כל מה שחשוב לדעת על שליחת חשבונית במייל

כל מה שחשוב לדעת על שליחת חשבונית במייל

יותר ויותר תחומים בעולם שבו אנחנו חיים עוברים בהדרגה מהמרחב הפיזי למרחב הדיגיטלי, ואך טבעי הוא שחשבוניות יהיו אחד הפריטים שעוברים מהנייר אל המחשב בקצב מואץ – שהרי בימינו אין שום סיבה להדפיס חשבוניות ולבזבז גם נייר וגם זמן יקר כשאפשר לבצע את כל הפעולות הנדרשות באמצעות העותקים הדיגיטליים שלהן.

האם אפשר לשלוח כל חשבונית במייל?

חשוב להבין שכשמדברים על הפקת חשבוניות במחשב, הכוונה היא לא ליצירת קובץ וורד (או כל פורמט אחר) שיכיל את החשבונית, אלא על חשבונית דיגיטלית.

חשבונית דיגיטלית היא חשבונית שיש לה חתימה דיגיטלית, ובזכות חתימה מתקדמת זו אין צורך בעותק מודפס או בגרסה על נייר, ועל כן ניתן לשלוח אותה במייל בקלות ובפשטות. חתימה דיגיטלית היא חתימה שעומדת בכל הכללים שקובע חוק חתימה אלקטרונית התשס"א (2001) – שמגדיר "חתימה אלקטרונית מאובטחת" (או בפשטות, חתימה דיגיטלית) ככזו שמאפשרת זיהוי ודאי של החותם על המסמך (כשכמובן על כל בעל עסק שרוצה ליהנות מכל היתרונות של שליחת חשבונית במייל לוודא שאמצעי החתימה הדיגיטלית נמצא רק ברשותו ובאופן מאובטח היטב), וככזו שמאפשרת זיהוי כל שינוי בכל מסמך לאחר מועד החתימה האלקטרונית.

הפקת חשבוניות אונליין זה פשוט וזה כדאי

נסו חודש ראשון בחינם

או התקשרו לקבלת פרטים 03-9497979

חשבוניות דיגיטליות, כלומר חשבוניות שנחתמו בעזת חתימה אלקטרונית מאובטחת, אין צורך להדפיס ועל כן ניתן לשלוח אותן במייל ללא חשש, שכן הן מוכרות גם מבחינת רשויות המס.

היתרונות של שליחת חשבוניות במייל

לשליחת חשבונית במייל ישנם מספר יתרונות משמעותיים, כך שכדאי מאוד להצטייד בתוכנת הפקת חשבוניות וקבלות, שמספקת את האופציה של החתימה הדיגיטלית כמו גם תכונות רבות אחרות ומקלה מאוד על תהליך הוצאת החשבוניות השונות.

יתרון אחד של הפקת חשבוניות אונליין הוא החיסכון הניכר בזמן. ראשית כל, מילוי החשבונית מתבצע ברוב המקרים בלחיצת כפתור פשוטה, ובפרט כשמדובר על לקוחות שכבר קיימים במערכת, ולמעשה גם הקמת לקוח חדש היא פעולה שלא גוזלת יותר מחצי דקה, וזאת בזכות ממשק המשתמש הידידותי והיעיל. שנית, אין צורך לחפש מעטפות ובולים וגם לא להגיע לתיבת דואר כדי לשלשל את החשבונית. החיסכון בזמן מושג גם בזכות העובדה שקל מאוד לאתר כל חשבונית כשנדרשות פעולות שונות לגביה, ובהתאם הפקת דוחות חיוניים, בין אם לטובת ניהול מושכל של העסק ובין אם לצרכי מס הכנסה או מס ערך מוסף, מתבצעת בפשטות ותוך חיסכון משמעותי בזמן עבודה.

