איך תוכלו להפיק חשבוניות באינטרנט בקלות ובמהירות?

שמעתם על חשבוניות באינטרנט ואתם תוהים האם השירות הזה אכן כה יעיל ואם הוא מתאים לכם? נסביר איך מתבצע התהליך, מדוע זה קל ומהיר ולאילו סוגי עסקים כדאי להצטרף.

למי השירות יכול להתאים

הוצאת חשבונית או קבלה ירוקה באינטרנט יכולה להתאים למגוון רחב של עסקים, כולל עצמאים ובעלי מקצועות חופשיים. למשל:

1. עוסקים פטורים – בעלי עסקים חדשים או עצמאים שלא צריכים להירשם במע"מ.
2. עוסקים מורשים – השלב הבא בהתפתחות העסקית. הפקת מסמכים אונליין מתאימה לעוסקים כאלה, אשר מדווחים למע"מ ומגיעים להכנסה שנתית שמתקרבת ל-100 אלף ₪ לפחות או למעלה מזה.
3. פרילנסרים ובעלי מקצועות חופשיים – לרבות עצמאים חדשים, שלא שוכרים משרד ורוצים שיטה לניהול חשבונות, קלה וידידותית לשימוש וכמובן גם זולה.
4. חברות בע"מ – השירות יכול להתאים גם לחברות, שמוצאות כי עדיף להם לא לקנות תוכנות יקרות לניהול חשבונות.

איך מצטרפים

כדי להתחיל להוציא חשבונית מס באינטרנט ולמעשה גם כל מסמך אחר כגון קבלות, חשבונית עסקה, הצעות מחיר וכיוצא בזה, צריך רק להיכנס לאינטרנט. נרשמים לקבלת שירות של הפקת מסמכים עסקיים אונליין אצל ספק שירות מורשה. אחר כך בוחרים שם משתמש, סיסמא, והכל בתהליך מהיר, פשוט כמעט כמו להוריד אפליקציה חדשה לנייד. לאחר שמגדירים את שם העסק, מגדירים תחום פעילות, מגדירים אם מדובר בעסק שמדווח למע"מ או לא (עוסק פטור), ניתן להתחיל לעבוד עם המערכת. המשמעות היא שיותר לא תצטרכו להכין רישום ידני של עסקאות. לא תצטרכו לתעד בספרי חשבונות או לרשום קבלה או חשבונית ידנית. הכל יתועד אונליין והתוכנה גם יוצרת גיבוי.

תהליך הפקת מסמך באינטרנט וכל היתרונות

לפני שנזכיר כמה מהיתרונות המרכזיים של השיטה המקוונת להפקת חשבונית מס קבלה או מסמכים עסקיים אחרים, קצת על התהליך. ברגע שאתם רוצים לשלוח הצעת מחיר ללקוח או אחרי שקיבלתם תשלום, אתם בוחרים בתוכנה יצירת מסמך חדש. על פי הצורך, אתם בוחרים יצירת קבלה, חשבונית דיגיטלית או כל מסמך אחר למשל הצעת מחיר וכיוצא בזה. אתם מתעדים את הכל לפי השדות שמוצגים על המסך. למשל, שם לקוח, תאריך עסקה, פירוט עסקה וכדומה.

התוכנה מסייע בקיצור התהליך, שכן פרטים מסוימים נשתלים אוטומטית או בקליק אחד. למשל, שם העסק, תאריך עסקה (דרך אייקון לוח שנה), חישוב מע"מ אוטומטי, סיכום מחיר סופי על פי כמות הפריטים שהוזנו וכדומה. אפשר אף לקלוט במערכת רשימת לקוחות קבועים, מה שעוד יותר מיעל ומקצר את הפקת המסמכים.

בשלב הבא, פשוט לוחצים על שמירה. המערכת מפיקה את המסמך ושולחת אותו למייל או בהודעה, למכשיר הטלפון של הלקוח. זאת אומרת שלא צריכים יותר להדפיס מסמכים, לא צריך למלא קבלות בצורה ידנית ולא צריכים לתייק שום דבר. וזה המקום לפרט כמה מהיתרונות הגלומים בשיטת העבודה הזאת.

1. ממשק משתמש ידידותי – מתאים לכל אחד, לא צריך ניסיון קודם.
2. מתאים לכל מכשיר – ניתן להפיק מסמך דרך מחשב או סמרטפון.
3. ירוק – לא מבזבזים יותר נייר. זה טוב לסביבה וחוסך כסף. בלי רכישת דפי מדפסת ובלי רכישת דיו.
4. זריזות – הפקת מסמכים אונליין נעשית בתהליך מהיר בהרבה ביחס להכנת מסמכים ידנית.
5. חתימה אוטומטית – אין יותר מסמכים בכתב לא קריא, אפילו לא צריך לחתום. המערכת המוסיפה חתימה אוטומטית לכל מסמך שאושר על ידיכם להפקה.
6. גיבוי – המערכת יוצרת גיבוי אוטומטי. שום דבר לא הולך לאיבוד.
7. דוחות ואחזור – ניתן לאחזר מסמכים ללא הגבלה וכן להפיק דוחות. המערכת מחשבת את הסיכומים הדרושים ואף מאפשרת להפיק דוחות לטובת גבייה מלקוחות.