הפקת קבלות לעסק קטן

עסקים קטנים עלולים להיתקל בקשיים גדולים. בגלל שמדובר בעסק קטן, שמטבע הדברים יש בו מספר מצומצם מאוד של עובדים, ולמעשה לפעמים מדובר בחברה של בן אדם אחד בלבד, משאב הזמן הופך ליקר ערך במיוחד ואפילו קריטי. בהתאם כדאי תמיד לחפש דרכים לייעל את ההתנהלות ולבצע כמה שיותר פעולות באופן אוטומטי ובלחיצת כפתור. הפקת חשבוניות באינטרנט היא דוגמה לטובה לכך, ויש לה עוד מספר יתרונות משמעותיים שכדאי להיות מודעים אליהם – בעמוד זה תמצאו פירוט של כל התועלות שמקנות החשבוניות הדיגיטליות לעסק קטן, וכן הסברים שיעזרו לכם למצוא את הפתרון האידיאלי עבורכם.

חיסכון ניכר בזמן

בעל עסק קטן מבזבז זמן יקר על כל הוצאת חשבונית ידנית. תחילה הוא מחפש את הפנקס העכשווי, לאחר מכן צריך למצוא עט ולמלא את כל הפרטים הדרושים בכל קבלה או חשבונית – שם הלקוח (כולל ת.ז. או ח.פ וכתובת), תאריך, פירוט העסקה, הסכום ששולם עבורה, אופן קבלת התמורה וחתימה.

גם בהמשך – כשבעל העסק נדרש למלא את הדוח למע"מ או את הדוח השנתי למס הכנסה – נדרשת השקעת זמן רב: למצוא את כל הפנקסים הרלוונטיים, לעבור על כל דף ודף בהם ולוודא שאף חשבונית לא נשכחה. הליך הגבייה הופך למסורבל מאוד גם הוא, בעיקר בגלל הצורך לעקוב אחרי כל חשבונית שהוצאה ולבדוק אם אכן שולמה התמורה עבורה.

עם תוכנה להפקת חשבוניות ניתן לבצע את כל הפעולות הנ"ל בלחיצת כפתור פשוטה – וכך נשאר זמן פנוי רב יותר לתפעול העסק עצמו.

חיסכון בכסף

באופן טבעי חיסכון בזמן מתורגם גם לחיסכון בכסף. אמנם השימוש בתוכנה מתאימה או שימוש בתוכנה כשירות (SaaS) באמצעות אתר אינטרנט כרוכים בתשלום מסוים, אבל כדאי לזכור שגם להדפסת ספרי חשבונות וקבלות ידניים ישנה עלות בלתי מבוטלת.

כמו כן גבייה לא יעילה עלולה להוביל לבעיות בתזרים המזומנים ולצורך בקבלת הלוואות יקרות – עוד נזק כספי לעסק, נזק שהיה נמנע אם כל חשבונית מס הייתה מוצאת באופן דיגיטלי כך שלבעל העסק היה נוח לעקוב אחריהן ולדעת מיד אילו לקוחות שילמו ואילו עדיין לא.

תדמית מתקדמת

כשלקוח מקבל חשבונית מס קבלה באמצעות מסמך ממוחשב, בלחיצת כפתור, הישר למייל שלו (ובמידת הצורך גם גרסה מודפסת שלה, כמובן), הוא מתייחס לעסק אחרת לגמרי לעומת עסק שעדיין עובד עם פנקסי חשבוניות מרופטים ומבולגנים. מאחר שקבלות וחשבוניות הן מרכיב משמעותי ברושם שיוצר כל עסק, קטן או גדול, המעבר לחשבוניות הדיגיטליות משדרג מידית את התדמית של העסק – שפתאום כבר לא נראה עסק קטן ומיושן אלא עסק עדכני, זריז ויעיל.

צמצום הפגיעה בסביבה

קבלה אינטרנטית נקראת גם קבלה ירוקה, ולא בכדי. המעבר לדיגיטל והאפשרות להימנע מהדפסת עוד ועוד דפים מתאפיין גם ביעילות אקולוגית – כלומר נדרשים פחות משאבים טבעיים כדי לייצר את המסמכים ההכרחיים על-פי חוק. אמנם הפקת קבלות דיגיטליות בעסק קטן צורכת כמובן חשמל, אבל זוהי צריכה מזערית, ובהשוואה לייצור נייר מדובר בפעולה ידידותית יותר לסביבה.

עוד כדאי לדעת שעסקים שמוותרים נייר ומתקדמים לדיגיטל זוכים גם למיתוג טוב יותר, בנוסף לתועלת בזכות התדמית המתקדמת.

איך לבחור שירות הפקת קבלות דיגיטליות?

הפקת קבלות לעסק קטן היא שירות שאמור להיות מתומחר באופן אטרקטיבי. בהתאם כדאי למצוא חברה שמציעה מגוון מסלולי חיוב, כולל כאלה שמיועדים לעסקים קטנים – שלא מנפיקים קבלות רבות מדי חודש. דגש חשוב נוסף הוא ממשק המשתמש – ככל שהוא נוח יותר וידידותי יותר, כך החיסכון בזמן יהיה משמעותי יותר, וניתן יהיה להפיק מקסימום תועלת מהבחירה בקבלות ירוקות ודיגיטליות.