איך לא לשלם מע"מ מהכיס לפני שהלקוח שילם לכם
אם יש משהו שכמעט כל בעל עסק חווה בשלב כזה או אחר, זה הרגע המעצבן שבו אתם מעבירים מע"מ לרשות המיסים על כסף שעוד לא נכנס. לא כי טעיתם, לא כי ניסיתם להתחכם, אלא פשוט כי עבדתם "לפי הספר" שלא ממש כתוב לטובת תזרים המזומנים שלכם.
החדשות הטובות הן שיש שיטה חוקית, מסודרת וחכמה להימנע מהמצב הזה, והשיטה הזו עוברת דרך מעבר להתנהלות נכונה עם חשבונית עסקה מקוונת של חברת מייבן.
חשבונית עסקה היא כלי ניהולי
חשבונית עסקה היא מסמך חוקי לחלוטין, שמאפשר לכם לדרוש תשלום בלי להתחייב עדיין למע"מ. היא מתאימה במיוחד למצבים שבהם השירות כבר סופק, או המוצר נמסר, אבל התשלום יגיע רק בעוד 30, 60 או 90 יום.
אוהבים את הכתבה?
מוזמנים לנסות את המערכת שלנו!
חודש ראשון חינם
היתרון הוא גם ניהולי, מכיוון שאתם יודעים בדיוק על שולמה כבר חשבונית מס קבלה, מה עדיין פתוח וממתין לתשלום, ומה לא אמור להשפיע עדיין על הדיווחים שלכם לרשויות. ההתנהלות הזו מכניסה סדר בעסק, ומפחיתה חוסר ודאות ולחץ מיותר ביומיום.
למה זה גם בונה אמון מול לקוחות
יש בעלי עסקים שחוששים שחשבונית עסקה "נראית פחות רצינית", אבל ההיפך הוא הנכון. לקוחות עסקיים מבינים היטב את ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס. כשזה נעשה בצורה מסודרת, עם מערכת חשבוניות דיגיטלית ברורה, מעוצבת ומקצועית, זה משדר שליטה, שקיפות ודיוק.
מערכת דיגיטלית טובה מאפשרת ללקוח לראות בדיוק מה הסטטוס של התשלום, לקבל תזכורות מסודרות, ולעבוד מול מסמכים ברורים ומוכרים כמו קבלה ירוקה, שמסייעים לו להבין מיד מה הסטטוס של כל חשבון. כך נוצרת תחושה אצל הלקוח, שהוא עובד מול בית עסק שמנהל את עצמו נכון, בלי בלבול ובלי חוסר ודאות. זה לא עניין טכני – זה עניין של חוויית עבודה.
מה לא עובד, וחבל להמשיך לנסות
לא עובד להוציא חשבונית מס "כדי ללחוץ על הלקוח לשלם מהר יותר", מכיוון שברוב המקרים זה לא באמת מזרז תשלום, אבל כן יוצר בור תזרימי. לא עובד גם להסתמך על אקסלים ידניים או על זיכרון, כשיש עשרות לקוחות פתוחים. טעויות כאן עולות בכסף אמיתי.
עוד דבר שלא עובד הוא לערבב בין חשבונות העסק לחשבון האישי ולנסות "לאלתר" כשמגיע מועד הדיווח. ניהול כזה שורד אולי חודש או שניים, אבל לאורך זמן הוא יוצר חוסר שליטה, לחץ, ולעיתים גם טעויות מול רשויות המס.
השיטה הנכונה לנהל תשלומים דחויים
השלב הראשון הוא שינוי תפיסה. להבין שחשבונית עסקה היא ברירת מחדל במקרים של תשלום נדחה, ולא פתרון זמני. משם, בוחרים מערכת חשבוניות דיגיטלית שמאפשרת הפקה קלה של חשבוניות עסקה, המרה אוטומטית לחשבונית מס עם קבלת התשלום, וחיבור ברור לדוחות המע"מ.
בשלב הבא מגדירים תהליך קבוע מול הלקוחות. חשבונית עסקה נשלחת מיד עם סיום העבודה או אספקת השירות, תנאי התשלום ברורים, והתזכורות אוטומטיות ומכבדות. כשהכסף נכנס – המערכת עושה את שלה, ואתם לא צריכים לזכור כלום.
ניהול מע"מ חכם מתחיל בשיתוף פעולה
ההתנהלות החשבונאית צריכה להתבצע בשקיפות מלאה עם רואה החשבון או מנהל החשבונות. כשכולם יודעים באיזה שלב כל מסמך נמצא, אין הפתעות, אין "כיבוי שריפות", ויש תחושה שבחץ העסק עובד בשבילכם.
ניהול נכון של מע"מ נוגע להחלטות יומיומיות חכמות, וכשמקבלים אותן בזמן, הכסף נשאר במקום שהוא אמור להיות בו, בחשבון העסקי, עד שהוא צריך לצאת. אם אתם רוצים להפוך את ההתנהלות הזו לשיטה קבועה ופשוטה, מערכת החשבוניות הדיגיטליות של מייבן מאפשרת לעשות את זה בצורה מסודרת, ברורה ובלי מאמץ מיותר.
