מה היא חשבונית עסקה והאם ניתן לערוך אותה?

מטעמי מיסוי ומטעמים של שמירה על הסדר בספרי העסק, נדרשים בעלי עסקים להנפיק מסמכים שונים. בין היתר, המסמכים נועדו לתאר עסקאות שסוכמו מול לקוחות קבועים או מזדמנים, תיעוד של מכירות באשראי (עם תשלום עתידי), קבלת תשלום במזומן או באמצעי תשלום אחרים ועוד. אחד המסמכים העיקריים שצריכים להכיר בעלי עסקים נקרא חשבונית עסקה. נסביר איך מוגדר מסמך מהסוג הזה והאם ניתן לערוך בחשבונית הזאת שינויים או תיקונים, לאחר שהיא מופקת.

מהי מטרתה של חשבונית עסקה?

המטרה העיקרית של חשבונית מהסוג הזה, בניגוד למסמך שנקרא חשבונית מס היא תיעוד והגדרת פרטי העסקה. מדובר במסמך שנועד לתאר את פרטי העסקה הצפויה, במונחי כסף, לפני שתאריך ההתממשות שלה התקיים. מדובר בעצם בתיאור מרכיבי העסקה, אילו פריטים צפויים להימכר, אילו שירותים יסופקו. במידה רבה, מדובר בסוג של תיעוד של הפעולה העסקית והסכמה על התנאים הכלליים שבין שני הצדדים, קונה ומוכר, בשלב שלאחר תיאום ציפיות או "לחיצת ידיים" (או הסכם בעל פה, חתימת חוזה, תיאום עסקה טלפונית או מקוונת וכדומה). מטרה חשובה נוספת של המסך הזה היא לאפשר העברת מסמך מפורט ללקוח מבלי שיווצר עדיין חיוב במס. כל עוד לא הופק מסמך שמתאר אירוע מס, בעל העסק עדיין איננו חייב להעביר על חשבון העסקה תשלום למס ערך מוסף (מע"מ). עבור הלקוח, מדובר בסוג של התחייבות שהוא מקבל מבעל העסק, אשר בהמשך תבוא לידי ביטוי גם בהעברת קבלה (לאחר התשלום).

איך ניתן להנפיק חשבוניות עסקה?

על פי הכללים של רשויות המס, ניתן להנפיק חשבוניות עסקה בכל אופן שבו רואים לנכון. לדוגמא, ניתן להכין את המסמך בתוכנה של מעבד תמלילים, אפשר להכין מסמך באקסל או באפליקציות אחרות או להזמין פנקסים מודפסים מראש. יחד עם זאת אלו שיטות די מסורבלות ולא באמת עדכניות. הדרך הכי עדכנית ונוחה היא להכין חשבונית דיגיטלית באמצעות תוכנה אונליין. בצורה כזאת, מערכת ממוחשבת ונוחה לתפעול שומרת את כל המסמכים מהסוג הזה, ממספרת אותם ומאפשרת מעקב מאוד נוח ואפקטיבי, אחר עסקאות שאמורות להתבצע ותשלומים עתידיים שצריך לגבות בהמשך. באמצעות תוכנות מהסוג הזה ניתן להנפיק את כל המסמכים הדרושים לעסק, לצורך מעקב, הגשת דוחות מע"מ, ביצוע תשלומי מס ועמידה בביקורת אפשרית של רשויות המס. זאת ועוד, יצור דיגיטלי מקוון של המסמך מאפשר מלבד תיעוד גם את שליחתו ללקוח מבלי לבצע הדפסות מיותרות, תוך חיסכון בזמן עבודה. אפשר לשלוח את החשבונית במייל או להעביר בהודעת ווצטאפ.

עריכה וביטול חשבוניות עסקה

כולנו בני אדם ולפעמים קורות טעויות. אי לכך, מסמך שהופק ונרשם עשוי להיות בסופו של דבר שגוי. אפשרי גם מצב שבו לאחר סיכום פרטי עסקה, לקוח מבקש להכניס בה שינויים שונים, כגון הזמנת יותר פריטים. חשבונית עסקה איננה מסמך מחייב מבחינת תיעוד אירוע מס, ולכן כל שינוי, ביטול או מחיקה נחשבים יחסית לפשוטים. גם אשר מבצעים הפקת חשבוניות באינטרנט, הביטול, השינוי או העריכה מבצעים בצורה הבאה: ראשית, מבצעים סגירה של הסטטוס של המסמך המקורי שהופק. לא צריך להוציא חשבונית מבטלת כפי שמקובל במצבים אחרים. במקומו מכינים את המסמך עם הפרטים הנכונים והעדכניים. מומלץ לציין כי המסמך החדש מהווה תיקון של חשבונית עסקה קודמת, וכן לציין את המספר. היתרון של שימוש בתוכנה אונליין לביצוע כל הפעולות הללו נעוץ בזה שקל מאוד לעקוב בהמשך אחר כל פעולה שנעשתה, לרבות שינוי פרטים ועדכונים אחרים.