מפרילנסר מקומי לעסק גלובלי: איך לגבות כסף מלקוחות בחו"ל בלי תקלות

הסביבה העסקית משתנה, מתרחבת ומאפשרת גם לעסקים קטנים ולפרילנסרים לנהל עסקים מול לקוחות בין לאומיים. אין שום בעיה לפרילנסר מראש העין או מתל אביב לספק שירות עבור חברת תוכנה מלונדון. לא יוצא דופן שמעצב גרפי מבת ים או אדריכלית מבאר שבע יעזרו עם פרויקטים לחברת פרסום או לסטארטאפ מניו יורק. יועץ עסקי מחיפה יכול לתת ייעוץ ללקוחות מאירופה או מהמזרח הרחוק ובקיצור, לקוחות מחו"ל יכולים לעבוד גם אתכם. כל זה טוב ויפה אבל מתעוררת כאן סוגיה שאף קורס מקצועי לא מלמד והיא, איך גובים כסף מחו"ל בצורה תקינה, בלי תקלות ובלי בעיות? זה לא מובן מאליו להבין איך להוציא חשבונית באנגלית. צריך גם להבין איך להתנהל עם מטבעות זרים, עם תקנות רלוונטיות של רשויות מחו"ל, איך לעבוד עם כלים עסקיים או תוכנת הנהלת חשבונות כאשר מדובר בלקוחות זרים.

חשבונית באנגלית, כך עושים זאת נכון

כפרילנסרים, אין ספק שתרצו לדעת האם צריך לשלוח חשבונית באנגלית ללקוח בחו"ל. התשובה היא שצריך להוציא חשבונית באנגלית עבור לקוח מחו"ל, משום שברוב המדינות לא מכירים במסמכים בעברית. יחד עם זאת צריך להוציא את החשבונית נכון. למשל, חשבונית באנגלית צריכה להיות ערוכה עם כל דרישות המיסוי בארץ ובחו"ל גם יחד. צריך לוודא שיהיו בה כל הפרטים שנדרשים במדינה שבה יושב הלקוח. רק על סמך חשבונית תקנית תוכלו לדרוש את הכסף המגיע לכם כחוק.

אם אתם שולחים חשבונית מס למדינה אירופאית לדוגמא, וודאו שבחשבונית אתם ממלאים את מספר העוסק, כתובת העסק שלכם, פרטי הלקוח, פרטי השירות שניתן. כמו כן צריך לציין את מטבע העסקה וגם את מועד תשלום. במדינות מסוימות עשויות לחול דרישות נוספות ואם יש ספק מה הלקוח צריך ותרצו למנוע מראש בעיות, בדקו עם הלקוח לפי הפקת המסמך.

עוד נקודה לגבי הפקת המסמך, כדאי לשים לב כי המסמך יכול להיות בכל מיני פורמטים. זה אומר שאתם יכולים לעבוד עם תוכנת חשבוניות ישראלית, אבל כזאת שתומכת בשפות זרות ובשלל מטבעות. במיוחד אם הלקוח הוא חברה גדולה, מומלץ לבדוק איזה סגנון של מסמך מקובל אצלם מפני שאם החשבונית תיראה לא מקצועיות או עם פרטים חסרים, יש סיכוי שזה יעכב את התשלום שמגיע לכם עד שתוציאו מסמך מתוקן.

חשבונית עסקה או חשבונית מס קבלה?

אם מתלבטים איזה מסמך להוציא ללקוח מחו"ל, הכלל בדרך כלל דומה למה שמקובל בארץ. כלומר אם כבר קיבלתם תשלום צריך להוציא חשבונית מס קבלה. אם עדיין לא קיבלתם תשלום אפשר בהחלט להוציא חשבונית עסקה שבעצם מהווה סוג של דרישת תשלום. כשעובדים עם לקוחות בחו"ל, במצבים שהתשלום לוקח זמן, הקפידו להוציא את המסמך הנכון כדי שהתשלום לא יתעכב. לגבי עוסק פטור, במקרה הזה אפשר להוציא חשבונית עסקה ולאחר התשלום צריך להוציא קבלה. זו יכולה כמובן להיות קבלה ירוקה ששולחים בלחיצת כפתור למייל של הלקוח.

הנהלת חשבונות בקלות מול לקוחות חו"ל

לעבוד עם לקוחות בחו"ל בצורה קלה, עם גבייה נוחה ותוך חיסכון בזמן, זה אומר לעבוד עם תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט מהסוג האיכותי ביותר. וודאו שאתם משתמשים בתוכנה שתומכת גם בלקוחות חו"ל. זו תוכנה שעוזרת לכם:

• להוציא חשבוניות באנגלית בקלות
• לעדכן תשלומים במטבעות שונים
• לעדכן תזרים ולהפיק דוחות שיכולים להמיר ערכים ממט"ח לשקלים
• לייצא דוחות שרואה החשבון שלכם יוכל לעבור עליהם בקלות

דבר אחרון, כאשר מוציאים חשבוניות צריך להיות ערים גם לנושא ההמרות. כשיש תקבולים בדולר או באירו למשל, ציינו ברישומים את השער העדכני שמקובל על מס הכנסה. לרוב מדובר בשער שמפרסם בנק ישראל ביום ביצוע העסקה או ביום קבלת התשלום.