פנקסי חשבוניות – מי צריך להחזיק בכאלו?

במשך הרבה מאוד שנים, מרבית העסקים בישראל היו צריכים להחזיק תמיד בהישג יד פנקסי חשבוניות. כיום, למרות שעדיין מותר להשתמש בפנקסים הללו, אפשר לעבור ולהשתמש בפתרונות טכנולוגיים מתקדמים יותר. נסביר בשורות הבאות אילו סוגי עסקים צריכים להשתמש בפנקסים הללו ואיזה פתרון טכנולוגי יכול להחליף אותם.

פנקס חשבונית, לא לעסקים קטנים 

במקום להשתמש כיום בפנקסים מודפסים, מותר לגורמים עסקיים ולחברות להשתמש בכלי תוכנה חשבונאים, שקיבלו את אישור רשות המיסים. כלומר, תוכנה לחשבוניות מהווה תחליף טכנולוגי לפנקסים וכבר לא חייבים להזמין אותם מבית דפוס כזה או אחר. על כל פנים, גם מי שעדיין משתמש בפנקסים מודפסים לא יכול להיות כל סוג של עסק. עסקים קטנים שפעם נקראו עוסק זעיר וכיום נקראים עוסק פטור, לא יכולים לרשום חשבוניות אלא מורשים לנפק אך ורק קבלות (זה סוג אחר של מסמך עסקי). פנקסי חשבוניות יכולים להיות בשימוש של עוסקים מורשים או של חברות בע"מ ושל כל עסק שרשום במע"מ כגון שותפויות, חברות ציבוריות, איגוד עוסקים ועוד.

מהו פנקס חשבוניות ואיך עובדת החלופה

החלופה של פנקסי החשבוניות היא תוכנה מקוונת שמאפשרת להפיק בעזרתה חשבונית או קבלה ירוקה, בגרסה דיגיטלית נטו. כלומר, המערכת יודעת לשלוח מסמך ישיר למייל ללא צורך במסמך פיזי (והכל מורשה על ידי רשות המיסים). נציין בכמה מילים, מהם ההבדלים בין הפנקס הוותיק לבין הפעולה של התוכנה הדיגיטלית.

בשני הסוגים, תמיד המסמכים יהיו ממוספרים בסדר עוקב. כלומר, אי אפשר להוציא חשבונית מספר 304, לפני שהוצאנו חשבונית מספר 303. כמו כן, אסור להוציא חשבוניות שונות שממוספרות באותו המספר. בנוסף הפנקסים הוותיקים הכילו את המסמך המקורי (שנקרא "מקור") וכן עוד שני עותקים. במסמך הדיגיטלי ישנו מסמך מקורי שנשלח אוטומטית ללקוח לאחר תיעוד העסקה, לאחר מכן, אם צריך אז ניתן להפיק בעזרת התוכנה עותק "נאמן למקור".

החלופה הדיגיטלית שומרת את כל המסמכים הקודמים, שמקבלים חתימה דיגיטלית מאובטחת. בניגוד לפנקסי החשבונות, לא צריך לבצע חתימה פיזית. מה כן צריכים לכלול המסמכים: תאריך, תיאור עסקה, סכום עסקה נטו, מע"מ, סכום כולל מע"מ (סכום לתשלום). במילים אחרות, תוכנה להנהלת חשבונות לעצמאיים מאפשרת להנפיק בצורה מהירה ופשוטה, את המסמכים שפעם היו נקראים פנקסי חשבוניות. איך צורך לבצע רישום ידני, הכל נרשם ונשמר בענן. חשוב מזה, לא צריך לשמור את כל הפנקסים הישנים במשך שבע שנים (על פי חוק ההתיישנות). הכל שמור בתוכנה לפי חוק וזה חוסך הרבה אי סדר ובלגן. מבחינת רשות המיסים, אמנם מותר להשתמש עדיין בפנקסי החשבוניות, אולם מותר ואפילו משתלם יותר לעבור לפתרון הדיגיטלי והירוק.

מערכת חשבונאות אונליין, עוד יתרונות ששווה להזכיר

כל בעל עסק חייב לדעת כי הוצאת חשבונית היא חובה על פי חוק. מי שלא מוציא חשבוניות כחוק, עלול להיקלע לבעיה מול מס הכנסה וגם מול מס ערך מוסף. חקירות, קנסות, זה לא נעים ועדיף להימנע. בעזרת מערכת חשבונאות, חוסכים כסף על התיעוד החשבונאי, לא צריך לשלם עבור הדפסת פנקסים, חוסכים זמן כי יותר קל להוציא מסמכי עסקה. אך יש עוד יתרונות ראויים לציון.

מערכת חשבונאות אונליין מאפשר לבעל העסק להפיק דוחות ניהול פיננסיים. ניתן לחבר את המערכת לפתרונות סליקה דיגיטליים באתרי מכירות או בעסקים פיזיים. אפשר לצרף למסמכי העסקה את הלוגו של העסק, עיצוב אישי ומיתוג, בצורה עצמאית ופשוטה. וכמובן, זה פתרון ירוק וידידותי לסביבה, בלי הדפסות, בלי לבזבז דיו, תוך חיסכון בכסף ובזמן.