מתי נדרש להפיק חשבונית?

תקנות מס הכנסה מחייבות את כל בעלי העסקים בארץ, בין אם הם גדולים ובין אם קטנים להפיק חשבוניות עבור כל העסקאות שהם מבצעים. ישנם מספר סוגים של חשבוניות, וכדאי להכיר את כולם ובעיקר את ההוראות הרלוונטיות לגבי כל סוג. עוד תמצאו כאן בעמוד המלצות להתנהלות יעילה ופשוטה, כדי שלא תצטרכו לבזבז זמן יקר על הפקת החשבוניות.

חשבונית מס, חשבונית עסקה וקבלה

יש 3 סוגים של חשבוניות שעסקים מפיקים: חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה.

חשבונית עסקה היא דרישת התשלום של בעל העסק מלקוח כזה או אחר. חשבונית מס היא מסמך שמפיקים רק עוסקים מורשים ואילו הקבלה היא אישור על קבלת התמורה עבור העסקה.

עוסקים פטורים, כלומר בעלי עסקים קטנים שלא נדרשים לגבות מע"מ מלקוחותיהם ובהתאם גם לא מורשים לקזז תשומות מע"מ, מפיקים חשבוניות עסקה וקבלות. עוסקים מורשים מפיקים את כל 3 סוגי החשבוניות. הפעולה החשובה ביותר היא הוצאת חשבונית מס, כשבמקרים רבים מהווה גם את חשבונית העסקה וגם את הקבלה.

מהו המועד המתאים להוצאת חשבונית מס?

תקנות מס הכנסה מבחינות בין מספר סוגי עסקאות לצורך קביעת התאריך האחרון להפקת חשבונית.

כשמדובר על אספקת שירות כלשהו – למשל כתיבת תכנים לאתר אינטרנט, ייעוץ משפטי, תוכנית עיצוב פנים וכו' – המועד האחרון של הפקת חשבונית המס הוא 14 ימים מהיום שבו התקבל התשלום. המועד שבו ניתן השירות לא רלוונטי.

גם בעלי עסקים עם מחזור נמוך רשאים להוציא חשבוניות מס עד 14 ימים ממועד קבלת התמורה.

עבור עסקים גדולים, כשמהות העסקה היא אספקת סחורה, התאריך האחרון להוצאת החשבונית הוא 14 ימים ממועד אספקת הסחורה. למועד קבלת התשלום בגין הסחורה אין השפעה על תאריך הוצאת החשבונית. דגש חשוב נוסף הוא רישום מידי של העסקה בספרי החשבונות הרלוונטיים כבר ביום אספקת הסחורה. ללא רישום כזה חלה חובת הוצאת חשבונית מס ביום מסירת הסחורה.

מתי מפיקים חשבוניות עסקה ואיך הן משפיעות על הפקת חשבונית מס?

חשבונית עסקה מהווה כאמור דרישת תשלום של בעל העסק מהלקוח. אם המועד של הוצאת החשבונית הוא לפי מועד ביצועה של העסקה (ולא לפי תאריך התשלום), הלקוח רשאי לדרוש חשבונית מס במקום חשבונית עסקה – ובעל העסק נדרש כמובן להיעתר בחיוב לבקשה. לקוחות לא יכולים להכריח בעלי עסקים להפיק את החשבוניות במועד מוקדם יותר מזה שנקבע בחוק – אבל יחד עם זאת ייתכן מצב שבו התאריך האחרון להפקת חשבונית עסקה הוא לפני התאריך האחרון להפקת חשבונית מס, ואם בעל העסק מפיק רק חשבונית מס, הוא ייאלץ להקדים את הפקתה (ובהתאם ייתכן שגם לשלם מע"מ מוקדם יותר).

איך להוציא חשבוניות בקלות ובמהירות?

בעידן הדיגיטלי כולנו מבצעים עוד ועוד פעולות אונליין, וגם הפקת חשבוניות באינטרנט נהנית מיתרונות משמעותיים.

קודם כל, בזכות האפשרות להפיק כל מסמך בכמה לחיצות כפתור – ובפרט כשמדובר על לקוחות קיימים במערכת – נחסך זמן יקר. בנוסף ניתן להפיק גם חשבוניות עסקה וגם חשבוניות מס בקלות, וכך להימנע מתשלום מע"מ עוד בטרם התקבלה התמורה עבור עסקה מסוימת.

עוד תועלת שמספקת תוכנה להפקת חשבוניות מס היא סדר וארגון טובים הרבה יותר. אין סכנה שפנקס החשבוניות ילך לאיבוד, ובכל מקרה ניתן לשחזר כל מסמך וכל חשבונית במהירות. הפקת חשבוניות אונליין תורמת גם למיתוג העסק כמתקדם, ולא פחות חשוב, כידידותי לסביבה – יתרון בלתי מבוטל בעידן שבו כבר ברור לכולנו עד כמה חשוב לצמצם את הפגיעה בכדור הארץ.