קבלה ירוקה – במה היא מועילה?

הדבר המרכזי שצריך לומר על קבלה ירוקה הוא שזו הדרך החדשנית והחכמה ביותר להוציא קבלות, עבור עסקים. היא יכולה להתאים למגוון רחב של עסקים, בין אם מבוססים על נוכחות פיזית ובין אם מדובר על עסקים דיגיטליים (כגון חנות מקוונת או אספקת שירותים דרך הרשת). בשורות הבאות נסביר במה מועילות קבלות ירוקות ולמה הן כל כך כדאיות.

לא צריך להדפיס, הכל עובר במייל

הדרך הישנה של עסק להוצאת קבלות ללקוחות, חייבה לבחור אחת משתיים. אפשרות אחת הייתה לקנות תוכנה לחשבוניות וקבלות והדרך השנייה הייתה לקנות פנקסי קבלות מוכנים. הקבלות הירוקות מועילות כל כך משום שמדובר על דרך שלישית והכי מתקדמת. מדובר על תוכנה אונליין, שלא צריך להוריד ולא צריך להתקין. לאחר שמתחברים למערכת, אין שום צורך להדפיס קבלה או חשבונית. וזו הסיבה שהכל נקרא ירוק – אין שום צורך בנייר, אפשר להעביר את המסמכים הרצויים במייל ישירות ללקוחות.

חיסכון בזמן, חיסכון בכסף

ברגע שלא צריך לקנות פנקסי קבלות, לא צריך להשתמש במדפסת ולבזבז דיו, אז מדובר ללא ספק בחיסכון עצום במשאבים. שירות של קבלה או חשבונית אונליין, עולה פחות מכל אפשרות אחרת עבור עסקים שצריכים להוציא מסמכי עסקה על פי חוק. אבל לא רק מבחינה כלכלית טהורה במונחי כסף, יש כאן חיסכון. בנוסף, מקבלים חיסכון לא פחות חשוב, בזמן.

מערכת של חשבונית מס ירוקה בנויה כך שכל משתמש או משתמשת יוכלו להפיק את המסמך הרצוי, במהירות הבזק. לא צריך להתחיל למלא פרטים בעט ואפילו לא צריך להדפיס לחתימה. המערכת מכילה את כל השדות הרצויים וממלאים אותם בכמה הקלדות מהירות. זה אולי נראה כמו דבר לא כל כך משמעותי בהתחלה, אבל די מהר מבינים עד כמה זה מועיל.

חיסכון בזמן בהפקה של עוד ועוד קבלות, זה מצטבר להרבה מאוד זמן. והתוכנה מכילה המון אפשרויות לזרז את הפעולה הזאת. למשל התוכנה שותלת חלק מהפרטים מעצמה. אפשר להוציא מסמך חדש מתוך מסמך קיים, לדוגמא מתוך החשבונית שהוצאת קודם לכן, אפשר להפיק בין רגע את הקבלה. כל בעל עסק יגלה די מהר שלאותו חיסכון בזמן, יש השפעה מצטברת על חיסכון נוסף בכסף (שכן כידוע, זמן שווה כסף). אפילו בשביל לחתום על המסמכים לא צריך לבזבז זמן, שכן התוכנה חותמת על המסמך בצורה דיגיטלית, באישור רשות המיסים.

כבר לא צריך לתייק אין ספור דפים

אם אתם עדיין מדפיסים חשבונית מס קבלה לכל לקוח או שאתם משתמשים בפנקסי קבלות, אתם יודעים ככל הנראה שצריך לשמור העתקים. ההעתקים הללו צריכים להישמר עבור ביקורת שאולי תבוא, מטעם רשות המיסים. אבל ברגע שמשתמשים בתוכנת הקבלות הירוקות, שמים סוף לתיוקים. המשרד כבר לא "יתפוצץ" מרוב ניירת שהולכת ומצטברת.

ואיך זה עובד? ללא תשלום נוסף, המערכת הירוקה שומרת את כל המסמכים שהופקו אי פעם, בענן. אתם לא צריכים לדאוג בעצמכם לגיבוי. אתם לא צריכים לשמור עותק פיזי. אם רוצים, אפשר להוציא דוח שמרכז את כל מספרי המסמכים שהופקו בתקופה הרצויה. כלומר, מרגע שמצטרפים לשירות, המשרד שלכם יהיה מסודר יותר. הנהלת החשבונות פשוטה יותר. כל מסמך תוכלו לאתר בחיפוש מקוון, דרך המחשב או דרך הנייד.

אתם בוודאי עובדים כבר היום לא מעט בעזרת המחשב. לכן, אין שום סיבה שלא להעביר לאונליין את השימוש בקבלות, בתעודות משלוח, בחשבוניות. וזה הדבר החשוב האחרון להפעם: באותה תוכנה אפשר להפיק את כל סוגי הממסכים הללו ועוד הרבה יותר. הכל בלי לבזבז נייר כך ששומרים על הסביבה.