חשבוניות דיגיטליות ואבטחת מידע: איך לשמור על העסק שלך מוגן?

המעבר לחשבוניות דיגיטליות מביא עמו יתרונות רבים לעסקים בישראל, למשל חיסכון בזמן, מניעת טעויות, גיבוי אוטומטי. אבל לצד זאת השימוש במסמכים דיגיטליים יוצר סיכוני אבטחה שיש להתייחס אליהם. חשבוניות דיגיטליות מכילות מידע רגיש על העסק, לקוחותיו, אמצעי תשלום ואופי העסקאות שלו. לכן אבטחה של נתונים אלה חשובה ביותר. בסקירה זו נציג דרכים חכמות לשיפור אבטחת המידע למי שמשתמש בחשבוניות דיגיטליות.

להתגונן כראוי מפני פריצות סייבר והקשר שלה לחשבונית דיגיטלית

פריצות סייבר מהוות איום של ממש על תוכנות פיננסיות דיגיטליות. הפורצים עשויים לחפש גישה למידע רגיש כמו כגון פרטי כרטיסי אשראי, נתוני זיהוי לקוח ופרטים פיננסיים אחרים. מומחים להגנת סייבר מדווחים על עלייה מתמדת של עשרות אחוזים בניסיונות תקיפה נגד עסקים קטנים ובינוניים בשנים האחרונות. מה עושים? בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט חשוב לוודא שהיא תומכת בהצפנה חזקה. כמו כן חשוב שתהיה בה אפשרות של מערכת אימות דו שלבית וכמובן גם עדכוני אבטחה שוטפים. מומלץ לבדוק שספק השירות מאמץ תקני אבטחה חדישים שכל הזמן משתכללים. בנוסף – חשוב להקפיד על סיסמאות חזקות של כל מי שמורשה להשתמש במערכת. הקפידו להחליף סיסמאות לעתים קרובות ולהגביל את מתן ההרשאה למערכת רק לעובדים שבאמת משתמשים בה.

כך מפחיתים דליפות מידע עסקי וחסוי של לקוחות

דליפות מידע עסקי עלולות להתרחש לא רק עקב פריצת סייבר אלא גם עקב טעויות כמו שיתוף קובץ בטעות. כאשר מנפיקים חשבונית עסקה יש לוודא שהיא נשלחת בצורה מאובטחת למייל או למכשיר הסלולר של הלקוח בלבד. אצלנו, החשבוניות הדיגיטליות נשלחת בשיטה מתקדמת ומוצפנת, כאשר ניתן להגדיר את הנמען בצורה נוחה.

על הגורם האנושי, אבטחת מידע ומניעת טעויות אנוש

כעסק, חשוב שהגדירו לעובדים מה מותר ומה אסור לגבי שיתוף מסמכים ומידע פיננסי. למשל הנחיות כמו אילו ערוצים ישמשו להעברת מסמכים (למשל, רק למייל שהלקוח הגדיר מראש), מי רשאי לגשת למידע הפיננסי וכן הגדרת הרשאות מושכלת. כל אלה יוכלו למנוע גישה לא מורשית לקבלות, חשבוניות ישראל ומסמכים רגישים אחרים כמו דוחות פיננסיים.

ככלל, טעויות אנוש הן אחד הגורמים שחייבים להתייחס אליהם בהדרכת עובדים. למשל, שליחת חשבונית ללקוח הלא נכון עלולה לחשוף מידע עסקי ונתונים אישיים. תוכנה להנהלת חשבונות לעצמאיים כמו שלנו, מסייעת עם מנגנוני בקרה ואימות שמקטינים את הסיכוי לטעויות כאלה. במקביל, ודאו שכל העובדים העוסקים בהנפקת חשבוניות מודעים לנהלי אבטחת המידע.

חשיבות של גיבוי מידע של ניהול חשבונות

מחיקה בטעות של מידע פיננסי יכולה להיות בעייתית ואף עילה לתביעה או לבעיות מול רשות המיסים. מערכת גיבוי אוטומטית כפי שיש אצלנו חשובה במיוחד. אחסון קבלות ירוקות ומסמכים פיננסיים אחרים בענן, עם גיבוי אוטומטי, נותן פתרון מצוין לעסקים בכל סדר גודל.

אבטחת מידע – מחויבות לפי חוק

אבטחת סייבר ומידע הולכים ונעשים חשובים יותר וגם החוק מכיר בכך. חשוב להזכיר כי חוק הגנת הפרטיות ותקנות אבטחת המידע מחייבים עסקים כיום להגן בצורה נאותה על מידע אישי, עסקי ופיננסי. אי עמידה בכללים אלה עלולה להוביל לסנקציות, קנסות ולנזק תדמיתי. בעת בחירת פתרון של חשבוניות דיגיטליות, הקפידו לוודא שהוא עומד בכללי החוק וכללי רשות המיסים.

לסיכום, חשבוניות דיגיטליות מקנות לעסקים יתרונות משמעותיים ומועילים. במקביל, חשוב להתייחס ברצינות לסוגיות של אבטחת המידע. בחירת מערכת מאובטחת, יישום נהלים והדרכת העובדים. כל אלה יכולים לעזור לוודא שכל הנתונים שמורים, מאובטחים ומוגנים, לרווחת העסק והלקוחות.