רישום הוצאות העסק

רשות המיסים מתירה לבצע רישום של הוצאות העסק בצורות שונות ועל פי שיטות שונות, חלקן וותיקות ואחרות חדשות. חלק מצורות הרישום מתאימות במיוחד לעסקים קטנים (כגון עוסק פטור) ואילו אחרות מתאימות לעסקים גדולים (כגון חברה בע"מ או שותפות מוגבלת). נסביר על דגשים חשובים בתחום זה וגם נצביע על היתרונות של רישום דיגיטלי, כלומר הנהלת חשבונות אונליין.

מדוע חשוב לבצע רישום הוצאות?

עסק שלא מבצע רישום של ההוצאות בצורה מפורטת וקפדנית פוגע למעשה רק בעצמו. נסביר מדוע: כל עסק הפועל כחוק חייב לפעול על פי כללים של ניהול חשבונות, דיווח ורישום הכנסות. במילים אחרות, עסק חייב להוציא חשבונית מס או קבלה עבור כל עסקה שהוא מקיים. רישום ההוצאות אמנם איננו חובה, אבל למעשה חיוני לרשום כל הוצאה והוצאה מכמה טעמים. ראשית, רישום ההוצאות מאפשר לעסקים להתייעל לאורך זמן. מעקב אחר הוצאות וחלוקה של סוגי הוצאות מאפשרים לעסק לבדוק שפעילותו רווחית ולעיתים להכניס שיפורים והתייעלות תפעולית או פיננסית. לא פחות חשוב מכך – רישום ההוצאות מאפשר לעסק להפחית את נטל המס בצורה חוקית, מדי שנה בשנה. הסיבה לכך היא כזאת: חיוב המס בכל עסק מתבסס לא על פי חישוב ההכנסות ברוטו אלא על פי רמת ההכנסות נטו. ניתן להכיר בהוצאות רק במידה והן נרשמו כחוק, בליווי מסמך עסקה מתאים ובמידה וזו הוצאה עסקית מותרת.

איך אפשר לרשום הכנסות והוצאות?

ככלל, יש כמה דרכים שמותר להשתמש בהם לצורך רישום הכנסות העסק והוצאותיו:

1. רישום ידני – הרישום נעשה בפנקסים ובמחברת או בספרי ניהול חשבונות שבהם מציינים הכנסות הוצאות. במידת הצורך, רשות המיסים תוכל לבצע ביקורת ולבקש את ספר העסק לבדיקה. זו הדרך הכי וותיקה בניהול חשבונות, אך נמצאת כיום פחות בשימוש.
2. רישום בתוכנה רגילה – דרך וותיקה לניהול חשבונות. נעשה שימוש בתוכנות ניהול חשבונות שהעסק רוכש, כמו כל תוכנה עסקית. עבור עסקים קטנים ובינוניים כיום ישנה שיטה יותר נוחה (וזו האפשרות שנציג בסעיף הבא).
3. פתרון הכי חדש שנקרא הנהלת חשבונות באינטרנט. במקרה הזה רושמים את הכנסות העסק והוצאותיו בתוכנה אונליין. אין צורך לרכוש את התוכנה אלא לרכוש מנוי ובהמשך נציג את היתרונות החשובים של שיטת זו לניהול חשבונות ולרישום.

היתרונות החשובים של ניהול חשבונות בשיטה המקוונת

ניהול חשבונות אונליין, באינטרנט זוכה לפופולריות שהולכת ועולה, מכמה סיבות חשובות שכל עסק חייב להכיר:

1. נוחות השימוש – מדובר על תוכנה לחשבוניות שמותאמת ומתוכננת במיוחד לצרכי עסקים קטנים ולעצמאים. הממשק מאוד פשוט וברור, הרבה יותר נוח לעומת תוכנות שמיועדות לשימוש של מנהלי חשבונות או רואי חשבון מוסמכים.
2. חיסכון כספי – עלות השימוש בתוכנה הזאת חסכונית מאוד. היא מאפשרת לבצע את מרבית הפרוצדורות של רישום וניהול חשבונות בצורה עצמית, ללא צורך לשלם כסף רב למנהלי חשבונות או לרואה חשבון. כל הדברים השוטפים נרשמים בתוכנה.
3. חיסכון בזמן – לעומת שיטות רישום ידניות, שימוש בפנקסים וכדומה, רישום אונליין של ניהול החשבונות נעשה הרבה יותר מהר והרבה יותר נוח.
4. לא צריך ניירת – באמצעות השיטה המקוונת, אפשר להשאיר מאחור כמות עצומה של ניירת מיותרת. מדובר על תוכנה שמאפשרת להנפיק חשבוניות באינטרנט, כלומר לא צריך להדפיס שום מסמך שהוא. כל קבלה או חשבונית אפשר להעביר ללקוחות במייל או בווטצאפ. כך עומדים בדרישות החוק וחוסכים פעולות של תיוק וסידור ניירת שגוזלים מקום במשרד ומאמץ.
5. עלות ניהול החשבונות בצורה הזאת נחשבת להוצאה מוכרת.