מה היא חשבונית אלקטרונית?
על פי חוקי המס הנהוגים בישראל, עסקים נדרשים למסור חשבוניות המעידות על מכירות או מתן שירות בתשלום. בשנים האחרונות ניתן לראות פחות מסמכי נייר ויותר מסמכים אלקטרוניים. חשבונית אלקטרונית, אם כן, היא תחליף להפקת מסמך דומה מנייר. אבל זו לא כל התמונה. נסביר יותר על כך, איך מפיקים את החשבונית הזאת, מי מורשה לכך, לאילו עסקים זה מתאים, מה היתרונות ומה זה חתימה אלקטרונית.
איך מפיקים חשבונית אלקטרונית
למרות שניתן לכאורה להכין לבד חשבוניות ולשלוח אותן במייל, רשות המיסים אוסרת על כך. יש צורך לעמוד בכללים שונים. נקבע כי רק תוכנה להפקת חשבוניות מס, שקיבלה הרשאה מרשות המיסים, תוכל לשמש לצורך כך. על כן, הפקת המסמך מחייבת תהליך מסודר, אך גם פשוט. ראשית, יש לבחור תוכנה מתאימה. לאחר מכן יש לוודא כי יש לה הרשאה מרשות המיסים. בשלב הבא, נרשמים לשירות במסלול המיועד לעסקים, שמתאים לכם. באותו רגע, ניתן להתחבר לתוכנה אונליין, דרך מחשב או טלפון חכם וכל מכשיר שמקושר לאינטרנט אונליין. כניסה למערכת ובחירה באפשרות של "הפקת חשבונית", תאפשר למלא את הפרטים הנדרשים כחוק.
מהו המבנה של החשבונית האלקטרונית
המבנה של חשבונית מס מהסוג האלקטרוני דומה מאוד למבנה המוגדר של כל חשבונית וותיקה. המסמך צריך למשל לכלול את שמו של העסק, שמנפיק את המסמך. צריך באופן חד פעמי להגדיר את שם העסק, מספר העסק, כתובת וכדומה. מלבד הפרטים הללו, שנשתלים אוטומטית בכל מסמך חדש שמכינים, יש עוד כמה פרטים. למשל, יש לעדכן בכל חשבונית את תאריך ביצוע העסקה. צריך לרשום את הסכום לתשלום ולפרט את סוג התקבול (למשל העברה בנקאית, תשלום באפליקציה, תשלום בשיק וכדומה). נהוג לפרט את סוג העסקה או תיאור המוצרים שנמכרו, לטובת מעקב ובקרה.
אוהבים את הכתבה?
מוזמנים לנסות את המערכת שלנו!
חודש ראשון חינם
אילו עסקים מורשים להנפיק חשבונית אלקטרונית
על מנת להנפיק חשבונית מס קבלה מהסוג האלקטרוני, צריכים להיות בעלי מספר עוסק מורשה או מספר ח.פ (מספר חברה). במילים אחרות, כל עסק שגובה מע"מ רשאי לעבור להפקת מסמכים אלקטרוניים מסוג זה. רצוי להעיר כי עסקים אחרים, כגון עוסקים פטורים, רשאים להוציא מסמכים אלקטרוניים. אך במקרה זה, יש לבחור בתוכנה אופציה שמתאימה לעסקים מסוג זה – קבלה אלקטרונית. לדוגמא, חשבוניות אלקטרוניות יתאימו לחנויות מקוונות, לבעלי מקצועות חופשיים, פיזיותרפיסטים, וטרינרים, פרילנסרים, קימעונאים, סיטונאים, קוסמטיקאיות, עיתונאים, רופאים ועוד.
איך חותמים על החשבונית ומהן היתרונות הטמונים בה
כעת עולה שאלה חשובה: אם מדובר במסמך אלקטרוני, כיצד חותם בעל העסק או מורשה החתימה, על המסמך? התשובה היא כי חשבונית דיגיטלית מקבלת מספר סידורי וחתימה דיגיטלית אוטומטית. מכיוון שהתיעוד של המסמכים הללו שמור במערכת וכל מסמך לא ניתן למחיקה, הם נחשבים לחתומים מרגע שהם מופקים ונשלחים.
ולסיום, כמה מהיתרונות של מסמכים אלקטרוניים:
- חיסכון בזמן – הפקת מסמכים בשיטה הזאת, הרבה יותר מהירה מהשיטה הידנית. ככל שמפיקים יותר מסמכים בחודש, כך החיסכון בזמן משמעותי יותר.
- סדר – המסמכים נשמרים בענן, כחלק מהשירות. הם לא הולכים לאיבוד, לא צריך לתייק אותם, אפשר לגשת אליהם מכל מכשיר.
- ללא הדפסות – חוסכים הדפסות. מכיוון שהכל מטופל ונשלח אונליין, דרך מייל או הודעות, לא מבזבזים נייר או דיו. זו פעולה ירוקה, זולה ונקיה.
- חיסכון בעלויות – שירות של הפקת מסמכים אלקטרוניים זול יותר מכל חלופה של מסמכים מהסוג הישן.
- מיתוג – ניתן לעצב את החשבוניות, בהתאמה אישית. אפשר להוסיף בקלות לוגו, עיצוב מיוחד, צבעוניות.
חשבוניות ירוקות מנקודת מבט חוקית
אם אתם עוסקים פטורים, עליכם להגיש בסוף שנה 'דו"ח הכנסות הוצאות' ולשלם מס הכנסה על ההפרש.
עוד דבר שחשוב לקחת בחשבון בכל מה שקשור להפקת חשבונית אלקטרונית, הוא הפן המשפטי. עסקים שמנהלים את החשבונות שלהם בצורה נכונה מתנהלים מול הרשויות השונות בצורה חלקה. אין מולן "תקלים".
אם אתם עוסקים מורשים, יש באפשרותכם להתקזז על גובה המע"מ שאתם צריכים לשלם.
לא משנה באיזה תחום אתם פועלים, המערכת שלנו תאסוף את הנתונים שאתם מזינים, תסנכרן אותם בצורה אוטומטית ותגבה אותם על ענן. ככה תוכלו להשתמש בהם כשתרצו לדלות מידע או כשיגיע הזמן לתת דין וחשבון.
מייבן עוזרת לעסקים לצמוח
אנחנו לא יודעים אם אי פעם יצא לכם לחשוב על זה – חשבוניות אלקטרוניות, הן בעצם כלי אדיר שיכול למנף את הפוטנציאל של כל עסק.
תחשבו על זה שוב – פעם על מנת להפיק מסמכים עסקיים הייתם צריכים לנהל מלאי מתחדש של נייר, מדפסות, תיקיות, מעטפות ודיו. כמו כן, הייתם צריכים להעביר חשבוניות בדואר ולדאוג לכל אותם העתקים למקום אחסון פיזי (שהולך ואוזל). נשמע כמו סיוט, לא?
היום, הודות לטכנולוגיה, אתם יכולים לנהל את החשבונות שלכם בקלילות, דרך כל מכשיר עם חיבור לאינטרנט. הפלוס הוא שעל הדרך אתם גם חוסכים כמות פסולת אדירה.
זו הסיבה לכך שמרבית העסקים החדשים שקמים בשנים האחרונות בוחרים להיעזר בתוכנה להפקת חשבוניות באונליין. אז, מה עם העסק שלכם?
