איך עובדת מערכת אישור החשבוניות בזמן אמת של רשות המיסים?

החל מינואר 2024 נכנס לתוקף ראשיתו של המודל החדש של הדיווח שמחייבת רשות המיסים. מטרתו של המודל החדש, שניתן לקרוא לו חשבוניות ישראל היא למנוע את השימוש בחשבוניות פיקטיביות. פירוש הדבר הוא שחשבונית מס מעל סכום סף שנקבע נדרשת לכלול מספר הקצאה. התהליך מתבצע כך שכל חשבונית שהעסק מוציא ללקוח ועומדת בדרישות, תקבל קודם כל מספר הקצאה ורק אז מותר להתבסס עליה בניכוי מס. חשוב לציין כי כאשר התהליך מבוצע אוטומטית על ידי תוכנה מתאימה – חוויית השימוש פשוטה במיוחד ולכן אפשר לומר שהיא נשארת כמעט שקופה למשתמש כפי שנסביר להלן.

מהו מספר ההקצאה ואיך מתבצע האימות

בכל פעם שמנפיקים חשבונית מס לטובת לקוח על ידי עוסק מורשה או חברה, על התוכנה מוטל התפקיד לשלוח את פרטי החשבונית לרשות המיסים ולקבל בתמורה קוד שנקראת "מספר הקצאה". קוד זה הוא ייחודי, כלומר הוא מתאים אך ורק לחשבונית הספציפית והוא מופיע במסמך. בלי הקוד הזה לקוח שמקבל את המסמכים לא יוכל בהמשך להזדכות על מס התשומות. התהליך של ההקצאה כאשר הוא נעשה נכון דרך המערכת שלנו, מתבצע בשניות והעסק שלכם לא נדרש לבצע פעולות מיוחדת.

שימו לב כי מהצד של רשות המיסים, ניתן לבדוק כל חשבונית דרך מערכת ייעודית. המשתמש מזין את מספר ההקצאה לצורך אימות פרטי חשבונית. המערכת של רשות המיסים מחזירה תשובה, האם ישנו אישור תקף על החשבונית הספציפית. כך למעשה יכולים כל הלקוחות לוודא שהם מקבלים אך ורק מסמכים תקינים. ההליך הזה נועד לחברות בע"מ וכן גם לעוסקים מורשים וכל זה מתבצע ללא תשלום.

איך המערכת הדיגיטלית שלנו יודעת להסתנכרן עם רשות המיסים

כאשר אתם משתמשים עם תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שתומכת במודל האימות החדש, כל שליחת חשבונית כוללת גם יצירת קשר אוטומטית מול רשות המיסים. התוכנה שולחת את הנתונים הדרושים, מקבלת את מספר ההקצאה ואז משלבת אותו במסמך שמועבר ללקוח. לא צריך לבצע פעולות נוספות מעבר להפעלה הרגילה של התוכנה לשם הפקת החשבונית. כלומר כל לקוח שלנו  שמנפיק חשבוניות דרך התוכנה שלנו, מקבל את הפתרונות הנדרשים לאימות באופן מובנה. כל פעולה נוספת מבחינתכם היא שקופה – כלומר אין לכם צורך להיכנס לאתר רשות המיסים בכל פעם מחדש. אין צורך שתזינו נתונים ולא צריך לבדוק את המסמך. תהליך הוצאת חשבונית מס נשאר פשוט, מהיר ותואם לכל הדרישות של רשות המיסים ומע"מ.

לא כדאי להסתבך עם פתרונות מיושנים שגוזלים זמן

עסקים שעדיין לא מפיקים חשבוניות דיגיטליות אלא ממשיכים בשיטה ידנית או עושים שימוש בקבצים כגון אקסל וכדומה, נדרשים להיכנס בעצמם למערכת רשות המיסים. כלומר בכל פעם מחדש צריך להזין את פרטי החשבונית, לאמת את הפרטים ולקבל קוד הקצאה. רק אחר כך אפשר לשלב את מספר ההקצאה במסמך שמעבירים ללקוח שלכם. מדובר בתהליך שגוזל מכם זמן עבודה, יש סיכוי ממשי לטעויות והדבר גם עלול לגרום לעיכובים. במערכת האוטומטית שלנו, כאמור הפעולה מתבצעת מאחורי הקלעים וללא צורך בפעולה מיוחדת מטעמכם.

זהו דבר משמעותי במיוחד לעצמאים או לעסקים קטנים שזקוקים לכלים יעילים ונוחים לתפעול. במקום לעקוב אחרי כל חשבונית, לבצע בדיקות ולוודא שהכל תקין, העסק פשוט מפיק את המסמך כמו שהיה עד היום. זה בהחלט מתאים לעסקים וותיקים או חדשים, שמשתמשים בפתרונות של קבלות ירוקות. במקביל, ניתן להמשיך לעשות שימוש בתוכנה שלנו גם בקרב עסקים שמוצאים קבלות עוסק פטור (כלומר עסק שאינו מחויב להנפיק מספר הקצאה).