היתרונות שיש בהוצאת חשבונית עסקה

בהתנהלות הפיננסית על עסקים, חשוב ביותר לשמור על סדר. דרך טובה מאוד לשמור על סדר וארגון בנושא הפיננסי, היא לתעד פעולות שונות ולגבות אותם על גבי מסמכים. מסמך בעל חשיבות רבה נקרא חשבונית עסקה. כאשר משתמשים בו בתבונה, טמונים בו יתרונות רבים. כל הסיבות והיתרונות בסקירה שלפניכם.

מהי בעצם חשבונית עסקה

נתחיל עם הסבר קצר והבהרה – חשבונית מס איננה חשבונית עסקה! חשבונית מס יכולים להוציא אך ורק עוסקים מורשים או חברות. את חשבונית העסקה יכולים להוציא גם עסקים שמוגדרים בתור עוסקים פטורים. המהות של חשבונית עסקה היא בתיעוד עסקי על כך שנוצרת התחייבות מצד גורם שלישי. זוהי בעצם הודעת תשלום או דרישת תשלום, אשר מועברת אל לקוח של העסק.

אפשר להוציא אותה בקלות

ניתן כיום להפיק את חשבונית העסקה, באמצעות כל תוכנה להפקת חשבוניות מס (למרות שכאמור, זו לא חשבונית מס!). זאת אומרת שיתרון חשוב הוא שניתן להפיק את המסמך הזה בקלות, לא צריך לרכוש תוכנה מיוחדת או נפרדת. למעשה בתוכנות אונליין לעסקים קטנים או בינוניים, ניתן להפיק את המסמך הזה וגם מסמכים נוספים (כגון קבלות) בכל פעם שעולה בכך הצורך. ועוד יתרון – ניתן לשלוח את המסמך במייל או בהודעה. זה מה שהופך את הפרוצדורה וההתעסקות עם זה למינימליים. וכפי שיודע כל בעל עסק מנוסה, כמה שפחות התעסקות עם פרוצדורות, זה אומר יותר זמן לפיתוח העסק וליעילות.

חשבונית שעושה סדר

שלא כמו חשבונית מס קבלה, שמותר להוציא אותה רק כאשר מדובר בעוסק מורשה וכאשר מתקבל תשלום, את חשבונית העסקה מוציאים לפני שמקבלים תשלום כזה או אחר. כלומר, היתרון החשוב במסמך הזה – שהוא מהווה תזכורת פנימית וגם חיצונית, לכך שחייבים לכם כסף. ככל שלעסק יש יותר לקוחות וככל שרבים מהם משלמים בשיטת "שטוף פלוס", כך חייבים למצוא את הדרך לתעד במסודר את הכספים שחייבים לכם.

באמצעות התוכנה, אפשר לראות אילו חשבוניות הוצאו בתקופה רצויה – יום, שבוע, חודש, שנה. ניתן לבדוק האם הגיע מועד התשלום של לקוח כזה או אחר, ועדיין לא בוצע התשלום. במילים אחרות, היתרון החשוב מלבד הכנסת סדר פיננסי, זה יעילות בגבייה. כך לא מאבדים כספים ודואגים לכך שהלקוחות ישלמו בזמן. לא מעט עסקים מוצלחים נקלעו לקשיים משום שלא התנהלו בצורה מסודרת מבחינת ניהול הגבייה. היכולת להיות עם האצבע על הדופק ולקבל את כל הכספים המגיעים לכם ובזמן, מלווה אתכם לאורך כל חיי העסק.

פתרון חסכוני שזמין תמיד

נדגיש כי אנו מדברים על חשבונית עסקה שאיננה בהכרח עשויה נייר. זו יכולה להיות ואף עדיף שתהיה חשבונית דיגיטלית. זאת אומרת שבשביל להפיק אותה לא צריך מדפסת, אין צורך בדיו ואפילו אין צורך במשרד. ניתן להפיק את המסמך מכל מכשיר, מחשב, מחשב נייד, טאבלט, סמרטפון. פשוט נכנסים לחשבון האישי של העסק, ושולחים את המסמך הרצוי ללקוח במייל. היתרונות הנוספים הם:

• חוסכים כסף על נייר – לא מדפיסים, לא מבזבזים דיו. לאורך זמן, זה חיסכון כספי נטו שלכם.
• חוסכים זמן – אפשר לנצל את הזמן ולהפיק את המסמכים הללו ללקוחות, כאשר אתם פנויים ממשימות חשובות. את השעות שאתם יותר יעילים, תשקיעו בקידום העסק ובמכירות או פגישות עבודה.
• מיתוג – ניתן לעצב בקלות את החשבוניות בצורה איכותית, עם לוגו עסקי ופיצ'רים גרפיים.
• גיבוי – המערכת להפקת החשבוניות שומרת בענן את כל המסמכים העסקיים. הגיבוי נעשה אוטומטית, בכל הפקת מסמך. שום דבר לא הולך לאיבוד או נעלם. הכל מתקתק כמו שעון.