סוגי תוכנות הנהלת חשבונות דיגיטלית

זה שאפשר להוציא חשבונית מס בתוכנה און ליין כולנו יודעים, השאלה היא איך עוד אנו יכולים להיעזר בתוכנת הנהלת חשבונות כדי לייעל את ניהול הכספים בעסק שלנו. מה הפעולות שניתן לבצע איתן? למי זה מתאים?

עם המעבר לעידן המחשבים, גם כל עולם הנהלת החשבונות עלה מדרגה. ברוב המקומות כבר לא תראו יותר התנהלות עם דפים מודפסים וערימות של קלסרים, אלא ההתנהלות הפכה להיות באמצעות תוכנות להנהלת חשבונות. תוכנה להפקת חשבוניות ולביצוע פעולות חשבונאיות באינטרנט לחלוטין משדרגת את הניהול הכספי של העסק, משחררת אתכם בעלי העסק מעבודה מיותרת, ומאפשרת לכם לנהל את החשבונות שלכם בכל מקום ובכל שעה.

הנהלת חשבונות דיגיטאלית – אילו סוגי תוכנות יש בשוק?

בגדול תוכלו לבחור בין שלושה סוגי תוכנות:

1. תוכנה להפקת חשבוניות ומסמכים כגון הצעת מחיר, חשבונית עסקה וכו'.
2. תוכנה להפקת חשבוניות ומסמכים + דוחות כספיים למיניהם + שילוב פעילות שיווקית כגון מסרונים.
3. תוכנה שמספקת את הפקת החשבוניות והמסמכים, הפקת דוחות, חיבור לסליקת אשראי, קופה רושמת, ניהול חשבונות וניהול מלאי.

בהתאם לצורך שלכם, תוכלו לבחור את השירותים הרלוונטיים ביותר עבורכם. יש כאלו שזקוקים רק להוצאת חשבוניות ודוחות, יש כאלו שבהחלט יעזור להם לקבל את שירותי סליקת האשראי, שירותים שיווקיים, ניהול מלאי וכו'. אם אינכם בטוחים איזו סוג תוכנה מתאימה לעסק שלכם, תוכלו תמיד להתייעץ עם מנהל החשבונות / רואה החשבון שלכם, או עם נציגי התוכנות השונות, אשר יודעים לשאול את השאלות הנכונות ולכוון אתכם בהתאם.

לאילו סוגי עסקים זה מתאים?

תוכנה שמסייעת לנהל את החשבונות באינטרנט, מתאימה לעוסק פטור ומורשה, ולחברה כמובן, גם כאשר מדובר בהנהלת חשבונות כפולה. התוכנה הזו מצוינת לכל מי שיש לו עסק באינטרנט ועובד ברשת: בעלת חנות און ליין, בונה אתרים, מקדם אתרים, מעצב, כותב תוכן, משווק, מקדם ועוד ועוד.. גם כשמדובר בחברה שנותנת את השירותים האלו, וגם כשמדובר בפרילאנסר, היכולת לרכז את החשבונות באינטרנט מאוד מקלה.

התוכנה הזו מתאימה לכל מי שמציע שירות בתחום מסוים, באינטרנט או מחוצה לו, אין זה משנה. זה יכול להיות נגר ואינסטלטור, אדריכל ועורך דין, כל מי שיש לו עסק עצמאי ורוצה להקליל את התנועה של החשבוניות ולהחזיק את התמונה הכספית של העסק און ליין, כדאי לו מאוד להיעזר בתוכנה הזאת.

אילו פעולות ניתן לבצע עם תוכנת הנהלת חשבונות?

חשוב להבין שלתוכנת ניהול חשבונות באינטרנט יש פעולות רבות שהיא מציעה. זה לא מסתכם רק בהוצאת חשבוניות מס. אלו הפעולות שניתן לבצע באמצעותה:

• הפקת חשבוניות באינטרנט – חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבון עסקה, קבלה – את כל אלו תוכלו להפיק בתוכנה. המסמכים האלו חתומים בחתימה ממוחשבת ותקפים כמובן בדיוק כמסמכים שנכתבו בכתב יד ונחתמו בכתב יד.  המערכת מחוברת לדואר אלקטרוני ויכולה לשלוח מסמכים ודוחות לחשבונות שתגדירו.
• הפקת דו"חות – ניתן להפיק דוחות מסוגים שונים שמספקים לכם תמונת מצב בהירה לגבי המצב הכספי של העסק: דוח הכנסות, דוח הוצאות, דוח חייבים, דוח מע"מ, ודוחות נוספים לרשויות. את הדוחות ניתן להנפיק בהתאמה אישית מבחינת התאריכים.
• מעקב אחר לקוחות – מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית מאפשרת לכם לעקוב בקלות אחר לקוחות ולקבל תמונת מצב על לקוחות שטרם שילמו, נתוני מוצרים ומלאי, עבודה מול ספקים וכו'.
• סליקת אשראי – ניתן לבצע סליקת אשראי מתוכנת הנהלת חשבונות, ולאפשר כך ללקוחות לשלם באמצעות כרטיס אשראי. ניתן גם להיעזר בתוספים שונים אשר תומכים במערכות מסחר ומקלים עליכם את העבודה.

כיצד תוכלו להיעזר בתוכנות האלו באופן הנכון ביותר?

האפשרויות רבות וכדאי להתייעץ עם איש מקצוע כגון מנהל החשבונות שלכם או רואה חשבון, כמו גם להתייעץ עם שירות הלקוחות של התוכנה להנהלת חשבונות. על ידי השאלות הנכונות, ניתן למפות את סוג העסק שלכם ולבדוק מה מקסימום האפשרויות שתוכלו לקבל. הוצאת חשבוניות, דוחות, מעקב אחר לקוחות, מעקב אחר ספקים ומלאי, הוצאת חשבונית עצמית ועוד. שימוש מקסימלי יכול לסייע לכם גם בניהול הזמן שלכם באופן יעיל, וגם בקבלת תמונת מצב מדויקת תוך זמן קצר מאוד, מה שמאוד עוזר "להחזיק קצר" את הכספים של העסק.