העתיד של ניהול פיננסי בעסקים קטנים: חשבוניות אונליין והקשר לחוקי המס החדשים

הקידמה של שירותי חשבונאות אונליין משנה את הדרך שבה עסקים קטנים מנהלים את הפעילות הפיננסית שלהם. המעבר לניהול פיננסי מרחוק, למשל בדמות חשבוניות אונליין, משתלב היטב עם הדרישות והתקנות החדשות של רשות המיסים. כעת נתייחס לעתיד ולמגמות המרכזיות שמעצבות את הניהול הפיננסי בעסקים קטנים וכן את ההשלכות שלהן.

שילוב (אינטגרציה) בין מערכות שונות ופתרונות מגוונים

צריך לזכור, חשבונית מס אינה רק מסמך אחד שעומד בפני עצמו. המערכות החדשות מאפשרות לנהל אינטגרציה מלאה בין הפקת חשבוניות לבין ניהול מלאי, מעקב אחר תשלומים וניהול קשרי לקוחות. אינטגרציה כזאת מאפשרת לעסקים ליעל תהליכים וכן לקבל תמונת מצב עדכנית לגבי מצבם הפיננסי. כל זאת לצורך שיפור יעילות וגם שיפור בקבלת החלטות. החיבור בין המערכות השונות מייעל משמעותית את העבודה. למשל כאשר מפיקים חשבונית, המערכת מעדכנת אוטומטית את המלאי, שולחת התראות על מוצרים שצריך להזמין מחדש. במקביל גם מעדכנת את מערכת הנהלת החשבונות. כל זה חוסך זמן יקר ומקטין את הסיכוי לטעויות אנוש.

שימוש בכלי עזר ובינה מלאכותית לניתוח נתונים

כבר כיום ניתן לראות כיצד תוכנה להנהלת חשבונות לעצמאיים משלבת יכולות בינה מלאכותית. אלה יכולות מתקדמות שמסייעות בניהול הפיננסי העסקי. המערכות החדשות יכולות לזהות דפוסים בהתנהגות לקוחות, לחזות תחזיות בתזרים מזומנים, להתריע מראש על מצבים שונים כגון חוסר מלאי או אי הוצאת חשבונית כחוק. הבינה המלאכותית מסייעת בתהליכי דיווח מס, עדכון וגיבוי. היא יכולה לסווג הוצאות, לזהות חריגות וחשבוניות כפולות, אפילו להציע דרכים לייעול ההוצאות העסקיות. בעתיד, המערכות תוכלנה ללמוד את דפוסי הפעילות בכל המימדים והתחומים ולהציע המלצות מפורטות ברמת דיוק מאוד גבוהה.

התאמה לדרישות רגולציה חדשות

לאחרונה דווח על שלב נוסף בעניין מימוש חוק חשבוניות ישראל. בהקשר זה נזכיר כי תמיד צריך לשים לב לגבי כניסת חוקים ותקנות חדשות. רשות המיסים מממשיכה לקדם רפורמות כמו הוצאות מספרי חשבוניות בשיתוף הרשות, במטרה למנוע העלמות מס. המערכות החדשות של ניהול פיננסי מתעדכנות באופן מתאים כדי לעמוד בדרישות החוק ועם סנכרון מול רשות המיסים. חשוב להקפיד על שימוש במערכות מאושרות על ידי רשות המיסים, כאלה שמתעדכנות בהתאם לשינויי החקיקה. צריכה להיות התאמה לתקנות שמאפשרות הוצאת חשבוניות דיגיטליות עם מספרים שהונפקו כחוק, לצד שמירה על גיבויים וחתימה דיגיטלית.

פתרונות דיגיטליים עדכניים שחוסכים זמן וכסף

חשוב לציין שגם מסמכים נוספים כמו חשבונית עסקה ניתן להנפיק במערכת החדשה של ניהול פיננסי. זהו שילוב מושלם עם קבלות ירוקות ותשלומים דיגיטליים אונליין. העתיד מביא איתו מערכות יותר ויותר חכמות, שמאפשרות תמיכה בניהול של מחזור החיים של העסקה – משליחת הזמנה ועד לתשלום וקבלת אישור – הכל באופן דיגיטלי ואוטומטי. המערכות החדשות מאפשרות ללקוחות לבצע הזמנות באופן מקוון, לקבל חשבוניות דיגיטליות וכן לקלוט תשלומים אונליין, ישירות דרך המערכת. זה מייעל את התהליך, מונע תקלות וטעויות ומשפר את חווית הלקוח ואת תהליכי העבודה גם יחד.

כלים לניתוח תזרים מזומנים

כלים חדישים נוספים בתחום הניהול הפיננסי נותנים עוד בכלי עזר שמסייעים לבעלי עסקים לנהל את תזרים המזומנים שלהם ביעילות. למשל פונקציה שעוזרות עם תחזיות המבוססות על נתוני העבר, הפקת דוחות לגבי המגמות הנוכחיות תוך זיהוי מראש של תקופות שבהן צפוי מחסור במזומנים. בעתיד יחול עוד שיפור באופן שבו הכלים החדשים יוכלו להציג את הנתונים. הכל בצורה נגישה וברורה, עם גרפים וטבלאות שמראים את התנועות הצפויות במאזן או בעו"ש העסקי ואת הדרך המיטבית לפתור בעיות. בזכות כלים חכמים בעלי העסקים יכולים כבר כיום להיות הרבה יותר יעילים.