הטעויות הנפוצות של בעלי עסקים בשימוש בחשבוניות דיגיטליות – ואיך להימנע מהן

המעבר לחשבוניות דיגיטליות הפך בשנים האחרונות לצעד חיוני מבחינת בעלי עסקים רבים, המעוניינים לייעל את פעילותם הפיננסית ולהתאים את התנהלותם למעבר לדיגיטל. אבל ביצוע תהליכים שגויים עלול להוביל לנזק כספי, משפטי ואדמיניסטרטיבי ולכן חשוב לדעת איך לבצע נכון את המעבר.

כי טעויות כמו אחסון לא תקין של חשבוניות, חוסר תאימות למערכת חשבוניות ישראל או שימוש בתוכנות לא מאובטחות עלולות לגרום לאובדן נתונים, קנסות ואפילו לחשיפה למתקפות סייבר. במאמר זה נסקור את השגיאות הנפוצות של בעלי עסקים בשימוש בחשבוניות דיגיטליות ונראה איך אפשר להימנע מהן.

אי-שמירה נכונה של נתונים – איך מקפידים על גיבוי וארגון נכון

אחת הטעויות הנפוצות ביותר בקרב בעלי עסקים שמשתמשים בחשבוניות דיגיטליות היא חוסר ארגון ושמירה נכונה של הנתונים הפיננסיים. רבים סומכים על המערכת הדיגיטלית אבל אינם מקפידים לוודא שהנתונים נשמרים באופן מסודר ונגיש במקרה של צורך בביקורת או שחזור.

חשבוניות עלולות ללכת לאיבוד אם לא עובדים עם תוכנה להפקת חשבוניות או אם הן נשמרות רק על מחשב אחד שחשוף לתקלות טכניות. כדי להימנע מהבעיה, חשוב לוודא שכל חשבונית נשמרת הן במערכת הנהלת החשבונות והן בגיבוי חיצוני כמו שרת ענן מאובטח.

יש לקבוע מדיניות ברורה לשמירת החשבוניות ולהגדיר תהליך מסודר שמאפשר לוודא שכל מסמך נשמר ונגיש למשך הזמן הנדרש לפי חוקי המס.

חוסר תאימות לדרישות רשות המיסים – הימנעות מקנסות ובעיות רגולטוריות

עוד טעות קריטית היא שימוש במערכת חשבוניות שאינה עומדת בדרישות רשות המיסים, מכיוון שאם בעל העסק משתמש בתוכנה שאינה עומדת בתקנים, הוא עלול להיקנס או להיתקל בקשיים בעת הגשת הדיווחים השנתיים, ולכן על מנת כדי להימנע מבעיות אלו, יש לוודא שהמערכת בה משתמשים עומדת בכל הדרישות הרגולטוריות.

רשות המיסים מחייבת עמידה בתקנים של חתימה דיגיטלית ומבנה קובץ חשבונית במייל, ובעלי עסקים חייבים לבחור פתרון מוכר ומאושר על ידי הרשויות ולבדוק באופן תקופתי שאין עדכונים חדשים בתקנות שעשויים להשפיע על פעילותם.

שימוש בכלים לא מאובטחים – איך להגן על מידע פיננסי רגיש

מתקפות סייבר הופכות להיות נפוצות בשנים האחרונות, כך ששימוש בתוכנות לא מאובטחות לחשבוניות דיגיטליות מסכן את בית העסק ועלול לחשוף אותו לפריצות למאגרי מידע, זיופי מסמכים ואובדן נתונים.

יש בעלי עסקים שמשתמשים בכלים חינמיים או לא מאושרים מבלי לבדוק האם הם עומדים בתקני אבטחת מידע מחמירים, וכך חושפים את עצמם לסיכונים משמעותיים. כדי להימנע ממצב זה, חשוב לבחור תוכנה להנהלת חשבונות לעצמאים, שיש לה רמת אבטחה גבוהה והצפנה מתקדמת, גיבויים אוטומטיים, ואפשרות להגבלת גישה בהתאם לתפקידים בתוך העסק.

חשוב להקפיד גם על הטמעת נהלים ברורים בנוגע לשימוש בסיסמאות חזקות, אימות דו-שלבי, ובדיקות אבטחה תקופתיות על מנת לוודא שהמידע הפיננסי של העסק מוגן מפני ניסיונות תקיפה.

איך מנהלים נכון את החשבוניות הדיגיטליות?

המעבר לחשבוניות דיגיטליות מעניק לבעלי עסקים יתרונות משמעותיים כמו ייעול תהליכים, חיסכון בנייר והפחתת עלויות אדמיניסטרטיביות, אבל על מנת שניתן יהיה ליהנות מכל היתרונות הללו יש להימנע מהטעויות הנפוצות.

אחסון נכון, עמידה בתקנות, אבטחת מידע ודיוק בפרטים במהלך הוצאת חשבונית מס הם צעדים הכרחיים לניהול תקין של החשבוניות הדיגיטליות. השקעה במערכת מאובטחת ומותאמת לרגולציה, לצד הטמעת נהלים ברורים בתוך העסק, תוביל למצב בו החשבוניות יישמרו כראוי, הנתונים יהיו מוגנים, ובית העסק יוכל להתנהל בצורה מסודרת ומקצועית.

אז הצטרפו עוד היום ל-Maven כדי להתחיל לעבוד עם הפתרון המתקדם שלנו לניהול חכם, מאובטח ויעיל של החשבוניות שלכם!