרביעי הוא התדמית הטובה יותר שנוצרת לעסק בזכות אימוץ הטכנולוגיה המתקדמת.

היתרון החשוב מכל הוא החיסכון בזמן – כשמנפיקים חשבונית מכל מקום ובכל נקודת זמן, בלחיצת כפתור פשוטה, נחסך זמן יקר.