עוד יתרון של הוצאת חשבוניות וקבלות באמצעות המחשב הוא שהתוכנה מספקת גיבוי מידי ואוטומטי לכל חשבונית וקבלה. בדרך זו אתם יכולים להיות רגועים, ולא לחשוש שמא חשבוניות וקבלות ילכו לאיבוד (ומי שאיבד אי פעם פנקס חשבוניות יודע עד כמה מדובר באירוע טראומתי, שמחייב השקעת מאמצים רבים כדי לשחזר את החשבוניות שנעלמו).

גביה יעילה יותר

שליחת חשבוניות במייל באמצעות תוכנה להפקת קבלות וחשבוניות היא לא רק דרך נוחה לבצע את המטלה שכרוכה בה לא מעט טרחה בכל דרך אחרת, ולא רק חוסכת לנו זמן, אלא גם מייעלת את הגביה. המעקב הממוחשב אחרי כל חשבונית וחשבונית מבטיח שלא יהיו מקרים שבהם נשכח שלקוח כזה או אחר טרם שילם תמורת המוצרים שקיבל או השירות שניתן לו, ועוד דרך שבה חשבוניות דיגיטליות מייעלת את הגביה היא שאפשר לקבל צ'קים דחויים והמערכת תנפיק עבורם קבלות בדיוק במועד הרלוונטי, כשהגיע הזמן להפקיד אותם, ואין חשש שמא נשכח להוציא קבלה, דבר שמהווה כמובן עבירה על החוק.

תדמית חיובית

לקוח שמקבל חשבונית במייל נוטה ברוב המקרים לייחס לעסק שהנפיק אותה איכויות חיוביות שונות: ראשית, העסק ייתפש בעיניו כמתקדם, וככה שאמון על הטמעת פתרונות טכנולוגיים חדשניים, ולמעשה סביר להניח שאת אותה איכות הוא ייחס גם למוצרים של העסק ולשירות שלו באופן כללי. בנוסף חשבוניות במייל נקראות גם "חשבוניות ירוקות", והסיבה לכך ברורה, ומאחר שבימינו ידידותיות לסביבה נחשבת לערך חיובי במיוחד, גם לכך יש תרומה לתדמיתו של העסק שמספק חשבוניות וקבלות ישירות למייל.

אילו סוגי חשבוניות ניתן לשלוח במייל?

הוראות מס הכנסה מאפשרות שליחה במייל של כל סוגי החשבוניות – חשבונית מס, חשבונית עסקה וקבלה – כל עוד מדובר בחשבונית חתומה דיגיטלית (ושכמובן כוללת את כל הפרטים שחובה למלא בחשבונית, בהתאם לסוג שלה).

חשבונית עסקה היא חשבונית שמהווה דרישת תשלום ומי שמנפיק אותה הם עוסקים פטורים (כלומר פטורים מחובת תשלום מס ערך מוסף). לכשמתקבלת התמורה עבור אותה עסקה, ינפיק העוסק הפטור קבלה, שכאמור גם אותה ניתן לשלוח דרך המייל.

עוסקים מורשים וחברות מנפיקים חשבוניות מס וקבלות: חשבונית המס היא דרישת תשלום מהלקוח, והיא גם הוכחה מבחינת מס הכנסה לקיומה של עסקה. קבלה היא האישור עבור התשלום שמתקבל במסגרת אותה עסקה, ומאחר שמדובר בעוסק מורשה, היא כוללת את תשלום מס הערך המוסף. סוג נוסף של חשבוניות שניתן לשלוח במייל הוא חשבונית מס קבלה, שהיא למעשה חשבונית מס שהיא גם קבלה – ושעסקים רבים מנפיקים אותה כדי לצמצם את כמות המסמכים שאיתם הם נדרשים להתעסק.

הפקת חשבוניות אונליין זה פשוט וזה כדאי

נסו חודש ראשון בחינם

או התקשרו לקבלת פרטים 03-9497979

אולי יעניין אתכם גם:

אזור תוכן, לקיצור דרך לחצ/י כפתור ALT + zאזור פוטר, לקיצור דרך לחצ/י כפתור ALT + x