מה היתרונות שיש בקבלה ירוקה?

השימוש בקבלות ירוקות הולך ומתרחב. הדבר נובע ללא ספק מכך שטמונים בהן יתרונות רבים. קבלה ירוקה נמצאת כיום בשימוש בקרב עוסקים מורשים, עוסקים פטורים, פרילנסרים, וגם אצל ספקי שירותים וחברות ועצמאים מכל הסוגים. רשימת היתרונות הבאים תבהיר את התמונה במלואה.

קבלה מאובטחת יותר

הקבלה הירוקה מתארת קבלה שמופקת אונליין. אך חשוב להבין כי התוכנה שמאפשרת להפיק את הקבלות גם מסוגלת להפיק מסמכים נוספים שעסקים צריכים, כדוגמת חשבונית עסקה. בין אם מדובר בחשבונית ובין אם מדובר בקבלה, אלה פתרונות מאובטחים לעסקים. החברות שמורשות להציע שירות מסוג זה צריכות לקבל אישור מפורט מרשות המיסים. נבדקת האפשרות שלהם לספק שירות מאובטח בפרוטוקול אבטחה עדכני. כלומר, עסק שפועל בצורה הירוקה הזאת שומר כראוי על המידע הפיננסי הפרטי, המצוי ברשותו.

פתרון חסכוני מאוד

לצד היתרון בנושא אבטחת המסמכים, ישנו יתרון חשוב לא פחות מן הבחינה הכלכלית. הפקת קבלות או חשבונית מס בשיטה הירוקה מהווה פתרון חסכוני מאוד. זה הרבה יותר זול ביחס לחלופה של הפקת מסמכי נייר. באופן כזה, אין צורך לרכוש ניירות או פנקסים לצורך הפקת מסמכים. אפשר לחסוך במרכיב הדיו אך גם בעלויות נוספות. השליחה במייל מייתרת את הצורך להשקיע בעלויות דואר, שליחה או העברה דיווחים על ידי שליחים.

יעילות בטיפול

היבטים נוספים של הפקת חשבונית מס קבלה בשיטה הירוקה שכדאי לציין כוללים יעילות גבוהה לכל אורך הטיפול. למשל, הפקה של מסמכים ירוקים מתבצעת בצורה הרבה יותר מהירה. כשאין צורך למלא את הנתונים ידנית, אפשר להיעזר באמצעים חוסכי זמן שבאים לידי ביטוי בכל פעם מחדש. למשל, שתילת תאריך במסמך מבוצעת על ידי הקלקה באייקון לוח שנה. ניתן להזין במערכת רשימה של פרטים שיישתלו אוטומטית במסמכים – כך למשל רשימה מובנית של מוצרים. אפילו לחתום על מסמכים כאלה אין צורך. הטכנולוגיה ערוכה עם חתימה דיגיטלית. וכמובן, גם פרוצדורת השליחה, הגיבוי והשליפה מתייעלת. המסמכים נשמר אוטומטית בענן. אם צריך לאתר מסמך, זה נעשה על ידי חיפוש ממוחשב בין רגע. היעילות הזאת חוסכת זמן עבודה יקר וגם – חוסכת שגיאות. בטיפול יעיל, משמעות הדבר היא שכבר לא צריך להשקיע זמן בתיוק. אפשר להעביר דוחות לרואה החשבון או לרשויות המדינה, בלחיצת כפתור.

גביית ותשלומים עולים מדרגה

עסקים שעוברים למסמכים ירוקים במייל, מדווחים על שיפור בנושא הגבייה והתשלומים. המערכת עצמה יודעת להתריע כאשר ישנם מסמכים שמעידים על חוב שלא שולם בזמן. יותר לא שוכחים בצד חשבון שלא טופל. יוצרים שיפור בתזרים המזומנים מבלי להשקיע מאמץ או משאבים נוספים. אגב, המסמכים שהמערכת מאפשרת להפיק יכולים לעזור ליעל את העסק בעוד מובנים רבים. באופן כזה לדוגמא ניתן לזהות האם יש תחומי פעילות עסקיים משגשגים יותר לעומת תחומים פחות מוצלחים. ניתן להפיק דוחות לפי חתכי פעילות, לפי חתכי תשלום ולפי מאפיינים אחרים הדרושים לכם. כל זאת, מבלי שצריך לשכור מנהלי חשבונות במשרה מלאה ומבלי שצריך להעסיק יועצים יקרים.

יתרונות סביבה וקיימות

לצד היתרונות הישירים שעסקים מרוויחים מהמעבר אל חשבונית דיגיטלית, יש גם יתרונות כלליים. בראש ובראשונה מדובר על תועלות סביבתיות ויתרונות בנושא הקיימות. המסמכים הירוקים חוסכים שימוש במשאבים מזהמים. זה מסייע להפחית את השימוש בנייר והפחתה של כריתת עצים. זה חוסך שימוש באנרגיה יקרה ומזהמת בתהליכים כגון שינוע, הובלה ואספקה של חומרי גלם להדפסות ומשלוח. לכל אלה יש ערך ממשי אך גם שיווקי. הלקוחות כיום מעריכים עסקים שיודעים לפעול בצורה ירוקה, לא מזהמת ומודרנית יותר.