איך למנוע טעויות אנוש בהנהלת חשבונות?

בהנהלת חשבונות טעויות אנוש נפוצות יותר משחושבים. הצלבת ספרות, טעויות הקלדה, השמטת נתונים – כל אלה דברים שקורים. מדובר בתחום רגיש, שבו טעות אחת יכולה להוביל לעיכובים בתשלום, טעויות בחישובי מס והסתבכות מול מס הכנסה או מע"מ. מכיוון שטעויות אנוש נפוצות יותר משנדמה, במיוחד כאשר עובדים בשיטות מיושנות, כדאי לכל עצמאי ובעל עסק להבין איך להתמודד, אין למנוע טעויות ולעבוד יותר נכון. במאמר שלפניכם נתייחס לעומק בבעיות וגם בפתרונות שתוכנות אונליין עדכניות כמו אינוויס מייבן מביאות ישירות אליכם.

כאשר העיפרון או המקלדת טועים – המחיר כבד

טעות בהקלדת סכום או טעות בהזנה של פרטי לקוח כאשר מפיקים חשבוניות ישראל עלולים לגרום לדיווח שגוי לרשות המיסים. לעיתים מדובר בטעות קטנה – למשל תאריך שגוי או פריט ששמו צוין באופן לא מדויק. אבל אפילו טעויות קטנות בתום לב עלולות להצטבר ולגרום לצרות רציניות. אם הטעויות נערמות, בסוף חודש או בסוף הרבעון הפערים יכולים כבר להפוך לגדולים. טעויות כאלה בהקלדה וטעויות אנוש, שכיחים במיוחד במילוי ידני של מסמכים או כאשר לא נעזרים בכלים ידידותיים. בדיקה של כל פסיק, נקודה ומספר לוקחים זמן רב ומבזבזים זמן עבודה. הפתרון –  פתרונות שתוכננו כדי לסייע באיתור טעויות ועוזרים להקטין את התלות בהקלדות ורישומים ידניים.

התוכנה החכמה שעובדת בשבילך

תוכנות אוטומטיות הכוללות הפקה של חשבוניות דיגיטליות מסייעות עם אימותים בזמן אמת. הן מזהות ערכים חריגים, מזהות השמטה של שדה או השמטה של פרטי לקוח או עסקאות לא תואמות. בכך תוכנות מהסוג של אינוויס מייבן מאפשרות לתקן או להשלים נתונים לפני הפקת המסמך. כמו כן השימוש בפתרונות מבוססי ענן מאפשר למערכת לקבל עדכונים ותמיד להתאים לתקנות הכי עדכניות של רשות המיסים. פירוש הדבר הוא שבמקום לתקן שגיאות בדיעבד או לבטל מסמכים על ימין ועל שמאל, הבקרה נעשית תוך כדי תנועה. התוכנה עוזרת להימנע מטעויות רבות  תוך חיסכון בזמן ומדובר ביתרון תפעולי וחשבונאי משמעותי.

לפעול חכם ונוח – אל תוותרו על בקרה עצמאית

אפילו אם יש לכם תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט שעוזרת לחסוך טעויות, עדיין יש לכם מקום לגלות ערנות. כדאי להפעיל מנגנון בקרה נוסף – לדוגמא, אישור של חשבונית בסכומים גבוהים במיוחד, על ידי שני משתמשים או בעלי תפקידים שונים לפני ההפקה. כמו כן אפשר לקבל מהמערכת תזכורת לאישור לפני דיווח למע"מ. הבקרה לא חייבת להיות מהסוג שמבזבז זמן או מאריך את העבודה יותר מדי. מספיק להתרגל לשלב בדיקה יזומה מפעם לפעם כדי שיהיה לכם תהליך שבו אף פעולה מיוחדת או רבת משמעות לא תעבור עם טעות.

הפקה מסמכים בשיטה המתקדמת שעוזרת לחסוך זמן ולמנוע בטעויות

תהליך של הוצאת חשבונית מס בצורה חכמה ומדויקת יותר משתלב עם בדיקת תקינות מובנית. זוהי בדיקת תקינות ברבדים שונים: זיהוי של שם הלקוח (במיוחד כאשר מדובר בלקוחות קיימים או לקוחות חוזרים), סיווג מע"מ לפי אחוז המע"מ העדכני, הצגת סכום המסמך לפני כל הפקה וכמובן מספור אוטומטי של כל סוגי המסמכים באופן רציף וללא מגע יד אדם. כאשר הכל מדויק, אתם חוסכים אי נעימות. זיכרו שכל שגיאה באחד הפרטים העיקריים עלולה להתגלות בביקורת ולהביא לקנס או לחקירה נוספת. לסיום, כדאי לדעת כי המערכת של אינוויס מייבן יודעת להוציא באופן אוטומטי קבלות ירוקות – שנשלחות במהירות ללקוח במייל. גם עוסקים קטנים, המפיקים קבלות עוסק פטור נהנים מאותה בקרה וכלי עזר, בתאימות מלאה לחוק ולנהלי רשות המיסים.