הפקת חשבון עסקה
איך מפיקים חשבון עסקה (דרישה לתשלום) — ומה סוגר אותו
חשבון עסקה הוא דרישת תשלום שנשלחת ללקוח לפני שהכסף מגיע. הוא אינו חשבונית מס: כשהלקוח משלם, מפיקים ממנו חשבונית מס / קבלה, והיא סוגרת אותו.
למי זה מתאים: לכל עסק שרוצה לבקש תשלום לפני שמפיקים חשבונית.
שלב 1: פתיחת חשבון עסקה חדש
- לחצו על "חדש" בראש המסך.
- בחרו "חשבון עסקה (דרישה לתשלום)".
שלב 2: תאריך, לקוח ותיאור
- תאריך מסמך: התאריך של היום. אפשר לבחור תאריך מוקדם יותר, אבל לא לפני חשבון העסקה האחרון שהפקתם.
- לתשלום עד: עד מתי הלקוח צריך לשלם. התאריך מופיע במסמך, ואם הוא עדיין פתוח באותו יום, תקבלו תזכורת במייל.
- לקוח: הקלידו את שם הלקוח ובחרו אותו מהרשימה. לקוח שעוד לא קיים מוסיפים בכפתור "חדש" שליד השדה. ללקוח חד-פעמי, העבירו את המתג ל"מזדמן".
- תיאור: כותרת למסמך, שמופיעה גם ברשימת המסמכים. לא חובה.
שלב 3: הפריטים
- בשורה הראשונה הקלידו את שם הפריט ובחרו אותו מהרשימה. המחיר מגיע מרשימת הפריטים, ואפשר לשנות אותו.
- שנו את הכמות לפי הצורך, והסכום בשורה מתעדכן.
- לפריט נוסף, לחצו על "הוסף".
המע"מ והסכום לתשלום מחושבים לבד, בתיבה שמתחת לפריטים.
שלב 4: תצוגה מקדימה והפקה
- לחצו על "תצוגה מקדימה" ובדקו את המסמך כמו שהוא יישלח.
- הכול תקין? לחצו על "מעולה! המשך לאישור הפקה". כדי לתקן משהו, לחצו על "רגע, חזרה לעריכה".
- בחלון "אישור יצירת מסמך" מופיעות כתובות המייל שאליהן יישלח המסמך. אפשר להוסיף כתובת או להסיר אותה.
- לחצו על "אישור והפקת המסמך". המסמך נחתם דיגיטלית ונשלח ללקוח במייל.
שלב 5: הלקוח שילם — סגירת חשבון העסקה
- פתחו את חשבון העסקה מרשימת המסמכים, בלחיצה על "הצג".
- לחצו על "סגור", ובחלק "הפק מסמך לסגירה" בחרו "חשבונית מס / קבלה". אם רק תפיקו חשבונית עכשיו והתשלום יגיע אחר כך, בחרו "חשבונית מס".
- המסמך החדש נפתח עם הלקוח וכל הפריטים. כשמפיקים אותו, חשבון העסקה נסגר ומקושר אליו.
- סגור עם מסמך קיים: מקשר את חשבון העסקה למסמך שכבר הפקתם.
- סגור ידנית: סוגר את חשבון העסקה בלי להפיק מסמך.
- ביטול: בתצוגת המסמך לחצו על "ביטול מסמך" ואשרו. אחרי ההפקה אי אפשר לערוך חשבון עסקה.
אפשרויות נוספות
- חשבון חודשי קבוע: כשמסמנים "אפשר הפקת חשבוניות ריטיינר" בתפריט הגדרות ← הגדרות מתקדמות, מופיע בטופס מתג שהופך את חשבון העסקה לחשבון שנשלח ללקוח בכל חודש, באותו יום ובאותו סכום.
- מתוך מסמך אחר: אפשר להפיק חשבון עסקה גם מהכפתור "סגור" של הצעת מחיר, הזמנה או תעודת משלוח. הוא נפתח עם הפריטים שלהם, וסוגר אותם.
סיום בהצלחה
חשבון העסקה נשלח ללקוח, וכשהוא ישלם, החשבונית תיפתח ממנו עם כל הפריטים.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• החשבונית שסוגרת אותו: הפקת חשבונית מס / קבלה.
• אם החשבונית מופקת לפני התשלום: הפקת חשבונית מס.