כיצד מפיקים חשבונית במייל?

הפקת חשבוניות במייל הפכה לשיטת תיעוד מסמכים פופולרית במיוחד אצל עסקים דיגיטליים. חנויות מקוונות, עסקים שמעניקים שירותים אונליין, ועסקים שמוכרים מוצרים באופן דיגיטלי משתמשים בשיטה של הפקת "קבלה ירוקה", ובהחלט מדובר בשיטה מומלצת, אשר מייעלת תהליכי ניהול עסקיים. אם טרם הכרתם את העולם של הפקת חשבוניות במייל, כעת תוכלו לגלות כל מה שצריך על השיטה הזו, ועל יתרונותיה.

מה זאת חשבונית במייל?

חשבונית במייל, הידועה גם כ"חשבונית דיגיטלית", היא חשבונית שמחליפה את החשבונית הידנית המסורתית. במשך שנים רבות בעלי עסקים הפיקו חשבוניות באמצעות פנקסים שהכילו חשבוניות ממוספרות. חשבונית דיגיטלית מחליפה את הפנקס הזה בכל מובן: מערכות של חשבוניות ממוחשבות כוללות את פרטי העסק (שם העסק, ח.פ, פרטי התקשרות), והן ממוספרות. המאפיינים האלו מעניקים לחשבוניות דיגיטליות מעמד משפטי זהה לחשבוניות ירוקות. מערכות של חשבוניות מקוונות הן לא מערכות שצריך להתקין על המחשב האישי.

הרוב הגדול של מערכות להפקת חשבוניות ממוחשבות הן מערכות מקוונות, כלומר מערכות אינטרנטיות שניתן להשתמש בהן אונליין. חברות שמספקות את השירותים האלה מאפשרות לבעלי עסקים להקים חשבון אישי ומאובטח, ובחשבון הזה ניתן לבצע שלל פעולות, לרבות הפקה של חשבוניות.

מלבד זאת, לחשבוניות מקוונות יש גיבוי של חתימה דיגיטלית; בתהליך הפקת חשבוניות מהסוג הזה, מתבצע אימות דו-שלבי, שמוצפן באופן דיגיטלי וקיבל אישור חוקי, לפי חוק החתימה הדיגיטלית משנת 2001.

הפקת חשבונית דיגיטלית: מה עוד חשוב לדעת?

מלבד הפקה של חשבוניות מקוונות, ניתן לבצע פעולות נוספות באתרי חשבונית במייל:

• התאמה אישית של החשבוניות: הוספה של לוגו, סיסמה של העסק ופרטים נוספים לחשבוניות.
• הפקה של מגוון מסמכים: אתרים של חשבוניות ירוקות מאפשרים להפיק שלל מסמכים, מלבד חשבוניות, לרבות מס קבלה, חשבוניות מס, הצעות מחיר, ועוד.
• שמירה אוטומטית של פרטים: אתרי חשבוניות מקוונות מאפשרים לשמור פרטים רבים, כמו פרטי לקוחות, פרטים של שירותים שונים, ורשימות מובנות שונות. הודות לכך, לא צריך לבזבז זמן על הקלדה ומציאה של פרטים שונים.
• מעקב אחר נתונים: אחד הדברים החשובים ביותר באתרי חשבוניות ירוקות הוא שירות של שמירה ומעקב אחר נתונים ומסמכים. כאשר צריך להפיק דוחות שונים למטרות מס ועבור דיווחים לרשויות השונות, ניתן לעשות זאת ברגעים ספורים מפני שהנתונים נשמרים, מחולקים ומופקים באופן אוטומטי.
• אופציה לשילוב של המערכת המקוונות בתוכנת ERP בארגונים ועסקים.
  

יתרונות של הפקת חשבוניות באינטרנט

חשבוניות ממוחשבות מביאות עמן יתרונות רבים לבעלי עסק, כמו:

ניהול פיננסיים יעיל יותר

מערכות הפקת חשבוניות באינטרנט מייעלות במידה ניכרת את האופן שבו עסקים מתנהלים. הודות למערכות האלו ניתן לנהל חשבונות בצורה מהירה ופשוטה, והתפעול של אתרי חשבוניות מקוונות הוא יעיל במיוחד.

מעקב יעיל יותר אחר פיננסיים

בעבר, ניהול ומעקב אחר חשבוניות התבצע באמצעות פנקסים ושליחה של חשבוניות דרך הדואר, אך כיום כבר אין צורך לעשות זאת. באמצעות מערכות הפקת חשבוניות באינטרנט, ניתן לשלוח מסמכים באינטרנט, ולעקוב אחר נתונים פיננסיים, קבלות, ומסמכים אחרים באופן מקוון. בנוסף, ניתן לדעת אם מסמכים מסוימים אכן התקבלו אצל הנמענים. אם לא – ניתן לשלוח מסמכים שוב, בלחיצת עכבר אחת.

אבטחה ובטיחות

הפקת מסמכים דיגיטליים באתרי קבלות היא תהליך מאובטח לחלוטין. במקרים שבהם יש פריצה למערכת (מה שאינו קורה), או ניסיון להפיק מסמכים באמצעות גורם לא מוסמך – מערכת האבטחה תתריע על כך, וניתן יהיה לעצור תהליכים בעייתיים כאלו לפני שהם גורמים לנזק כלשהו.

ניהול עסק בצורה 'ירוקה'

קבלה ירוקה נקראת כך מפני שהיא תורמת לאיכות הסביבה. באמצעות מערכות ממוחשבות ניתן לחסוך במשאבים טבעיים, ולהימנע משימוש בנייר שמופק מעצים ומוצרים נוספים מהטבע.

חיסכון בזמן ובמשאבים

ניהול חשבונות באמצעות חשבוניות מקוונות הוא חסכוני במיוחד: במקום להשתמש בשירות של רואה חשבון, או משרד רואי חשבון, ניתן להפיק שלל מסמכים באינטרנט – בלי לרכוש תוכנה יקרה. התשלום עבור ניהול חשבונות מקוון הוא תשלום חודשי סמלי, מה שמאפשר לחסוך כסף רב לאורך זמן.

תיאום עם מערכות נוספות

ניתן לחבר (באמצעות התממשקות) בין מערכת ניהול חשבוניות ירוקות, ובין מערכות נוספות. כך למשל, אתם יכולים לחבר את מערכת ה-CRM של העסק שלכם עם מערכת חשבוניות מקוונת, ומערכות נוספות (מערכות סליקת אשראי, מערכות דיוור ישיר, מערכות תקשורת עם לקוחות, ועוד).

מערכות מקוונות שונות ייעלו באופן ניכר את האופן שבו ניתן לנהל עסקים. מערכת חשבונית ירוקה מאפשרת לחסוך זמן, כסף ומשאבים, באמצעות הפקת חשבוניות מקוונות בקלות. העסק שלכם בהחלט יכול להרוויח משימוש במערכת שכזו, וליהנות מהיתרונות הרבים של ניהול חשבונות מקוון.