הפקת חשבונית זיכוי
איך מפיקים חשבונית זיכוי — ביטול מלא או חלקי של חשבונית
חשבונית זיכוי מבטלת חשבונית שכבר הופקה, כולה או חלק ממנה. מפיקים אותה מתוך החשבונית המקורית, והיא נפתחת עם הלקוח והפריטים שלה.
למי זה מתאים: לעוסק מורשה ולחברה בע"מ, כשצריך לבטל חשבונית מס או חשבונית מס / קבלה, או להחזיר ללקוח חלק מהסכום. מסמך שהופק אי אפשר למחוק, ולכן מבטלים אותו בזיכוי.
שלב 1: פתיחת החשבונית המקורית
- ברשימת המסמכים, מצאו את החשבונית שרוצים לבטל.
- לחצו על "הצג" בשורה שלה.
שלב 2: בחירת סוג הזיכוי
לחצו על החץ שליד "ביטול מסמך (זיכוי)" ובחרו אחת מהאפשרויות:
- ביטול מלא (זיכוי מלא): זיכוי על מלוא הסכום, בלי אפשרות לערוך. החשבונית המקורית מסומנת כמבוטלת.
- ביטול חלקי (זיכוי חלקי): זיכוי שבו אפשר לשנות את הפריטים והסכומים. החשבונית המקורית נשארת פתוחה.
- ביטול מלא מול חשבונית זיכוי קיימת: מבטל את החשבונית מול זיכוי שכבר הפקתם, בלי להפיק מסמך חדש.
אפשר גם ללחוץ על הכפתור עצמו. אם נפתח החלון "כיצד לזכות את המסמך?", בוחרים בו ביטול מלא או חלקי.
שלב 3: טופס הזיכוי
- בביטול מלא: הטופס נפתח עם הלקוח והפריטים של החשבונית, והפריטים והסכומים נעולים לעריכה.
- בביטול חלקי: שנו את הכמויות, את הסכומים או את הפריטים, כך שיישאר רק החלק שמזכים.
שלב 4: תצוגה מקדימה והפקה
- לחצו על "תצוגה מקדימה" ובדקו את הזיכוי. בתחתית מופיעה החשבונית שהוא מזכה.
- לחצו על "מעולה! המשך לאישור הפקה", ובחלון האישור בדקו את כתובות המייל.
- לחצו על "אישור והפקת המסמך". הזיכוי נחתם דיגיטלית ונשלח ללקוח.
החשבונית המקורית כבר שולמה
- חשבונית מס / קבלה: אחרי הפקת הזיכוי מופיעה ההודעה "שים לב!" עם הכפתור "הפק קבלה שלילית". הקבלה השלילית מבטלת גם את התשלום.
- חשבונית מס שנסגרה בקבלה נפרדת: את הקבלה מבטלים בנפרד. ההסבר: ביטול קבלה.
זיכוי בלי חשבונית מקורית
אפשר להפיק חשבונית זיכוי גם מ"חדש" > "חשבונית זיכוי". זיכוי כזה לא מקושר לחשבונית, ולכן אף חשבונית לא מסומנת כמבוטלת.
סיום בהצלחה
הזיכוי הופק ונשלח ללקוח. בביטול מלא החשבונית המקורית מסומנת כמבוטלת, ובביטול חלקי היא נשארת פתוחה.
טיפים נוספים לייעול העבודה:
• ביטול של כל סוג מסמך: ביטול חשבונית מס וביטול חשבונית מס קבלה.
• זיכוי חלקי ויתרה לסגירה: סגירה מרובה וחלקית של מסמכים.
• זיכוי שהופק בטעות: ביטול חשבונית זיכוי.