טיפים להפקת קבלות במהירות וביעילות

נמאס לכם שאתם צריכים לבזבז הרבה זמן על רישום והפקת קבלות עסקיות? בשורות הבאות נסביר איך אפשר להשיג את אותן התוצאות, תוך חיסכון, במהירות, בקלות וביעילות. כך תפיקו סוגים שונים של קבלות, בצורה עצמאית, נוחה וחסכונית.  

1.    התחברו לתוכנה מוכרת לעצמאית

אתם לא צריכים לשכור מנהל או מנהלת חשבונות. אתם לא צריכים יועץ מס או רואה חשבון, בשביל לטפל בנושא של קבלות או חשבוניות. כל מה שצריך בשביל להפיק את כל סוגי הקבלות בצורה ידידותית ונוחה למשתמש זה להירשם לשירות ייעודי. שירות על בסיס תוכנה להנהלת חשבוניות לעצמאיים, שפועלת באינטרנט.

2.    כבר לא צריך ניירת בכלל

הידעתם? קבלות קיימות כבר מאות אם לא אלפי שנים. הקבלות המוקדמות ביותר מתוארכות אל לפני הספירה, שם הן כונו "פפירוס". אלו היו קבלות דמויות נייר, שנרשמו על גבי צמח דמוי קנה שנמצא בשפע ליד הנילוס במצרים ובחלקים מאסיה הקטנה. מאז ועד לזמן האחרון, כל הקבלות הוכנו ברישום על ניירת, אך כבר אין צורך בכך. במקום להזמין פנקסי קבלות בבתי הדפוס השונים, הפיקו את כל המסמכים העסקיים בעזרת תוכנה להפקת חשבוניות. התוכנה קולטת את הפרטים שאתם מזינים והמשלוח – ישירות במייל או להודעה בנייד.

3.    הכינו רשימת לקוחות קבועים

ברגע שנרשמתם לשירות של הפקת קבלות ממוחשבות, תוכלו לייעל אף יותר את התהליך ולזרז אותו. בשלב הזה, הכינו רשימה של לקוחותיכם הקבועים. שמרו את פרטי הלקוחות הקבועים בתוך המערכת הפועלת אונליין. מאותו רגע ואילך, תוכלו להפיק מסמכים מתוך רשימת הלקוחות. זה מקצר את זמן הכנת המסמכים שכן שם המנען, כתובתו, כתובת המייל שלו וכדומה נשתלים לתוך המסמך באופן מידי ואוטומטי.

4.    הסבירו ללקוחות את היתרונות

עבור העסק שלך קבלות ירוקות חוסכות זמן וכסף. אתם חוסכים שימוש בניית, משתמשים פחות בדיו ואפילו לא צריכים לבזבז זמן על סידור המסמכים לפי שמות לקוחות או תאריכים. הכל שמור ומתוייק במערכת באופן אוטומטי. ואם יש לקוחות שהתרגלו לקבל מסמכי נייר, הסבירו לכם את היתרונות עבורם. ברגע שהם מקבלים קבלות למייל, שום מסמך לא הולך לאיבוד. הם לא צריך להתחיל להכניס סדר בניירת שלהם והם תורמים לשמירה על איכות הסביבה.

5.    במערכת אחת – כל סוגי הקבלות

קבלות הן הכרח לעסקים. כל עסק חייב, על פי חוק להפיק מסמכי עסקה בכל פעם שמבצעים מכירה, בכל פעם שמקבלים תשלום במזומן, שיק, העברה בנקאית, תשלום באפליקציית תשלום וכדומה. אותה מערכת של הפקת חשבוניות באינטרנט, יכולה לאפשר לך לבחור להפיק כל סוג של מסמך שאתה צריך. למשל, חשבונית מס קבלה מיועדת לעסקים שהם עוסקים מורשים או חברות בע"מ. מסמך של קבלה רגילה, מיועד לעוסקים מורשים או לעוסקים פטורים. יש גם מסמכים נוספים שהמערכת יכולה להפיק עבורכם בקלות ולפי הצורך. למשל, חשבונית עסקה, מסמך קבלה מבוטלת (במינוס) אם בוצעה החזרת מוצר ועוד. הטיפ שלנו – הקדישו כמה דקות כדי להבין על כל סוגי הקבלות. לאחר שתבינו כל מה שצריך, תוכלו להפיק את כל המסמכים הנדרשים, עוד יותר מהר ובלי לבזבז זמן.

6.    המערכת שעוזרת לך לשמור על הכללים

לאחר הפקה של קבלות או מסמכים אחרים, הם צריכים להיות מאורגנים ונגישים בקלות. מצד אחד, הנגישות תעזור לך לבדוק את ביצועי העסק מבחינה כלכלית ועסקית. מצד שני, לאחר הפקת מסמך, המערכת מתייקת הכל אוטומטית, כדי שתוכל להשתמש במסמכים כראיה במקרה של ביקורת ממס הכנסה או מע"מ. בחר תמיד מערכת מורשית, שקיבלה את אישור רשות הממסים ומאפשרת חתימה דיגיטלית על כל מסמך באופן אוטומטי.